Passende Vereinsräume finden und die Kosten richtig einschätzen
Die meisten Vereine brauchen bestimmte Räumlichkeiten, in denen die Mitglieder sich regelmäßig treffen und ihren gemeinnützigen Tätigkeiten nachgehen können. Bei ganz kleinen Vereinen reichen dafür vielleicht die Wohnzimmer der Mitglieder aus, sinnvoll ist solch eine Lösung auf Dauer aber nicht. Mit steigender Mitgliederzahl wird ein offizielles Vereinsheim mit zumindest einem größeren Saal unabdingbar. Doch passende Räume für Vereine sind gar nicht so leicht zu finden. Außerdem sollte bei der Suche nach ihnen auch immer der Kostenfaktor für diverse Aspekte im Hinterkopf behalten werden.
Eine echte Herausforderung: Die Suche nach passenden Vereinsräumen
Die Suche nach passenden Vereinsräumen für einen Verein mit einer bestimmten Anzahl an Mitgliedern kann mitunter eine echte Herausforderung sein. Doch ein solches Vereinsheim oder Ähnliches ist wichtig und sollte jedem Verein so schnell wie möglich zur Verfügung stehen.
Denn nicht nur wird hier den Verwaltungstätigkeiten des Vereins nachgegangen. Es kann sich in Vereinsräumen auch wöchentlich ausgetauscht werden und es können in kleinem Rahmen Feste veranstaltet und Erfolge zelebriert werden. Ab einer bestimmten Größe der Vereinsräume lassen sich diese weiterhin auch tageweise für andere Veranstaltungen vermieten, was, wenn genügend Interesse und Nachfrage besteht, zusätzlich eventuell etwas Geld in die Vereinskasse spielt. Über eine lokale Raumbörse etwa bieten viele Vereine ihre Räume zeitweise für andere an.
Oft scheitert die Suche nach Vereinsräumen allerdings schon ganz am Anfang: Wo sucht und findet man entsprechende Räumlichkeiten überhaupt?
Im ersten Schritt empfiehlt es sich, sich an andere Vereine in der Umgebung zu wenden, die bereits Vereinsräume mieten oder sie gar gekauft haben. Wie sind diese an die Räume gekommen, wo haben sie gesucht und was hat ihnen dabei geholfen? Auch die Nachfrage aller Vereinsmitglieder bei ihren Freunden und Bekannten und hier vor allem Personen, die in anderen Vereinen tätig sind, kann wertvolle Informationen bringen. Dabei kommt es nicht selten sogar zu praktischen Zufällen: Nicht nur lernt man oft andere Vereine kennen, mit denen zukünftig in Austausch getreten wird. Unter Umständen sucht ein anderer Verein vielleicht aufgrund von wachsenden Mitgliederzahlen gerade nach größeren Vereinsräumen. In so einem Fall kann eine Vermittlung stattfinden und die „alten“ Räume können vom anderen Verein übernommen werden.
Wer auf diese Weise nicht fündig wird, sollte diverse Miet- und Kaufportale im Netz durchforsten. Als besonders hilfreich hat sich dabei auch die Suche über Kleinanzeigenportale wie eBay-Kleinanzeigen bewiesen. Kleinere lokale Veranstaltungsräume werden hier nicht selten besonders gerne beworben und angeboten.
Auf welche Eigenschaften der Räumlichkeiten achten?
Jeder Verein geht anderen Tätigkeiten nach und braucht daher auch verschiedene Arten von Räumlichkeiten für einen individuellen Anlass. Nicht jeder Verein ist ein Sportverein, weshalb sich nicht immer auch Platz für ebensolche Tätigkeiten ans Grundstück anschließen muss. Manchmal ist eine Gaststätte sinnvoll oder gar unabdingbar, manchmal braucht es sie nicht.
Auch müssen Vereinsräume, die etwa besonders viele ältere Mitglieder haben, bestimmte Merkmale erfüllen, die wiederum bei Vereinen mit vielen Kindern und Jugendlichen vielleicht hinfällig sind.
