Kosten für Flyer vom Unternehmen erstatten

Guten Tag,
in unserem gemeinnützigen Verein, hatten wir einen Unternehmensvortrag gehabt. Ziel des Vortrags war die Aufklärung über ein Thema, was für unseren gemeinnützigen Zweck relevant war.
Um eine Werbung für diesen Fachvortrag zu machen, hatten wir an der Uni Flyer verteilt. Diese Flyer haben wir selber gekauft (d.h wir haben den Bruttobetrag am Flyerhersteller gezahlt) und das Unternehmen wird uns die Kosten dafür erstatten.
Nun ist das Problem ist, ob das Steuerpflichtig ist oder nicht. D.h muss man den Bruttobetrag, den wir schon gezahlt haben, nochmal versteurn?
Wie würde man so eine Erstattungsrechnung schreiben? Gibt es vielleicht eine Muster?
Falls zusätzliche Steuern nicht erforderlich sind, wie könnte man einen Vermerck schreiben, dass dieses Unternehmen keine Steuern zahlen muss?

Vielen Dank