Spendenbescheinigungen im Verein ausstellen: Angaben, Form & Vorlagen

Für Vereine sind gemeinnützige Spenden von großer Bedeutung und eine wichtige Einnahmequelle. Damit die Unterstützer des Vereins ihre Spende von der Steuer absetzen können, benötigen sie eine korrekt ausgefüllte Spendenquittung. Der Schatzmeister des Vereins hat die Aufgabe, diese zu erstellen – und zwar für Geldspenden, zu denen auch der Verzicht auf Aufwandserstattung zählt, sowie für Sachspenden. Es obliegt ihm, dabei die richtige Form zu wahren und alle notwendigen Informationen einzutragen.

Es lohnt sich, dabei Sorgfalt walten zu lassen, da der Verein im Rahmen der Spendenhaftung im Fehlerfall zur Kasse gebeten werden kann. Da das Thema Spendenbescheinigung besonders umfangreich ist, gibt dieser Artikel einen Überblick über alle seine wichtigen Teilbereiche.

Wann darf ein Verein Spendenbescheinigungen ausstellen?

Jeder Verein, der gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke im Sinne der §§ 51 ff. der Abgabenordnung (AO) verfolgt – insbesondere jene nach § 52 AO – und vom zuständigen Finanzamt einen Freistellungsbescheid erhalten hat, darf Spenden annehmen und Zuwendungsbestätigungen ausstellen. Dieser Bescheid dient als Nachweis der Steuerbegünstigung und muss in der Regel alle fünf Jahre durch das Finanzamt überprüft und erneuert werden.

Wie werden Spendenbescheinigungen für Geldspenden ausgestellt?

Zu den Zuwendungen, die mit einer Spendenbescheinigung belegt werden, zählen Geldspenden, bestimmte Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden. Hierfür kommt das aktuelle amtliche Muster für Geldzuwendungen zum Einsatz. Der Verein muss darin bestätigen, dass die Mittel ausschließlich zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke nach § 52 AO verwendet werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann der Spender die Zuwendung als Sonderausgaben steuerlich geltend machen.

Eine wichtige Einschränkung gilt jedoch für Vereine, deren Zwecke in § 10b Abs. 1 Satz 8 EStG aufgeführt sind (z. B. Sport, kulturelle Freizeitbetätigungen, Heimatpflege). In diesen Fällen sind zwar Spenden abzugsfähig, nicht jedoch die Mitgliedsbeiträge. In der Bescheinigung muss daher ausdrücklich vermerkt werden, dass es sich bei der Zahlung nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt, um die steuerliche Anerkennung der Spende sicherzustellen.

Spendenquittung bei einer Aufwandsspende

Zu den Geldspenden zählt auch der Verzicht auf Aufwandserstattungen. Dieser ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich:

• der Verein muss dem Spender den Anspruch wirksam eingeräumt haben (z. B. durch Satzung oder einen vorab gefassten Vorstandsbeschluss, der den Mitgliedern bekannt gegeben wurde)
• der Anspruchsberechtigte muss seinen Aufwand detailliert schriftlich nachweisen (z. B. durch ein Fahrtenbuch oder Tätigkeitsnachweise)
• der Verzicht muss zeitnah erklärt werden: Bei einmaligen Tätigkeiten gilt eine Frist von drei Monaten als Richtwert, bei regelmäßigen Tätigkeiten reicht laut BMF-Schreiben eine jährliche Verzichtserklärung aus
• der Verein muss zum Zeitpunkt der Einräumung finanziell in der Lage gewesen sein, die Zahlung tatsächlich leisten zu können

Aus der Spendenquittung muss deutlich werden, dass es sich um einen Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt. Dafür wird auf der Bestätigung für Geldzuwendungen bei dem Satz “Es handelt sich um den Verzicht auf die Geltendmachung von Aufwendungen” das “Ja” angekreuzt.

Welche Angaben müssen Spendenbescheinigungen für Sachspenden enthalten?

Sachspenden (z. B. Sportgeräte, Möbel oder Fahrzeuge) unterliegen besonderen Anforderungen. Für sie gilt das amtliche Muster für Sachspenden (Musterform 2 – Zuwendungsbestätigung). Damit die Spende steuerlich anerkannt wird, müssen die Angaben besonders sorgfältig gemacht werden.

