Kassenprüfer im Verein: Rechte, Pflichten und Haftung
Welche Aufgaben hat ein Kassenprüfer im Verein konkret und was genau gehört in den Kassenprüfbericht? Die Antwort auf beide Fragen liefert Ihnen der folgende Beitrag, doch vorab wichtige Informationen zur Kassenprüfung allgemein.
Ist die Kassenprüfung im Verein gesetzlich vorgeschrieben?
Durch die Überprüfung des Wirtschafts- und Zahlungsverkehrs werden die Integrität des Vereins und das Vertrauen der Mitglieder in ihren Vorstand gewährleistet. Deshalb empfiehlt es sich auch, in die Satzung Regelungen zur Kassenprüfung aufzunehmen. Zwingend erforderlich ist das aber nicht.
Was sind die Aufgaben des Kassenprüfers im Verein?
- Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege
- Prüfung der Kosten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden
- Prüfung, ob die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß eingegangen sind
- Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins
- Prüfung des ordnungsgemäßen Jahresabschluss
- Prüfung des Vereinsvermögens
- Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften.
- Prüfung, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden
- Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden.
- Prüfung der Finanzlage des Vereins allgemein, auch im Hinblick auf die Zahlungsfähigkeit in der Zukunft.
Der Kassenprüfbericht ist Grundlage für die Entlastung des Vorstands und gegebenenfalls anderer Organe des Vereins. Elementare Pflicht der Kassenprüfer ist es, der Mitgliederversammlung jegliche Mängel und Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungslegung oder Zahlungsabwicklung mitzuteilen. Die Kassenprüfer haben alles zu unterlassen, was die Vereinsmitglieder schädigen könnte.
Welche Rechte und Pflichten besitzen Kassenprüfer im Verein?
Um Ihre Aufgaben zu erfüllen, sind die Kassenprüfer berechtigt, in alle Geschäftsunterlagen des Vereins Einsicht zu nehmen. Sie haben außerdem ein umfassendes Auskunfts- und Informationsrecht.
Der Prüfungsumfang kann in der Satzung Ihres Vereins explizit geregelt sein. Falls nicht, können Sie sich an § 317 HGB orientieren. Dieser § 317 HGB sieht (unter anderem) vor, dass ein Abschlussprüfer mit seinem Einsichtsrecht die wesentlichen Auswirkungen bei festgestellten Unrichtigkeiten oder Verstößen gegen buchhalterische/steuerliche Grundsätze auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage von Kapitalgesellschaften nicht verschweigen darf und zu benennen hat.
Wie weit das Einsichtsrecht vom Kassenprüfer reicht
Zunächst wird der Kassenprüfer die Unterlagen für die Zusammenstellung der Jahresrechnung überprüfen – und feststellen wollen, dass diese mit den Aufzeichnungen der vorhandenen Bücher übereinstimmt. Ebenso selbstverständlich erstreckt sich eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben, die ebenso erforderlich wie eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben ist. Gleiches gilt für den Jahresabschluss bzw. die Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbst.
PRAXIS-TIPP: Je nach Einzelfall sind Stichproben ausreichend. Ergeben sich Unstimmigkeiten, weitet der Prüfer seine Kassenprüfung aus. Denn: Er hat bei Bewältigung seiner Aufgabe stets im Rahmen pflichtgemäßen Ermessens zu handeln. Das heißt: Die ursprüngliche Stichprobenprüfung muss er dann zu einer vollständigen und lückenlosen Überprüfung ausweiten, wenn er aufgrund seiner Stichproben eine erhebliche Anzahl von Fehlern feststellt.
Wann haftet der Kassenprüfer im Verein?
Beantragt der Kassenprüfer nach seiner Kassenprüfung in der Mitgliederversammlung Entlastung für den Vorstand, stellt sich die Frage, ob er letztlich auch die Verantwortung dafür übernehmen muss, dass die Geschäftsführung des Vorstands einwandfrei war. Hier gibt es zwei Fallkonstellationen:
Haftung bei professionellen Kassenprüfern
Prüfer ist vom Verein beauftragter „Profi“, z. B. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer
Wenn ein professioneller Prüfer Fehler begeht oder zum Schaden der Mitglieder gar mit dem Vorstand „gemeinsame Sache“ macht, haftet er entsprechend.
