Kassenprüfer im Verein: Rechte, Pflichten und Haftung
Welche Aufgaben hat ein Kassenprüfer im Verein konkret und was genau gehört in den Kassenprüfungsbericht? Die Antwort auf beide Fragen liefert Ihnen der folgende Beitrag, doch vorab wichtige Informationen zur Kassenprüfung allgemein.
Ist die Kassenprüfung im Verein gesetzlich vorgeschrieben?
Durch die Überprüfung des Wirtschafts- und Zahlungsverkehrs wird die Integrität des Vereins und das Vertrauen der Mitglieder in ihren Vorstand gewährleistet. Deshalb empfiehlt es sich auch, in die Satzung Regelungen zur Kassenprüfung aufzunehmen. Zwingend erforderlich ist das aber nicht.
Was sind die Aufgaben des Kassenprüfers im Verein?
- Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege
- Prüfung der Kosten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden
- Prüfung, ob die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß eingegangen sind
- Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins
- Prüfung des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses
- Prüfung des Vereinsvermögens
- Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften.
- Prüfung, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden
- Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden.
- Prüfung der Finanzlage des Vereins allgemein, auch im Hinblick auf die Zahlungsfähigkeit in der Zukunft.
Der Kassenprüfungsbericht ist Grundlage für die Entlastung des Vorstands und gegebenenfalls anderer Organe des Vereins. Elementare Pflicht der Kassenprüfer ist es, der Mitgliederversammlung jegliche Mängel und Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungslegung oder Zahlungsabwicklung mitzuteilen. Die Kassenprüfer haben alles zu unterlassen, was die Vereinsmitglieder schädigen könnte.
Welche Rechte und Pflichten besitzen Kassenprüfer im Verein?
Um Ihre Aufgaben zu erfüllen, sind die Kassenprüfer berechtigt, in alle Geschäftsunterlagen des Vereins Einsicht zu nehmen. Sie haben außerdem ein umfassendes Auskunfts- und Informationsrecht.
Der Prüfungsumfang kann in der Satzung Ihres Vereins explizit geregelt sein. Falls nicht, können Sie sich an § 317 HGB orientieren. Dieser § 317 HGB sieht (unter anderem) vor, dass ein Abschlussprüfer mit seinem Einsichtsrecht die wesentlichen Auswirkungen bei festgestellten Unrichtigkeiten oder Verstößen gegen buchhalterische/steuerliche Grundsätze auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage von Kapitalgesellschaften nicht verschweigen darf und zu benennen hat.
Wie weit das Einsichtsrecht vom Kassenprüfer reicht
Zunächst wird der Kassenprüfer die Unterlagen für die Zusammenstellung der Jahresrechnung überprüfen – und feststellen wollen, dass diese mit den Aufzeichnungen der vorhandenen Bücher übereinstimmt. Ebenso selbstverständlich erstreckt sich eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben, die ebenso erforderlich wie eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben ist. Gleiches gilt für den Jahresabschluss bzw. die Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbst.
Wann haftet der Kassenprüfer im Verein?
Beantragt der Kassenprüfer nach seiner Kassenprüfung in der Mitgliederversammlung Entlastung für den Vorstand, stellt sich die Frage, ob er letztlich auch die Verantwortung dafür übernehmen muss, dass die Geschäftsführung des Vorstands einwandfrei war. Hier gibt es zwei Fallkonstellationen:
Haftung bei professionellen Kassenprüfern
Prüfer ist vom Verein beauftragter „Profi“, z. B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer
Wenn ein professioneller Prüfer Fehler begeht oder zum Schaden der Mitglieder gar mit dem Vorstand „gemeinsame Sache“ macht, haftet er entsprechend.
Haftung bei ehrenamtlichen Kassenprüfern
Prüfer ist ehrenamtlich tätig: Prüfer haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Er hat ansonsten dem Verein gegenüber einen Freistellungsanspruch.
