Anfänger sucht Helfer

Hallo zusammen,

wir sind der örtliche Sportverein (~800 Mitglieder) mit mir als neuen Kassenwart.

Da die Vergangenheit alles etwas vernachlässigt wurde, möchte ich es ab jetzt gerne korrekt machen und muss deshalb leider einige grundlegende Fragen stellen.

1. Frage/Fall

Der 1. Vorsitzende hat Belege über zwei Jahre gesammelt und vorgelegt, ich habe ihm diese nun in einer Summe erstattet.
Soweit in Ordnung. Er möchte jetzt die Summe (ca. 900€) wieder zurück aufs Vereinskonto zahlen und dafür eine Spendenquittung bekommen. Ich sehe da kein Problem, das eine hat ja nicht unbedingt was mit dem anderen zu tun. Sehe ich das richtig?

2. Frage/Fall

Unsere Übungsleiter bekommen am Ende des Jahres eine Spendenquittung über den Verzicht auf die Übungsleiterpauschale ( in der Satzung ist die Bezahlung vorgesehen, manche bekommen auch wirklich das Geld überwiesen)

Was ich noch nicht ganz verstanden habe…ich brauche zusätzlich eine Art „Vertrag“, in der die Bezahlung festgelegt wird und eine Verzichtserklärung, richtig?
Gibt es hierzu Vorlagen oder Mindestbestandteile? Das gab es die letzten Jahre zwar auch im Verein, aber ich vertraue meinen Vorgängern nicht so ganz^^

Vielen Dank vorab und schöne Grüße aus dem Norden!