Sachspenden von Privatpersonen

Sachspenden von Privatpersonen müssen mit dem sogenannten gemeinen Wert angesetzt werden. Das ist der Verkehrswert des Gegenstands zum Zeitpunkt der Spende, einschließlich Umsatzsteuer.

• Bei neuen Gegenständen kann der Wert in der Regel anhand eines Kaufbelegs ermittelt werden.
• Bei gebrauchten Gegenständen ist eine Schätzung erforderlich. Maßgeblich sind dabei der ursprüngliche Kaufpreis, das Alter, der Zustand und die Qualität des Gegenstands.
• Als Orientierung können die amtlichen Abschreibungstabellen herangezogen werden.

Da der Verein für falsche Wertangaben haftet, ist hier besondere Sorgfalt geboten.

Sachspenden von Unternehmen

Bei Sachspenden von Unternehmen muss zusätzlich angegeben werden, ob der gespendete Gegenstand:

• aus dem Betriebsvermögen oder
• aus dem Privatvermögen des Unternehmers stammt.

Stammt die Sachspende aus dem Betriebsvermögen, entspricht der bescheinigte Wert exakt dem Entnahmewert, den das Unternehmen der Besteuerung zugrunde legt (zuzüglich anfallender Umsatzsteuer). Je nach steuerlicher Behandlung durch den Spender ist dies entweder der Buchwert (der Wert, mit dem der Gegenstand aktuell in der Bilanz geführt wird) oder der Teilwert (der Marktwert). Der Verein hat hier keinen eigenen Ermessensspielraum, sondern muss den vom Spender deklarierten Entnahmewert übernehmen.

Das sogenannte Buchwertprivileg gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 4 EStG ermöglicht es Unternehmen, Sachspenden ohne Aufdeckung stiller Reserven zu leisten. Entgegen früherer Regelungen gilt dies im Jahr 2026 für alle steuerbegünstigten Zwecke (gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich) im Sinne des § 10b Abs. 1 EStG. Voraussetzung ist lediglich, dass das Wirtschaftsgut unmittelbar für die satzungsgemäßen steuerbegünstigten Zwecke des Vereins (ideeller Bereich oder Zweckbetrieb) verwendet wird.

Wie erstellen Sie eine korrekte Zuwendungsbestätigung?

Damit Spenden steuerlich anerkannt werden können, sind Spender auf formal korrekte Zuwendungsbestätigungen angewiesen. Vereine sollten deshalb ausschließlich die jeweils gültigen amtlichen Muster der Finanzverwaltung verwenden.

Wichtig bei der Zuwendungsbestätigung:

• Die Formulierungen und Inhalte des amtlichen Musters müssen vollständig und unverändert übernommen werden.
• Eigene Zusätze, Umformulierungen oder werbliche Hinweise sind unzulässig.
• Ein persönliches Dankeschön sollte nicht auf der Zuwendungsbestätigung selbst, sondern getrennt davon (z. B. in einem Anschreiben) erfolgen.
• Der Betrag der Spende muss eindeutig angegeben sein (z. B. als Zahl).
• Die Bescheinigung muss Angaben enthalten zum Verein, zum Spender, zur Art und Höhe der Spende, zum Spendendatum sowie zum steuerbegünstigten Zweck des Vereins.
• Zuwendungsbestätigungen dürfen nur von vertretungsberechtigten Personen des Vereins oder von vom Vorstand beauftragten Personen ausgestellt bzw. unterzeichnet werden.
• Auch bei elektronischen Zuwendungsbestätigungen gelten die amtlichen Muster inhaltlich unverändert.

Korrekte Dokumentation der Spenden als Voraussetzung

Für Spenden gilt das sogenannte Zuflussprinzip. Maßgeblich für die Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung ist daher der Zeitpunkt, zu dem die Spende dem Verein tatsächlich zugegangen ist.

Alle erhaltenen Spenden müssen im Verein ordnungsgemäß und nachvollziehbar dokumentiert werden. Dazu gehören insbesondere das Datum des Spendeneingangs, die Art der Spende (Geld-, Sach- oder Aufwandsspende), die Höhe bzw. der Wert der Spende sowie der Name des Spenders.