Wie ehrenamtlich tätige Kassenprüfer haften: Der ehrenamtliche Kassenprüfer wird von der Mitgliederversammlung gewählt, also bestellt (= Auftragsverhältnis). Er hat alles zu unterlassen, was den Vereinszweck gefährdet oder die Vereinsmitglieder schädigen könnte. Er muss die Mitgliederversammlung über wichtige Umstände aufklären und sie vor besonderen Risiken warnen.
Darum hat der ehrenamtliche Kassenprüfer einen Freistellungsanspruch: Um genau dies zu verhindern, entschied die Rechtsprechung folgendermaßen: Dem ehrenamtlich tätigen Kassenprüfer steht ein Freistellungsanspruch gegen seinen Verein zu. Er darf also nicht mit dem vollen Risiko der ausgeübten Tätigkeit belastet werden.
Etwas anderes gilt nur, wenn er in Schädigungsabsicht gehandelt oder aber grob fahrlässig alle Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung missachtet hat. Sollte das nicht gegeben sein, haftet der Kassenprüfer nicht.
Es ist nicht die Aufgabe eines Kassenprüfers, eine Buchhaltung aufzubauen, Einzelbuchungen vorzunehmen oder gar Abschlüsse vorzubereiten. Der Kassenprüfer hat sich von der Richtigkeit der Arbeit des Kassenwarts zu überzeugen.
Erleichterung durch Vorjahresvergleich
Sie können sich und dem Prüfer das Leben erleichtern, wenn zunächst eine Prüfung im Rahmen eines Soll-Ist-Vergleichs erfolgt. Gibt es einen Haushaltsplan für das zu prüfende Jahr? Wenn ja, kann der Prüfer auf einen Blick erkennen, wo es bei den tatsächlichen Zahlen Abweichungen gibt, und braucht nur hier gezielt einzusteigen. Das verkürzt die Prüfungszeit.
Damit die Kassenprüfung problemlos verläuft: Mit dieser Checkliste stellen Sie als Kassenwart sicher, dass den Prüfern alles zur Verfügung steht.
Was sind die Inhalte eines Kassenberichts?
Ein Kassenbericht enthält eine schriftliche, klar gegliederte Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben des Vereins im abgerechneten Zeitraum. Diese Aufstellung muss zweckmäßig, nachvollziehbar und auch für juristisch oder betriebswirtschaftlich nicht geschulte Vereinsmitglieder verständlich sein, also logisch sortiert nach Abrechnungspositionen.
Nach der Präsentation des Kassenberichts in der Mitgliederversammlung findet eine Aussprache statt: Die Teilnehmer können Fragen stellen, Erläuterungen verlangen oder Einsicht in Belege fordern. Verweigert der Vorstand die Belegvorlage nicht freiwillig, muss darüber abgestimmt werden.
Was sind die gesetzlichen Grundlagen für den Kassenbericht?
April und Mai sind die Monate, in denen die meisten Jahreshauptversammlungen stattfinden und damit auch der Kassenbericht, der für die Entlastung des Vorstands entscheidend ist. Grundlage dafür ist § 666 des Bürgerlichen Gesetzbuchs:
„Der Beauftragte ist verpflichtet, dem Auftraggeber die erforderlichen Nachrichten zu geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen und nach der Ausführung des Auftrags Rechenschaft abzulegen.“
Der Vorstand ist also verpflichtet, den Mitgliedern Auskunft zu geben und Rechenschaft abzulegen.
Keine gesetzlich festgelegte Form
Das Gesetz schreibt jedoch nicht vor, wie ein Kassenbericht auszusehen hat. Genau deshalb kommt es häufig zu Unsicherheiten und Diskussionen. Der Umfang richtet sich immer nach der Größe und Struktur des Vereins.