Haftung bei ehrenamtlichen Kassenprüfern
Prüfer ist ehrenamtlich tätig: Prüfer haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Er hat ansonsten dem Verein gegenüber einen Freistellungsanspruch.
Wie ehrenamtlich tätige Kassenprüfer haften: Der ehrenamtliche Kassenprüfer wird von der Mitgliederversammlung gewählt, also bestellt (= Auftragsverhältnis). Er hat alles zu unterlassen, was den Vereinszweck gefährdet oder die Vereinsmitglieder schädigen könnte. Er muss die Mitgliederversammlung über wichtige Umstände aufklären und sie vor besonderen Risiken warnen.
Beispiel: Ist dem ansonsten zuverlässigen ehrenamtlichen Kassenprüfer z. B. einmal entgangen, dass entgegen den Satzungsbestimmungen Aufwandsentschädigungen an den Vorstand gezahlt worden sind, haftet er streng genommen für die Differenz. Jetzt werden Sie selbstverständlich sagen: „Ein derartiges Risiko geht doch kein Vereinsmitglied ein!“
Darum hat der ehrenamtliche Kassenprüfer einen Freistellungsanspruch: Um genau dies zu verhindern, hat die Rechtsprechung folgendermaßen entschieden: Dem ehrenamtlich tätigen Kassenprüfer steht ein Freistellungsanspruch gegen seinen Verein zu. Er darf also nicht mit dem vollen Risiko der ausgeübten Tätigkeit belastet werden.
Etwas anderes gilt nur, wenn er in Schädigungsabsicht gehandelt oder aber grob fahrlässig alle Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung missachtet hat. Sollte das nicht gegeben sein, haftet der Kassenprüfer nicht.
Es ist nicht die Aufgabe eines Kassenprüfers, eine Buchhaltung aufzubauen, Einzelbuchungen vorzunehmen oder gar Abschlüsse vorzubereiten. Der Kassenprüfer hat sich von der Richtigkeit Ihrer Arbeit zu überzeugen.
Erleichterung durch Vorjahresvergleich
Sie können sich und dem Prüfer das Leben erleichtern, wenn zunächst eine Prüfung im Rahmen eines Soll-Ist-Vergleichs erfolgt. Gibt es einen Haushaltsplan für das zu prüfende Jahr? Wenn ja, kann der Prüfer auf einen Blick erkennen, wo es bei den tatsächlichen Zahlen Abweichungen gibt, und braucht nur hier gezielt einzusteigen. Das verkürzt die Prüfungszeit.
Damit die Kassenprüfung problemlos verläuft: Mit dieser Checkliste stellen Sie als Kassenwart sicher, dass den Prüfern alles zur Verfügung steht.
Was sind die Inhalte eines Kassenberichts?
Der Kassenbericht muss zwingend schriftlich vorgelegt werden. Schließlich beinhaltet der Kassenbericht eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben.
Bei einer geordneten Zusammenstellung handelt es sich um eine zweckmäßige und übersichtliche Aufgliederung in Abrechnungspositionen. Die Zusammenstellung muss klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein. Dabei ist auf das durchschnittliche Verständnis eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Vereinsmitglieds abzustellen.
Nach der Erstattung des Kassenberichts findet eine Aussprache der Teilnehmer der Mitgliederversammlung statt. Die Teilnehmer haben also Gelegenheit sich zum Bericht zu äußern und Fragen zu stellen. Auch können die Teilnehmer beispielsweise verlangen, dass zu bestimmten Positionen des Kassenberichts Belege zur Einsicht vorgelegt werden. Darüber muss die Mitgliederversammlung abstimmen, wenn der Vorstand nicht von sich aus bereit ist die Belege zu präsentieren.
Was sind die gesetzlichen Grundlagen für den Kassenbericht?
April und Mai sind die Monate, in denen die meisten Jahreshauptversammlungen auf dem Programm stehen – und damit auch der Kassenbericht, den Sie als Schatzmeister vor den Mitgliedern präsentieren. Der Kassenbericht ist eine wichtige Grundvoraussetzung für die Entlastung des gesamten Vorstands.
Warum das so ist, verrät ein Blick in § 666 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB): Nach dieser Regelung ist der Vorstand eines Vereins verpflichtet, den Vereinsmitgliedern Auskunft zu geben – und Rechenschaft abzulegen. Dummerweise regelt das Gesetz aber nicht, welche Form der Kassenbericht haben muss – und wie genau damit in der Praxis verfahren wird.
