Spendenbescheinigungen im Verein ausstellen: Angaben, Form & Vorlagen
Für Vereine sind gemeinnützige Spenden von großer Bedeutung und eine wichtige Einnahmequelle. Damit die Unterstützer des Vereins ihre Spende von der Steuer absetzen können, benötigen sie eine korrekt ausgefüllte Spendenquittung. Der Schatzmeister des Vereins hat die Aufgabe, diese zu erstellen – und zwar für Geldspenden, zu denen auch der Verzicht auf Aufwandserstattung zählt, sowie für Sachspenden. Es obliegt ihm, dabei die richtige Form zu wahren und alle notwendigen Informationen einzutragen.
Es lohnt sich, dabei Sorgfalt walten zu lassen, da der Verein im Rahmen der Spendenhaftung im Fehlerfall zur Kasse gebeten werden kann. Da das Thema Spendenbescheinigung besonders umfangreich ist, gibt dieser Artikel einen Überblick über alle seine wichtigen Teilbereiche.
Wann darf ein Verein Spendenbescheinigungen ausstellen?
Jeder Verein, der sich besonders förderungswürdigen anerkannten gemeinnützigen Zwecken gemäß Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) verschrieben und vom zuständigen Finanzamt einen Freistellungsbescheid erhalten hat, darf Spenden annehmen und Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigungen) direkt ausstellen. Der Freistellungsbescheid muss nach spätestens fünf Jahren erneuert werden.
Wie werden Spendenbescheinigungen für Geldspenden ausgestellt?
Zu den Zuwendungen, die mit diesen Spendenbescheinigungen belegt werden, zählen Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden. Für sie gilt die Musterform 1. Der Verein muss bestätigen, dass die Zuwendung nur zu dem verfolgten steuerbegünstigten Zweck (mildtätiger, religiöser, kirchlicher, wissenschaftlicher Zweck oder Zweck gemäß Abschnitt A der Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung) verwendet wird. In diesem Fall sind Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden für den Spender/das Mitglied steuerlich abzugsfähig.
Verfolgt der Verein dagegen einen der Zwecke, die in der Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung unter Abschnitt B aufgeführt werden, sind nur Spenden steuerlich abzugsfähig, nicht aber Mitgliedsbeiträge. In der Spendenbescheinigung muss daher deutlich erklärt werden, dass es sich bei der Zuwendung nicht um Mitgliedsbeiträge handelt.
Spendenquittung bei einer Aufwandsspende
Zu den Geldspenden zählt auch der Verzicht auf Aufwandserstattungen. Dieser ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich:
- der Verein muss dem Spender den Anspruch eingeräumt haben (die Einräumung erfolgte entweder durch Satzungsbestimmung oder Vorstandsbeschluss, der den Mitgliedern in geeigneter Weise bekannt gegeben wurde)
- der Anspruchsberechtigte muss seinen Anspruch detailliert in schriftlicher Form (z. B. Auflisten von Fahrten für den Verein oder Übungsstunden) geltend machen
- der Verzicht muss freiwillig sein und zeitnah, d. h. innerhalb von drei Monaten nach Entstehung des Anspruchs, schriftlich erklärt werden
- der Verein muss finanziell in der Lage sein, den Betrag auszahlen zu können
Aus der Spendenquittung muss deutlich werden, dass es sich um einen Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt. Dafür wird auf der Bestätigung für Geldzuwendungen bei dem Satz “Es handelt sich um den Verzicht auf die Geltendmachung von Aufwendungen” das “Ja” angekreuzt.
Welche Angaben müssen Spendenbescheinigungen für Sachspenden enthalten?
Musterform 2 gilt für Sachspenden (z. B. Übungsgeräte, Mobiliar, Pkw). Darin muss die genaue Bezeichnung des gespendeten Gegenstands mit Alter, Zustand, Kaufpreis, aktuellem Wert usw. bestätigt werden. Außerdem ist der Verein verpflichtet, in der Spendenbescheinigung anzugeben, ob der gespendete Gegenstand aus dem Privatvermögen oder aus dem Betriebsvermögen des Spenders entnommen wurde. Im Einzelnen muss unterschieden werden, ob eine Sachspende von einer Privatperson oder einer Firma stammt:
Private Sachspenden erschweren die richtige Wertangabe. Der Fiskus verlangt, dass Sachzuwendungen mit dem sogenannten gemeinen Wert anzusetzen sind, also dem Verkehrswert einschließlich Umsatzsteuer. Bei neuen Sachspenden bereitet dies keine Probleme, da sich der Wert mittels Kaufbeleg leicht ermitteln lässt.
Bei gebrauchten Sachspenden muss der aktuelle Wert anhand des ursprünglichen Kaufpreises, der Qualität, des Alters und des Zustands zum Zeitpunkt der Zuwendung geschätzt werden. Keine leichte Aufgabe – zumal der Verein und der Vorstand für falsche Angaben haften und die Gemeinnützigkeit verlieren kann. Die Orientierung an den amtlichen Abschreibungstafeln hilft bei der Schätzung des Werts.