Was Mitglieder dennoch erwarten dürfen
Auch ohne feste Vorgaben gilt: Die Kassenprüfer sollten im Bericht – selbst in einer Kurzfassung – alle wesentlichen Punkte zumindest kurz ansprechen. Damit zeigen sie, dass die Prüfung ernst genommen wurde, und stärken das Vertrauen der Mitglieder in die Finanzführung des Vereins.
Muster für den Bericht des Kassenprüfers
Diese Fragen beantwortet der Bericht des Kassenprüfers – so könnte das in der Praxis aussehen:
1. Was wurde geprüft?
Geprüft wurde der Jahresabschluss für das Vereinsjahr 01.01.– 31.12.20XX für den Verein Musterhausen e.V.
2. Wer hat die Kassenprüfung vorgenommen?
Der Jahresabschluss wurde von den Kassenprüfern Andreas Hermann und Sandra Barthels geprüft
3. Welcher Auftrag liegt der Kassenprüfung zugrunde?
Andreas Hermann wurde auf der Jahreshauptversammlung 20XX zum Kassenprüfer gewählt. Sandra Barthel ist seit der Jahreshauptversammlung 20XX Kassenprüferin. Sofern die Satzung des Vereins Regelungen zur Kassenprüfung enthält, empfiehlt sich noch folgender Zusatz: Die Aufgaben des Kassenprüfers ergeben sich aus § 19 der Vereinssatzung.
4. Wann und wo hat die Kassenprüfung stattgefunden?
Die Kassenprüfung hat am Samstag, dem 27.2.20XX in der Geschäftsstelle des Vereins stattgefunden.
5. Wer hat daran teilgenommen
An der Kassenprüfung haben teilgenommen: Andreas Hermann und Sandra Barthel als Kassenprüfer, Stefan Meier als erster Vorsitzender, Anja Helmcke als zweite Vorsitzende, Gerd Thomsen als Kassenwart.
6. Wie lange hat sie gedauert?
Beginn der Kassenprüfung: 10.00 Uhr – Ende der Kassenprüfung: 17.30 Uhr
7. In welcher Form erfolgte die Buchführung im Verein?
Die Buchführung des Vereins für das Jahr 20XX erfolgte mithilfe des EDV-Programms „GS Vereinsverwaltung“, Version 1/2019.
8. Welche Unterlagen haben konkret vorgelegen?
Folgende Unterlagen haben vorgelegen:
- Auszüge 1/XX bis 132/XX für Konto Nr. 135 498 bei der Stadtsparkasse Musterstadt (BLZ 999 777 88) und Auszüge 1/XX bis 86/XX für Konto Nr. 103 456 78 90 bei der A-Bank (BLZ 888 777 44), jeweils mit allen dazugehörigen Belegen;
- Kassenbuch mit Eintragungen auf den Seiten 1 (erste Eintragung am 02.01.20XX) bis 21 (letzte Eintragung am 31.12.20XX);
- Liste der ausstehenden Forderungen per 31.12.20XX;
- Übersicht über die in 20XX erzielten Einnahmen, getrennt nach Mitgliedsbeiträgen, Aufnahmegebühren und Spenden;
- Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben anlässlich des Jubiläumsballs nebst Verweis auf die dazugehörigen Belege;
- Buchführung mit Summen- und Saldenliste;
- Anlagenverzeichnis/Anlagenspiegel;
- Einnahmen-Ausgaben-Überschuss-Rechnung.
9. Wie haben die Kassenprüfer die Unterlagen geprüft?
Die Kontobewegungen der Stadtsparkasse und der A-Bank wurden stichprobenartig anhand der zugehörigen Belege geprüft. Im Kassenbuch wurde bei jeder zehnten Ausgabe (beginnend ab der fünften Buchung) der passende Beleg kontrolliert. Dabei ergaben sich keinerlei Beanstandungen – auch die wenigen vorhandenen Eigenbelege waren nachvollziehbar.
