Vorstandsmitglieder: Gesetzliche Regelungen, Aufgaben & Pflichten

Was ist der Unterschied zwischen Vorstand und geschäftsführendem Vorstand?

In vielen Vereinen gibt es neben dem BGB-Vorstand weitere Gremien oder Vorstandsmitglieder. Diese tragen Bezeichnungen wie „Gesamtvorstand“ oder „erweiterter Vorstand“ oder werden ebenfalls als „Vorstand“ bezeichnet, was nicht empfehlenswert ist. Denn: Die Mitglieder dieser Gremien sind nicht in das Vereinsregister eingetragen und nicht nach § 26 BGB zur Vertretung des Vereins berechtigt. Sie dürfen also beispielsweise Verträge im Namen des Vereins nur dann beschließen, wenn sie vom gesetzlichen Vorstand hierzu bevollmächtigt wurden.

Wichtig: Um hier klar unterscheiden zu können, gehören folgende Regelungen zum BGB-Vorstand in jede Satzung:

    • Zusammensetzung des geschäftsführenden Vorstands
    • ggf. Zusammensetzung des erweiterten Vorstands
    • Wahl der Vorstandsmitglieder
    • dem Vorstand übertragene Aufgaben
    • Einberufung zu den Sitzungen
    • Beschlussfähigkeit des Vorstands
    • Beurkundung seiner Beschlüsse.

Satzung regelt Größe des Vorstands

Egal, ob BGB-Vorstand oder erweiterter Vorstand: Wie viele Mitglieder dem Vorstand angehören, ist gesetzlich nicht geregelt. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) geht lediglich davon aus, dass der Vorstand aus mehreren Personen bestehen kann. Ob der BGB-Vorstand nun aus einer Person (z. B. dem 1. Vorsitzenden) oder aus mehreren Personen (z. B. dem 1. Vorsitzenden, dem 2. Vorsitzenden und dem Kassenwart) besteht, kann jeder Verein frei regeln. Wichtig ist nur, dass Sie die Größe des Vorstands in der Satzung regeln – eindeutig und unmissverständlich.

Qualität über Quantität

Als Faustregel gilt dabei: Ein eher kleiner BGB-Vorstand erleichtert die Abwicklung der Rechtsgeschäfte des Vereins spürbar. Bedenken Sie, dass jede Änderung im Vorstand zur Eintragung im Vereinsregister angemeldet werden muss. Den damit verbundenen Arbeit-, Zeit- und Kostenaufwand sollten Sie sich und Ihrem Verein ersparen. Ein kleiner BGB-Vorstand mit einem kompetent besetzten erweiterten Vorstand kann flexibler arbeiten, als ein großer BGB-Vorstand, der ständigen personellen Veränderungen unterworfen ist. Das gilt erst recht dann, wenn im BGB-Vorstand ohnehin nur einige wenige Vorstandsmitglieder die Kernaufgaben der Vereinsführung und -vertretung wahrnehmen und die übrigen Vorstandsmitglieder nur vereinsintern tätig werden.

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Wann beginnt das Vorstandsamt?

Ihre Vorstandspflichten und -kompetenzen beginnen dann, wenn Sie nach Ihrer Wahl erklären: „Ich nehme die Wahl an.“ Andererseits haben Sie ab diesem Moment auch die Kompetenzen, die Ihnen Satzung und Gesetz zuschreiben. Ihr Vorstandsamt beginnt also nicht mit der Eintragung in das Vereinsregister, sondern bereits mit der Annahme der Wahl. Die Eintragung ins Vereinsregister hat also nur eine klarstellende Funktion. Die Länge der Amtszeit ergibt sich in den meisten Fällen aus der Satzung. Gezählt wird dann ab dem Datum der Mitgliederversammlung

Darf ein Vorstandsmitglied auch Kassenprüfer sein?

Nicht jede Doppelfunktion im Verein ist auch möglich. Zum einen gilt es, die bereits oben bei der Frage zur Personalunion angesprochenen satzungsmäßigen Vorgaben zur Anzahl der Vorstandsmitglieder zu beachten. Daneben gibt es aber auch andere Fälle, in denen Sie nicht gleichzeitig Mitglied des Vorstands sein und andere Aufgaben im Verein übernehmen können. Dazu gehört auch die gleichzeitige Tätigkeit als Vorstand und Kassenprüfer.

Der Grund: Als Vorstand können Sie unabhängig von allen Satzungsregelungen schlichtweg nicht gleichzeitig eine den Vorstand überwachende Funktion wahrnehmen, etwa als Kassen- oder Rechnungsprüfer. Schließlich können Sie sich nicht selbst kontrollieren.

Vorstandstätigkeit und gleichzeitig Job im Verein: Geht das?

Nicht jede Aufgabe im Verein kann und muss ehrenamtlich und unentgeltlich erledigt werden. So kann der Vorstand durchaus eine Vergütung für seine Tätigkeit erhalten. Der Klassiker: Der Vorstand erhält die Ehrenamtspauschale. Doch auch eine angemessene Vergütung ist möglich, sofern die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich einräumt. Tatsächlich ist es ebenso zulässig, dass Sie neben der ehrenamtlichen Tätigkeit auch bezahlte Tätigkeiten für Ihren Verein übernehmen. Das kann entweder in der Form geschehen, dass der Verein mit Ihnen einen Arbeitsvertrag schließt, oder dadurch, dass er Sie auf selbstständiger Basis beauftragt.

Doch Achtung: Vorstandsamt und bezahlte Tätigkeit müssen klar voneinander getrennt sein.

Kann der Vorsitzende auch Geschäftsführer des Vereins sein?

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) geht zwar davon aus, dass die Geschäftsführung des Vereins grundsätzlich vom Vorstand übernommen wird, in größeren Vereinen ist dies aber oft mit einem Zeitaufwand verbunden, der sich ehrenamtlich nicht mehr leisten lässt. Interessant ist da die gleichzeitige Einstellung eines Vorstandsmitglieds als Geschäftsführer. Dies trägt nicht nur zur Entlastung des Vorstands bei, sondern kann auch dazu dienen, einem Vorstandsmitglied eine Entlohnung zu gewähren. Es kann überdies eine Konstruktion sein, um die Übernahme von Verantwortung wirtschaftlich interessant zu machen.

Was hat es mit den ‚In-sich-Geschäften‘ auf sich?

In-sich-Geschäfte sind dem Vorstand nach § 181 BGB nicht erlaubt. Der erste Vorsitzende kann sich also nicht einfach selbst einen Auftrag für den Verein erteilen. Das wäre ein solches In-sich-Geschäft. Konkret besagt § 181 BGB, dass ein „Vertreter, soweit nicht ein anderes ihm gestattet ist, im Namen des Vertretenen mit sich im eigenen Namen oder als Vertreter eines Dritten ein Rechtsgeschäft nicht vornehmen“ kann.

Das heißt: Sie dürfen als Vorstandsmitglied keine Geschäfte mit sich selbst abschließen, wenn diese Geschäfte Ihren Verein betreffen. So darf der erste Vorsitzende beispielsweise nicht den Vertrag über seine Beschäftigung als Vereinsgeschäftsführer mit sich selber abschließen.

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