Bei Sachspenden von Firmen muss der Spender mitteilen, ob er die Sachspende seinem Betriebsvermögen entnommen hat oder privat spendet. Gehörte das Wirtschaftsgut zum Betriebsvermögen seiner Firma oder Praxis, darf der ermittelte Wert den sogenannten Teilwert oder den Buchwert plus Umsatzsteuer nicht übersteigen. Der Buchwert ist der Wert, mit dem das gespendete Wirtschaftsgut noch in den Büchern der Firma gestanden hat. Der Teilwert ist der tatsächliche Wert und liegt damit meist beträchtlich höher.
Entnimmt der Spender das Wirtschaftsgut zum Teilwert, muss er die darin enthaltenen stillen Reserven (Teilwert minus Buchwert) versteuern. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber das sogenannte Buchwertprinzip geschaffen, also die Entnahme zum Buchwert. Dies ist nur möglich, wenn die Firma das Wirtschaftsgut für mildtätige, kirchliche, religiöse, wissenschaftliche und besonders förderungswürdig anerkannte gemeinnützige Zwecke spendet.
Faustregel: Die Zuwendungsbescheinigung sollte nur in der Höhe ausgestellt werden, in der die Firma das gespendete Wirtschaftsgut dem Betriebsvermögen entnommen hat. Ist das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, darf der Wert um die gesetzliche Umsatzsteuer erhöht werden.
Wie erstellen Sie eine korrekte Zuwendungsbestätigung?
Um die Spenden abziehen zu können, sind die Spender des Vereins auf korrekt ausgefüllte Zuwendungsbestätigung angewiesen. Deshalb sollten ausschließlich die Formulierungen aus den amtlichen Mustern verwendet werden.
Wichtig bei der Zuwendungsbestätigung
- Wortwahl und die Reihenfolge des amtlichen Musters werden beibehalten
- Keine Umformulierungen oder Zusätze, aber es dürfen einzelne Textpassagen auf der Vorderseite hervorheben, also etwa fett gedruckt werden.
- Für werbliche Hinweise oder ein “Dankeschön” ist die Vorderseite der Zuwendungsbestätigung absolut tabu.
- Der Umfang der Bestätigung darf eine DIN-A4-Seite nicht übersteigen.
- Der bescheinigte Betrag wird sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben genannt.
- Angaben zum erteilten Freistellungsbescheid (Datum und Aktenzeichen des Bescheids) gehören auf die Bestätigung.
- Die Zuwendungsbestätigungen dürfen nur Personen unterschreiben, die den Verein nach außen vertreten. Dies ist grundsätzlich der Vorstand. Folgende Personen können normalerweise Spendenbescheinigungen unterschreiben: der erste Vorsitzende, dessen Vertreter oder der Schatzmeister. Der Vorstand kann die Aufgabe allerdings delegieren.
- Diese Einschränkungen betreffen nur die Vorderseite der Bestätigung. Auf der Rückseite darf ein kleines “Dankeschön für Ihre Spende, Herr Mustermann” geschrieben werden, das ist persönlicher als die amtliche Bescheinigung allein.
Beispiel: Wer eine Spende über 1.246 Euro bescheinigt, hat zwei Möglichkeiten:
- 1.246 Euro – eintausendzweihundertsechsundvierzig – oder
- 1.246 Euro – Xeins – zwei – vier – sechsX
Die X vorne und hinten sind Pflicht.
Korrekte Dokumentation der Spenden als Voraussetzung
Für Spenden gilt das Zufluss-Prinzip. Entscheidend ist daher für die Ausstellung der Spendenbescheinigung, wann dem Verein die Spende zugegangen ist. In jedem Verein müssen die erhaltenen Spenden in den Aufzeichnungen getrennt nachgewiesen werden. Am einfachsten ist es, ein Spendenbuch zu führen, in dem das Datum, die Art der Spende, die Höhe des Betrags und den Namen des Spenders vermerkt werden. Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann auch ein entsprechendes Sachkonto anlegen – getrennt nach Geldspenden, Sachspenden oder Aufwandsspenden.
Dürfen Duplikate von Zuwendungsbescheinigungen ausgestellt werden?
Manchmal passiert es einfach: Die ausgestellte Spendenbescheinigung ist wie vom Erdboden verschluckt. Was nun? Es ist prinzipiell möglich, Duplikate von Zuwendungsbescheinigungen auszustellen.
Achtung: Sie müssen eindeutig kennzeichnen, dass es sich um ein Duplikat handelt, am besten schreiben Sie in Großbuchstaben DUPLIKAT auf die Kopie. Sonst kann Ihnen nämlich am Ende das Finanzamt Probleme machen.