10. Wurden bestimmte Unterlagen / Vorgänge besonders intensiv geprüft, wenn ja, warum?
Aufgrund des im Vergleich zu den Vorjahren deutlich höheren Anteils an Sachspenden wurde geprüft, ob alle Zuwendungsbestätigungen korrekt ausgestellt sind. Sämtliche Bestätigungen für Sachzuwendungen wurden kontrolliert, ohne Beanstandungen.
Bei den Ausgaben für Kopierpapier und Büromaterial erfolgte eine Positionsprüfung. Alle Ausgaben sind ordnungsgemäß belegt. Auffällig ist jedoch, dass jede Abteilung separat einkauft und einzeln abrechnet. Es wird empfohlen, den Einkauf zentral zu bündeln, um Kosten zu sparen. Der Kassenwart hat eine zeitnahe Umsetzung zugesagt.
11. Enthält der Kassenbericht sonstige Erklärungen der Kassenprüfer?
Nach dem Jahresabschluss ergibt sich ein Überschuss in Höhe von 2.419,21 Euro. Wie die bei der Kassenprüfung anwesenden Vorstandsmitglieder erklärt haben, soll dieser Betrag den Rücklagen zugeführt werden. Ein entsprechender Antrag soll auf der Mitgliederversammlung gestellt werden.
12. Zu welchem Ergebnis hat die Kassenprüfung geführt?
Die Kassenprüfer konnten alle gewünschten Unterlagen einsehen, die Belege sind übersichtlich aufbewahrt. Fragen zu einzelnen Vorgängen und Belegen konnten sofort mit den teilnehmenden Vorstandsmitgliedern geklärt werden.
Die Buchführung und der Jahresabschluss entsprechen der Vereinssatzung, den Beschlüssen der Mitgliederversammlung sowie den steuerlichen und gesetzlichen Vorgaben.
13. Empfehlen die Kassenprüfer der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands?
Die Kassenprüfer sprechen sich dafür aus, dem Vorstand die Entlastung zu erteilen.
Alternativ können sie empfehlen, die Entlastung ganz oder teilweise zu verweigern, etwa wenn die Kassenprüfung nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden konnte oder bestimmte Einnahmen und Ausgaben betroffen sind (z. B. Spendenverwendung, Reisekostenerstattungen an Vorstandsmitglieder, Projektfinanzierungen, Beauftragung von Dienstleistern, nicht geltend gemachte Schadenersatzansprüche).
Was tun, wenn ein Kassenprüfer ausfällt?
Auch Kassenprüfer oder Kassenprüferinnen werden krank oder müssen beruflich längere Zeit ins Ausland. Dann stellt sich die Frage, wer die anstehende Kassenprüfung übernimmt.
Praxistipp: Ernennen Sie im Vorstand einen kommissarischen Kassenprüfer. Dieser kann die Kassenprüfung so lange übernehmen, bis der gewählte Kassenprüfer wieder einsatzbereit ist. Lassen Sie jedoch
- A. Diese Ernennung auf der nächsten Mitgliederversammlung nachträglich bestätigen
- B. Nehmen Sie diese Vorgehensweise für das nächste Mal gleich mit in die Satzung auf.
Alternativ können Sie auch eine Außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Jedoch ist dieses Vorgehen weitaus aufwändiger und oft geht es darum, schnell Ersatz zu finden, wenn ein Kassenprüfer etwa schwer erkrankt und sein Amt ruhen lassen muss.
Wie muss der Kassenbericht veröffentlicht werden?
Unsere Redaktion hat folgende Leserfrage erhalten:
In unserer Hauptversammlung wird der Kassenbericht mit allen Konten vorgelesen und zusätzlich per PowerPoint für alle Mitglieder sichtbar dargestellt. Anschließend möchte ich den vollständigen Kassenbericht an die Abteilungsleiter (ca. 3–5 Personen pro Abteilung) weiterleiten. Ist das zulässig, oder sollte man die Daten nicht auf diese Weise weitergeben?