Die Dokumentation kann in einem Spendenverzeichnis, in der Buchhaltung oder mithilfe einer geeigneten Vereins- oder Buchhaltungssoftware erfolgen. Wichtig ist, dass Spenden getrennt von anderen Einnahmen erfasst werden und jederzeit prüfbar sind.

Dürfen Duplikate von Zuwendungsbescheinigungen ausgestellt werden?

Ja, es ist grundsätzlich möglich, eine Zweitausfertigung einer Zuwendungsbestätigung auszustellen, wenn das Original verloren gegangen ist. Dabei muss eindeutig erkennbar sein, dass es sich um ein Duplikat der ursprünglich ausgestellten Bescheinigung handelt und nicht um eine neue Zuwendungsbestätigung. Der entsprechende Hinweis („Duplikat“ oder „Zweitausfertigung“) sollte deutlich auf der Bescheinigung vermerkt sein.

Der Verein muss sicherstellen, dass für dieselbe Spende keine mehrfachen Zuwendungsbestätigungen ausgestellt oder verwendet werden, da dies zu Problemen beim steuerlichen Spendenabzug führen kann.

Wie werden Sammelbestätigungen richtig ausgestellt?

Unterstützen Spender den Verein mehrmals im Jahr mit finanziellen Zuwendungen, kann statt mehrerer Einzelbelege eine Sammelbestätigung ausgestellt werden. Hierbei ist jedoch strikte Formtreue geboten: Auch für Sammelbestätigungen muss zwingend das aktuelle amtliche Muster des Bundesfinanzministeriums (BMF) verwendet werden. Eine bloße Verwendung des Wortes „Sammelbestätigung“ in einem freien Text reicht rechtlich nicht aus; Wortwahl und Reihenfolge des Musters sind verbindlich einzuhalten. In der Praxis wird das amtliche Muster oft als Deckblatt verwendet, das auf eine detaillierte Anlage verweist.

Auf der Rückseite wird jede einzelne Zuwendung mit Datum, Betrag und Art vermerkt. Bei Geldspenden wird angegeben, ob es sich um den Verzicht auf Erstattungen von Aufwendungen handelt. Am Ende der Aufstellung steht die Gesamtsumme, die mit der Zahl auf der Vorderseite übereinstimmt. Zudem wird die Bestätigung hinzugefügt, dass über keine der einzelnen Zuwendungen weitere Bestätigungen erstellt wurden oder werden.

Darf man nachträgliche Spendenbescheinigung ausstellen?

Diese Situation ist in vielen Vereinen bekannt: Ein Spender bittet im laufenden Jahr um eine Spendenbescheinigung für eine Zuwendung aus dem Vorjahr. Dabei stellt sich die Frage, ob eine solche Bescheinigung noch ausgestellt werden darf oder ob es dafür bereits zu spät ist.

Nach Einschätzung von Günter Stein, unserem langjährigen Experten für Vereinsrecht, ist es grundsätzlich zulässig, eine Spendenbescheinigung auch im laufenden Jahr für eine Spende aus dem vergangenen Jahr auszustellen:

Sie können auch im laufenden Jahr noch eine Spendenbescheinigung für das vergangene Jahr ausstellen, aber nicht rückdatieren. Verwenden Sie also das tatsächliche Ausstellungsdatum aus dem laufenden Jahr.

Prüfen Sie vorher, ob die Spende aus dem vergangenen Jahr korrekt in Ihrer Buchhaltung erfasst wurde. Ist das nicht der Fall, dürfen Sie keine nachträgliche Bescheinigung ausstellen, da dies gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstößt.

Was ist die Spendenhaftung im Verein?

Um Steuerehrlichkeit zu belohnen und den Missbrauch dieser Möglichkeit zu verhindern, hat der Gesetzgeber die Spendenhaftung eingeführt. Die Rechtsgrundlage für die Spendenhaftung ist etwas versteckt in § 10b Abs. 4 Satz 2–4 Einkommensteuergesetz (EStG) zu finden. Macht der Schatzmeister oder jemand aus dem Vorstand den Fehler, die Spenden beispielsweise statt im ideellen im wirtschaftlichen Bereich zu verwenden, greift die Spendenhaftung. Das bedeutet, dass der Verein dem Finanzamt die entgangenen Steuern des Spenders ersetzt, wobei das Amt stets die pauschale Haftungssumme von 30 Prozent der Spende ansetzen darf. Es gibt zwei Haftungsfallen:

Gründe der Ausstellerhaftung

Hier wurde eine Spendenbescheinigung falsch ausgestellt. Folgendes können die Gründe dafür sein.