Folge: Immer wieder kommt es zu Diskussionen und Streitigkeiten zwischen Vorstand und Mitgliedern.
Wie umfangreich muss der Kassenbericht des Kassenprüfers sein? Auch zu dieser häufig gestellten Frage gibt es auf den ersten Blick keine befriedigende Antwort. Denn: Es gibt keine Vorschriften darüber, wie umfangreich der Kassenbericht sein muss. Das hängt immer von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab und insbesondere auch von der Größe Ihres Vereins.
Das heißt: Eigentlich stehen Sie als Schatzmeister mit diesen Fragen alleine dar. Ausnahme: Sie lesen Schatzmeister aktuell. Dann können Sie sich anhand des folgenden Beispiels und der Übersicht kompetent orientieren.
Auf jede der in der folgenden Übersicht aufgeführten Fragen sollte der Bericht der Kassenprüfer (auch bei einer Kurzfassung) zumindest mit einem Satz eingehen – gerade auch dann, wenn es keine Beanstandungen gibt.
Denn die Kassenprüfer zeigen dadurch, dass sie ihre Aufgabe ernst genommen haben, und die Mitglieder werden in ihrem Gefühl bestätigt, dass die Vereinsfinanzen in guten Händen sind. Das wiederum stärkt Ihre Position als Schatzmeister.
Muster für den Bericht des Kassenprüfers
Diese Fragen beantwortet der Bericht des Kassenprüfers – so könnte das in der Praxis aussehen:
1. Was wurde geprüft?
Geprüft wurde der Jahresabschluss für das Vereinsjahr 01.01.– 31.12.20XX für den Verein Musterhausen e.V.
2. Wer hat die Kassenprüfung vorgenommen?
Der Jahresabschluss wurde von den Kassenprüfern Andreas Hermann und Sandra Barthels geprüft
3. Welcher Auftrag liegt der Kassenprüfung zugrunde?
Andreas Hermann wurde auf der Jahreshauptversammlung 20XX zum Kassenprüfer gewählt. Sandra Barthel ist seit der Jahreshauptversammlung 20XX Kassenprüferin. Sofern die Satzung des Vereins Regelungen zur Kassenprüfung enthält, empfiehlt sich noch folgender Zusatz: Die Aufgaben der Kassenführer ergeben sich aus § 19 der Vereinssatzung.
4. Wann und wo hat die Kassenprüfung stattgefunden?
Die Kassenprüfung hat am Samstag, dem 27.2.20XX in der Geschäftsstelle des Vereins stattgefunden.
5. Wer hat daran teilgenommen
An der Kassenprüfung haben teilgenommen: Andreas Hermann und Sandra Barthel als Kassenprüfer, Stefan Meier als erster Vorsitzender, Anja Helmcke als zweite Vorsitzende, Gerd Thomsen als Kassenwart.
6. Wie lange hat sie gedauert?
Beginn der Kassenprüfung: 10.00 Uhr – Ende der Kassenprüfung: 17.30 Uhr
7. In welcher Form erfolgte die Buchführung im Verein?
Die Buchführung des Vereins für das Jahr 20XX erfolgte mithilfe des EDV-Programms „GS Vereinsverwaltung“, Version 1/2019.
8. Welche Unterlagen haben konkret vorgelegen?
Folgende Unterlagen haben vorgelegen:
- Auszüge 1/XX bis 132/XX für Konto Nr. 135 498 bei der Stadtsparkasse Musterstadt (BLZ 999 777 88) und Auszüge 1/XX bis 86/XX für Konto Nr. 103 456 78 90 bei der A-Bank (BLZ 888 777 44), jeweils mit allen dazugehörigen Belegen;
- Kassenbuch mit Eintragungen auf den Seiten 1 (erste Eintragung am 02.01.20XX) bis 21 (letzte Eintragung am 31.12.20XX);
- Liste der ausstehenden Forderungen per 31.12.20XX;
- Übersicht über die in 20XX erzielten Einnahmen, getrennt nach Mitgliedsbeiträgen, Aufnahmegebühren und Spenden;
- Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben anlässlich des Jubiläumsballs nebst Verweis auf die dazugehörigen Belege;
- Buchführung mit Summen- und Saldenliste;
- Anlagenverzeichnis/Anlagenspiegel;
- Einnahmen-Ausgaben-Überschuss-Rechnung.