Wie werden Sammelbestätigungen richtig ausgestellt?
Manche Spender bedenken den Verein mehrmals im Jahr mit finanziellen Zuwendungen. Sie bekommen statt mehreren einzelnen Belegen eine Sammelbestätigung, für die alle Vorschriften gelten, die auch für die Bescheinigungen einzelner Spenden greifen. Auch für die Sammelbestätigung ist das offizielle Formular zu verwenden. Ansonsten muss sie das Wort „Sammelbestätigung“ enthalten.
Auf der Rückseite wird jede einzelne Zuwendung mit Datum, Betrag und Art vermerkt. Bei Geldspenden wird angegeben, ob es sich um den Verzicht auf Erstattungen von Aufwendungen handelt. Am Ende der Aufstellung steht die Gesamtsumme, die mit der Zahl auf der Vorderseite übereinstimmt. Zudem wird die Bestätigung hinzugefügt, dass über keine der einzelnen Zuwendungen weitere Bestätigungen erstellt wurden oder werden.
Was ist die Spendenhaftung im Verein?
Um Steuerehrlichkeit zu belohnen und den Missbrauch dieser Möglichkeit zu verhindern, hat der Gesetzgeber die Spendenhaftung eingeführt. Die Rechtsgrundlage für die Spendenhaftung ist etwas versteckt in § 10b Abs. 4 Satz 2–4 Einkommensteuergesetz (EStG) zu finden. Macht der Schatzmeister oder jemand aus dem Vorstand den Fehler, die Spenden beispielsweise statt im ideellen im wirtschaftlichen Bereich zu verwenden, greift die Spendenhaftung. Das bedeutet, dass der Verein dem Finanzamt die entgangenen Steuern des Spenders ersetzt, wobei das Amt stets die pauschale Haftungssumme von 30 Prozent der Spende ansetzen darf. Es gibt zwei Haftungsfallen:
Gründe der Ausstellerhaftung
Hier wurde eine Spendenbescheinigung falsch ausgestellt. Folgendes können die Gründe dafür sein.
- Es liegt keine Spende vor, weil der Verein eine Gegenleistung erbringt.
- Es liegt keine Spende vor, weil die Leistung nicht freiwillig erfolgt (z. B. obligatorische “Beitrittsspende” als Aufnahmegebühr).
- In der Spendenbescheinigung wird eine höhere Spende als geleistet bescheinigt.
- Eine Spendenbescheinigung über Sachspenden enthält einen unzutreffenden Wert des gespendeten Gegenstandes.
Bei der Ausstellerhaftung haftet der Verein, solange der Vorstand nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat.
Bedeutung der Veranlasserhaftung
Wird im Verein eine Spende falsch verwendet, also entweder nicht wie vom Spender vorgegeben oder nicht für den satzungsgemäßen Zweck, haftet der Vorstand. Ob schuldhaft oder nicht, spielt keine Rolle.
Wie funktioniert die elektronische Spendenbescheinigung für Vereine?
Seit dem 01.01.2017 gilt das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens. Darin enthalten ist eine Änderung des § 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung. Diese ermöglicht für Geldspenden die elektronische Spendenbescheinigung für Vereine. Sie soll dem Schatzmeister, dem Spender und den Finanzämtern in Sachen Spendenabzug das Leben erleichtern. So funktioniert die elektronische Spendenbescheinigung:
- Der Verein zeigt seinem Finanzamt an, dass er ein Verfahren zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß § 10b.1 Abs. 4 EStR nutzt.
- Der Spender überweist dem Verein die Spende unter Angabe seiner Steueridentifikationsnummer.
- Der Schatzmeister übermittelt die eingegangenen Spenden elektronisch an das Finanzamt unter Angabe der Steueridentifikationsnummer des Spenders.
- Dieser gibt seine Spende wie gehabt in seiner Steuererklärung an. Sein Finanzamt fragt elektronisch beim Finanzamt des Vereins an, ob die Spende dort gemeldet wurde. Wenn ja, wird der Steuerabzug gewährt. Falls nein, wird beim Verein nachgefragt, ob tatsächlich eine Spende vorliegt.
- Der Spender erhält die elektronische Spendenbescheinigung in Form eines schreibgeschützten Dokuments, häufig als PDF.
- Die Bescheinigung enthält alle Angaben, die auch in der Papierversion vorkommen. Die Unterschrift des zuständigen Vorstandsmitglieds wird als Faksimile hinzugefügt. Enthalten ist auch die Bestätigung, dass der Verein die Anwendung der elektronischen Spendenbescheinigung beim Finanzamt angezeigt hat.
- Der Verein muss die elektronischen Zuwendungsbestätigungen im Gegensatz zu den elektronischen nicht zehn, sondern nur sieben Jahre lang aufbewahren.