Das Stichwort würde in diesem Fall „Barrierefreiheit“ lauten. Dieser Punkt ist nicht nur für ältere Menschen, sondern auch für Menschen mit Behinderung besonders wichtig. So sollten die Vereinsräume zur Nutzung wirklich aller Mitglieder in diesem Falle schnell von überall aus erreichbar sein – auch etwa mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wenn selbst nicht mehr Auto gefahren werden kann. Zudem müssen beispielsweise Rollstuhlrampen mit Zugang zur Straße, größere Toilettenräume und hindernisfreie Flure usw. gegeben sein.
Das klingt nach doppelter Arbeit bei der Suche nach passenden Räumlichkeiten, doch genau diese zahlt sich aus. Ein Verein wird nicht selten von älteren Menschen mitgetragen und diese sind oft auch bereit, den Verein von sich aus mit Spenden zu unterstützen. Nicht zuletzt aus diesem Grund sollte man ihnen die Zugänglichkeit zu den Vereinsräumen in gleicher Weise ermöglichen, wie allen anderen Mitgliedern.
Die verschiedenen Punkte, auf die somit bei der Suche zu achten ist, lauten:
- Lage
- Zugänglichkeit/ Barrierefreiheit
- Größe
- Ausstattung
- Anzahl der Räumlichkeiten
- Außengelände
- Platz für eventuelles Wachstum des Vereins
Der letzte Punkt ist auch auf keinen Fall zu verachten. Besonders praktisch sind in diesem Fall Immobilien, die gekauft werden und um die herum mitunter noch Platz für Anbauten besteht. Denn nicht selten wächst ein noch junger, anfangs vielleicht eher kleiner Verein schnell und es kommt zu erhöhtem Platzbedarf. Ist dieser nicht vorhanden, muss die Suche ungünstigsten Falls erneut beginnen. Das führt uns zum nächsten Punkt: Ist es sinnvoller, Vereinsräume zu mieten oder gleich zu kaufen?
Vereinsräume mieten oder kaufen?
Sowohl die Miete, als auch der Kauf von Vereinsräumen hat seine ganz eigenen Vorteile. Fangen wir mit dem Mietmodell an:
- Wie bereits erwähnt, sind gekaufte Immobilien mit Platz für Anbauten bei einem Wachstum des Vereins sehr praktisch. Doch was, wenn dieser Platz nicht vorhanden ist? Wer eine Immobilie mietet, hat immerhin die Möglichkeit, bei Wachstum immer noch umzuziehen. Ein Kauf dagegen bindet an einen einzigen Ort.
- Gerade für junge oder noch kleine Vereine ohne großes Kapital sind Mietimmobilien praktisch, weil sie eine geringe finanzielle Belastung darstellen. So müssen außer Miete und Kaution anfangs meist keine Kosten gestemmt werden.
- Vereine, die finanziell nicht ganz so gut ausgestattet sind, profitieren außerdem bei Mietimmobilien davon, dass Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen Aufgaben der Eigentümer sind.
Vor allem Vereine, die bereits eine größere Anzahl an Mitgliedern vorweisen können, entscheiden sich nicht selten für einen Kauf einer Immobilie für das Vereinsheim. Sie profitieren dabei mitunter von folgenden Vorteilen:
- Sobald nach einem Kauf die Immobilie in den Besitz des Vereins übergegangen ist, können keine Kündigungen oder Absagen mehr ins Haus flattern. Bei einem gemieteten Objekt kann das ärgerlicher Weise natürlich immer passieren.
- Einmal in Besitz sinken die Kosten für die Vereinsräume auf Dauer. Denn für eine gekaufte Immobilie ist natürlich keine Kaltmiete mehr zu entrichten.
- Gerade in größeren Städten, aber auch im Gesamten betrachtete stiegen die Mietpreise in den vergangenen Jahren in Deutschland kontinuierlich. Bei einer gekauften Immobilie besteht die Gefahr auf hohe Mietsteigerungen natürlich nicht mehr.
- Wie bereits erwähnt, können gekaufte Räumlichkeiten zwischendurch auch vermietet werden. Das bietet Vereinen eine zusätzliche Einnahmequelle.
- Wenn die Räume für die Vereinstätigkeit drastisch umgestaltet oder umgebaut werden sollen, steht einem dabei bei einer gekauften Immobile nichts im Weg. Bei gemieteten Immobilien hingegen stellen die Besitzer oft eine große Hürde für derlei Maßnahmen dar.
