Buchführungspflicht im Verein – Tipps für den Vorstand
Das Wichtigste vorab: Buchführungspflicht besteht für jeden Verein – ob eingetragen oder nicht, ob gemeinnützig oder zu wirtschaftlichen Zwecken geführt.
Diese Pflicht ergibt sich sowohl aus dem BGB als auch aus der Satzung des jeweiligen Vereins.
Die Buchführung im Verein erfüllt zwei wesentliche Zwecke:
- Übersichtlichere Vereinsverwaltung und Dokumentation der laufenden Einnahmen (Gewinn) bzw. Ausgaben
- Steuerung der zukünftigen Finanzen
In diesem Beitrag erfahren Sie unter anderem, was gemeinnützige Vereine bei der Buchhaltung beachten müssen und welche Vorschriften gegenüber dem Finanzamt gelten.
Buchführung im Verein: Pflichten gegenüber der Mitgliederversammlung
Unabhängig davon, welche Tätigkeit Ihr Verein ausführt, spätestens bei der Mitgliederversammlung haben Vereinsmitglieder laut Gesetz das Recht, Einsicht in Belege bzw. die finanzielle Lage des Vereins zu verlangen.
Die Zusammenstellung und Vorlage dieser Daten übernimmt in der Regel der Vereinsvorstand.
Dabei sollten folgende Kriterien beachtet werden:
- Verständliche und übersichtliche Kostenaufstellung: Alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins innerhalb des Geschäftsjahres sollten klar dargestellt werden. Hierfür kommt meistens die sogenannte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zum Einsatz.
- Organisation der Dokumente: Da der Vorstand bei jeder Mitgliederversammlung damit rechnen kann, dass Mitglieder Einsicht in die Finanzen verlangen können, sollten Sie alle Belege und Unterlagen zu jeder Zeit geordnet aufbewahren. [Textflussumbruch]
- Bestandsverzeichnis: Führen und pflegen Sie regelmäßig ein Bestandsverzeichnis und notieren Sie darin alle Vermögensgegenstände (z. B. Büroausstattung, Fahrzeuge usw.)
In vielen Vereinen ist geregelt, dass der Vorstand einmal jährlich die entsprechenden Zahlen der Mitgliederversammlung präsentiert und somit seiner Auskunftspflicht nachkommt.
Pflichten für Vereine gegenüber dem Finanzamt
Ein Verein gilt als juristische Person, sobald er im Vereinsregister aufgenommen wurde und den Status eines eingetragenen Vereins erhält.
Ab diesem Zeitpunkt ist er verpflichtet, Geschäftsvorfälle zu dokumentieren, Aufzeichnungen über das Vereinsvermögen zu führen und diese an das Finanzamt zu übermitteln. Denn nur so kann dieses feststellen, ob für den jeweiligen Verein Abgabe- bzw. Steuerpflichten bestehen.
EÜR & Bilanzierung
Üblicherweise reicht es vollkommen aus, wenn ein Verein dem Finanzamt eine Einnahmenüberschussrechnung zukommen lässt.
Darin wird der Geldfluss verbucht – d. h. jedes Mal, wenn ein Verein Einnahmen oder Ausgaben hat, werden diese vermerkt.
Eine Bilanzierung müssen hingegen nur Vereine eintragen, die mit ihrem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
- jährlich mehr als 60.000 Euro Gewinn erzielen
- einen Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro haben
Falls Ihr Verein diese Kriterien erfüllt, können Sie damit rechnen, dass Sie vom Finanzamt zur Bilanzierung aufgefordert werden.
Wichtig: Mitgliedsbeiträge, Spenden oder etwa Einkünfte aus dem Zweckbetrieb gehören nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen.
Für gemeinnützige Vereine besteht eine detaillierte Aufzeichnungspflicht
Für gemeinnützige Vereine gelten verschiedene staatliche Steuererleichterungen.
Um als gemeinnützig anerkannt zu werden, darf der Verein nicht kommerziell tätig sein.
Gemeinnützige Vereine sind von folgenden Steuern befreit:
Zudem dürfen gemeinnützige Vereine Spendenbescheinigungen ausstellen.
Gemeinnützigkeit bringt also einige Vorteile mit sich, doch auf der anderen Seite gestaltet sich dadurch auch die Buchhaltung komplizierter.
Denn für gemeinnützige Vereine gilt eine detaillierte Aufzeichnungspflicht und sie müssen viele zusätzliche Belege liefern, um den Status der Gemeinnützigkeit weiterhin zu bewahren.
Was genau darunter gemeint ist, haben wir kurz für Sie zusammengefasst:
- Die EÜR muss mach steuerlichen Bereichen aufgeteilt sein (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb).
- Der Verein muss durch Belege beweisen können, dass alle Mittel gemäß des Vereinszwecks verwendet wurden.
Buchführungssoftware als Hilfe für viele Vereine
Wie Sie gesehen haben, kommt man auch in Vereinen um die Buchhaltung nicht herum. Um sich das Leben zu vereinfachen und wertvolle Zeit sowie Nerven zu sparen, setzen deshalb viele Vereine auf eine Buchhaltungssoftware.
Solche Programme umfassen Features, die Ihnen dabei helfen:
- die EÜR zu erstellen,
- Einnahmen und Ausgaben zu verwalten und zu organisieren,
- Buchungen nach bestimmten Bereichen zu gliedern und sie verschiedenen Konten zuzuordnen,
- Spendenquittungen, Rechnungen oder Mahnungen zu erstellen,
- das Vereinsbudget zu planen usw.