9. Wie haben die Kassenprüfer die Unterlagen geprüft?
Bei den Auszügen der Stadtsparkasse und der A-Bank wurden stichprobenartig die dazugehörigen Belege geprüft.
Beim Kassenbuch wurde bei den Ausgaben zu jeder zehnten Eintragung (beginnend mit der fünften) der dazugehörige Beleg geprüft.
Bei den Belegprüfungen ergaben sich keinerlei Beanstandungen, auch nicht bei den Eigenbelegen, die nur in erfreulich geringer Zahl vorhanden sind.
Eine Alternative, die erfahrungsgemäß für viele Vereine gilt: Bei den Fremdbelegen ergaben sich keinerlei Beanstandungen. Verbesserungsbedürftig ist jedoch die Handhabung der Eigenbelege. Die Anzahl der Eigenbelege ist nach Auffassung der Kassenprüfer zu hoch. Überdies sollten die Eigenbelege nach einem einheitlichen Muster erstellt werden, um so zu gewährleisten, dass die Mindestanforderungen an einen Eigenbeleg gewahrt werden.
Soweit die Eigenbelege für 20XX Anlass zu Nachfragen ergaben, konnte der Kassenwart diese vollständig und zur Zufriedenheit der Kassenprüfer beantworten.
10. Wurden bestimmte Unterlagen / Vorgänge besonders intensiv geprüft, wenn ja, warum?
Der im Vergleich zu den Vorjahren hohe Anteil an Sachzuwendungen an den Zuwendungen insgesamt wurde zum Anlass genommen, zu prüfen, ob die Zuwendungsbestätigungen korrekt ausgestellt wurden. Alle Bestätigungen für Sachzuwendungen wurden geprüft. Es ergaben sich keinerlei Beanstandungen.
Auch dies wird häufig vorkommen: Die Ausgaben für Kopierpapier und sonstiges Büromaterial wurden Position für Position geprüft. Sämtliche Ausgaben sind korrekt nachgewiesen. Es fällt aber auf, dass jede Abteilung für sich Büromaterial kauft und gegenüber der Vereinskasse abrechnet. Es empfiehlt sich, das Sparpotenzial durch einen zentralen Einkauf zu nutzen. Der Kassenwart hat zugesagt, diese Empfehlung kurzfristig umzusetzen.
11. Enthält der Kassenbericht sonstige Erklärungen der Kassenprüfer?
Nach dem Jahresabschluss ergibt sich ein Überschuss in Höhe von 2.419,21 Euro. Wie die bei der Kassenprüfung anwesenden Vorstandsmitglieder erklärt haben, soll dieser Betrag den Rücklagen zugeführt werden. Ein entsprechender Antrag soll auf der Mitgliederversammlung gestellt werden.
12. Zu welchem Ergebnis hat die Kassenprüfung geführt?
Die Kassenprüfer konnten alle von ihnen gewünschten Unterlagen einsehen und prüfen. Die Belege der Buchführung werden übersichtlich aufbewahrt. Die an der Kassenprüfung teilnehmenden Vorstandmitglieder standen für Fragen der Kassenprüfer zur Verfügung. Alle an sie gerichteten Fragen der Kassenprüfer zu einzelnen Vorgängen und Belegen konnten sofort geklärt werden.
Die Buchführung und der Jahresabschluss entsprechen den Vorgaben der Vereinssatzung, den Beschlüssen der Mitgliederversammlung sowie den steuerlichen und sonstigen gesetzlichen Vorschriften. Alternative bei Problemen, die im Vereinsalltag immer wieder vorkommen: Die Kassenprüfer haben wiederholt um eine frühzeitige Abstimmung des Termins für die Kassenprüfung gebeten.
Darauf ist der Vorstand nicht eingegangen. Die Kassenprüfung war erst am Abend des … (Datum), mithin erst … Tage vor der Mitgliederversammlung möglich. Überdies standen für die Kassenprüfung nur …Stunden zur Verfügung. Unter diesen Umständen war eine ordnungsgemäße Kassenprüfung nicht möglich.
13. Empfehlen die Kassenprüfer der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands?
Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand die Entlastung zu erteilen.