• Es liegt keine Spende vor, weil der Verein eine Gegenleistung erbringt.
• Es liegt keine Spende vor, weil die Leistung nicht freiwillig erfolgt (z. B. obligatorische “Beitrittsspende” als Aufnahmegebühr).
• In der Spendenbescheinigung wird eine höhere Spende als geleistet bescheinigt.
• Eine Spendenbescheinigung über Sachspenden enthält einen unzutreffenden Wert des gespendeten Gegenstandes.

Die Ausstellerhaftung nach § 10b Abs. 4 Satz 4 EStG greift, wenn die Zuwendungsbestätigung vorsätzlich oder grob fahrlässig falsch ausgestellt wurde. In diesen Fällen haftet der Verein gegenüber dem Finanzamt für die entgangene Steuer (Pauschalwert 30 %). Das Finanzamt nimmt hierbei vorrangig den Verein in Anspruch, da dieser durch seine Organe gehandelt hat.

Bedeutung der Veranlasserhaftung

Die Veranlasserhaftung gemäß § 10b Abs. 4 Satz 2 EStG greift, wenn eine Spende vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht für die in der Bescheinigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecke verwendet wird. Entgegen weitverbreiteter Annahmen ist diese Haftung nicht verschuldensunabhängig; eine Inanspruchnahme setzt zwingend voraus, dass der Vorstand oder die verantwortliche Person schuldhaft gehandelt hat.

Wie funktioniert die elektronische Spendenbescheinigung für Vereine?

Vereine, die elektronische Spendenbescheinigungen nutzen möchten, müssen im zentralen Zuwendungsempfängerregister des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) registriert sein. Das Register legt fest, welche Organisationen berechtigt sind, steuerlich wirksame Zuwendungsbestätigungen auszustellen, und ist Grundlage für die digitale Verarbeitung von Spenden im Besteuerungsverfahren.

So funktioniert die elektronische Spendenbescheinigung in der Praxis

• Der Verein ist als gemeinnützige Organisation im Zuwendungsempfängerregister des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) eingetragen, was Voraussetzung für das elektronische Verfahren ist.
• Der Spender übermittelt dem Verein neben dem Betrag seine elfstellige Steueridentifikationsnummer sowie Name und Anschrift.
• Die zuständige Person im Verein (in der Regel der Schatzmeister, der Kassenwart oder ein anderes vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied) erfasst die Zuwendung im Buchhaltungssystem.
• Die Spendeninformationen werden vom Verein elektronisch über das ELSTER-Portal an die Finanzverwaltung übermittelt. Dies geschieht zeitnah, damit die Daten für den automatisierten Abgleich bereitstehen.
• Der Spender profitiert von der vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt): Die Spende wird oft bereits automatisch in der Anlage Sonderausgaben (Bereich Spenden und Mitgliedsbeiträge) seiner Einkommensteuererklärung hinterlegt oder kann dort einfach bestätigt werden.
• Das Finanzamt berücksichtigt die Spende im elektronischen Veranlagungsverfahren unmittelbar, da die Identität über die Steuer-ID zweifelsfrei geklärt ist.
• Eine papierhafte Spendenbescheinigung ist bei diesem digitalen Prozess grundsätzlich nicht mehr erforderlich und entlastet den Verein administrativ.
• Auf Wunsch kann der Verein dem Spender zusätzlich eine elektronische Bestätigung (z. B. als PDF) zur persönlichen Dokumentation zur Verfügung stellen.
• Der Verein ist verpflichtet, die Datensätze sowie die Grundlage der Zuwendungsbestätigungen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Möchten Sie mehr zum Thema Spendenbescheinigungen erfahren? Dann klicken Sie hier und testen Sie  „Schatzmeister aktuell“ 30 Tage kostenlos!

FAQ über Spendenbescheinigungen