An die Nebenkosten und diverse Verbrauchskosten denken
Ein gesonderter Punkt, den wir unbedingt erwähnen wollen, sind die Nebenkosten und die Verbrauchskosten, die sowohl bei gemieteten als auch bei gekauften Immobilien nicht zu vergessen sind.
Schon bei der Suche nach passenden Vereinsräumen ist unbedingt an diesen Kostenpunkt zu denken. Und das in mehrerlei Hinsicht.
So sollten gerade Vereine, die aus alten Räumen aus- und neu gekaufte Vereinsräume beziehen, daran denken, dass etwa früh genug der Stromanbieter gewechselt wird. Hierbei gibt es bestimmte Fristen, die zu beachten sind. Werden diese vergessen, können Mehrfachzahlungen entstehen, die die einzelnen Mitglieder, bzw. die Vereinskasse unnötig belasten. Auch sollte sich genau nach einem passenden, neuen Strom- und auch Internetanbieter umgeschaut werden. Angebote mit vertrauenswürdigen und sicheren Wechselprämien und Boni lohnen sich besonders.
Weiterhin ist daran zu denken, dass in Immobilien, die lediglich vom eigenen Verein und sonst von niemanden mehr genutzt werden, eindeutig ist, wer die Verbrauchs- und Nebenkosten zu tragen hat. Werden aber für die Vereinstätigkeit Räumlichkeiten in einer Immobilie gemietet, in denen auch andere Mieter tätig sind, wird die Sache schon komplizierter. Aus den Abrechnungen sollte sich in diesem Fall exakt ableiten lassen können, welche Verbrauchswerte sich durch die einzelnen Parteien ergeben.
In jedem Fall sollten Vereine in einer Immobilie mit mehreren Mietern auf die Zähler sowohl für die Energieversorgung als auch für den Wasserverbrauch achten. In Bestandsimmobilien können Stromzähler auch nachträglich für eine detaillierte Erfassung installiert werden. Am besten bespricht man dabei mit einem Elektriker, dass er diesen für den Verein leicht zugänglich und gut ablesbar installiert, damit sich der Verbrauch auch tatsächlich im Detail protokollieren lässt.
Vereinsräume und die Verkehrssicherungspflicht
Wie wir in unserem umfassenden Artikel zum Thema Vereinsheim schon detailliert erläutert haben, gibt es auch rechtliche Besonderheiten, die mit solchen Räumlichkeiten einhergehen. Die Verkehrssicherungspflicht ist hier besonders wichtig, weshalb wir sie auch an dieser Stelle noch einmal kurz erwähnen möchten.
Grundsätzlich meint die Verkehrssicherungspflicht, dass der Verein dafür verantwortlich ist, dass diverse Vorkehrungen zu treffen sind, die die Gefahr auf jegliche Schäden für Besucher des Vereinsheims vermindern. Das betrifft natürlich nicht nur Besucher im Sinne von Dritten außerhalb des Vereins, die etwa zeitweise die Räume mieten. Auch den Mitgliedern des Vereins selbst sollte nichts passieren. Schließen sich Außenanlagen, wie Sportgelände an die Vereinsräume an, dann müssen auch diese gesichert werden.
Zu dieser „Sicherung“ des Vereinsheims gehören auch ganz simple Maßnahmen, wie das regelmäßige Überprüfen von etwa Sitzmöbeln auf deren einwandfreien Zustand oder das Entfernen von eventuell als Stolperfalle herumliegenden Kabeln und Ähnliches. Auch eine gute Beleuchtung der Wege zum und im Vereinsheim ist wichtig, damit gerade ältere Leute nicht im Dunkeln fallen oder sich stoßen. Im Winter wiederum sollten die Außenwege gestreut sein, damit die Rutschgefahr minimiert wird.
Am besten helfen alle Mitglieder mit, um das Vereinsheim stets sicher zu halten. Denn je mehr Augen nach potenziellen Gefahren Ausschau halten, desto weniger davon bleiben am Ende übrig und desto sicherer wird das Vereinsheim.