Mögliche Alternativen: Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand keine Entlastung zu erteilen, weil eine ordnungsgemäße Kassenprüfung nicht möglich war. Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand keine Entlastung zu erteilen, soweit folgende Einnahmen/ Ausgaben betroffen sind: … (typische Fälle aus dem Betriebsalltag: Verwendung von Spenden, Erstattung von Reisekosten an Vorstandsmitglieder, Finanzierung eines bestimmten Vereinsprojekts, Beauftragung von Dienstleistern, nicht geltend gemachte Schadenersatzansprüche gegen Dritte).
PRAXIS-TIPP: Wollen die Kassenprüfer keine Entlastung empfehlen, können Sie vereinbaren, dass diejenigen Punkte, die zu Beanstandungen geführt haben, aus der Entlastung herausgenommen werden – so wie hier bei Alternative 2.
Ihr Vorteil: Für alle übrigen Punkte kann die Mitgliederversammlung dann aber auf jeden Fall Entlastung beschließen. Die anderen Punkte arbeiten Sie dann in Ruhe nach, damit die Entlastung bei der darauffolgenden Mitgliederversammlung erfolgen kann.
Was tun, wenn ein Kassenprüfer ausfällt?
Auch Kassenprüfer oder Kassenprüferinnen werden krank oder müssen beruflich längere Zeit ins Ausland. Dann stellt sich die Frage, wer die anstehende Kassenprüfung übernimmt.
Praxis-Tipp: Ernennen Sie im Vorstand einen kommissarischen Kassenprüfer. Dieser kann die Kassenprüfung solange übernehmen, bis der gewählte Kassenprüfer wieder einsatzbereit ist. Lassen Sie jedoch
- A. Diese Ernennung auf der nächsten Mitgliederversammlung nachträglich bestätigen
- B. Nehmen Sie diese Vorgehensweise für das nächste Mal gleich mit in die Satzung auf.
Alternativ können Sie natürlich auch eine Außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Jedoch ist dieses Vorgehen ist weitaus aufwändiger und oft geht es darum, schnell Ersatz zu finden, wenn ein Kassenprüfer etwa schwer erkrankt und sein Amt ruhen lassen muss.
Wie muss der Kassenbericht veröffentlicht werden?
Nachdem der Kassenbericht angefertigt wurde und die Prüfer sich für oder gegen eine Empfehlung entschieden haben, muss nun noch dafür gesorgt werden, dass die Mitglieder über die Inhalte des Berichts informiert werden. Dazu erreichte uns eine Anfrage:
Frage: In jeder Hauptversammlung unseres Sportvereins wird der Kassenbericht mit den einzelnen Konten vorgelesen. Die Zahlen der einzelnen Konten werden in einer Power-Point Präsentation dargestellt, so dass diese auch jedes anwesende Mitglied einsehen kann. Im Laufe der nächsten Tage übersende ich den kompletten Kassenbericht dann an jedes Führungsmitglied der einzelnen Abteilungen, was ca. 3 – 5 Personen pro Abteilung entspricht. Geht dies in Ordnung, oder soll man diese Daten nicht so weitergeben?
Antwort: Der von Ihrem Schatzmeister zu erstellende Kassenbericht muss alle Einnahmen und Ausgaben Ihres Sportvereins enthalten. Dazu gehören auch „sensible“ Posten wie Gehälter, Aufwandsentschädigungen oder Reisekosten. Der Kassenbericht kann dabei eigenständig, oder auch im Rahmen des Rechenschafts- bzw. Geschäftsberichts auf der Mitgliederversammlung vorgetragen werden.
In der Art und Weise, wie die jeweiligen Berichte vorgetragen werden müssen, gibt es allerdings einen kleinen, aber feinen Unterschied. So genügt es vollkommen, wenn der Geschäftsbericht mündlich vorgetragen wird (eine schriftliche Niederlegung ist aber natürlich auch zulässig.
Der Kassenbericht – und hiermit kommen wir zu Ihrer Frage – muss sogar auf jeden Fall schriftlich niedergelegt werden. Ein nachträgliches Verschicken an ausgewählte „Führungsmitglieder“ ist dabei sogar unzureichend. Es muss nämlich ein jedes Mitglied von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen können. Der Kassenbericht sollte daher bereits mit der Einladung zur Mitgliederversammlung verschickt oder aber spätestens bei der Mitgliederversammlung ausgelegt werden.
Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 27 iVm §§ 259, 260 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zur ordnungsgemäßen Rechenschaftslegung.