Kassenbon-Pflicht für Vereine – ja oder nein?
Verbraucher, Politiker und Geschäftsleute diskutieren teilweise kontrovers über die zum 1. Januar 2020 eingeführte Kassenbon-Pflicht.
Diese ebenfalls als Belegausgabepflicht bezeichnete Verordnung basiert auf § 146 der Abgabenordnung und auf den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Sie erlegt Händlern, die ein elektronisches Kassensystem mit Registrierkasse nutzen, die Verpflichtung auf, ihren Kunden bei jedem Verkaufsvorgang unaufgefordert einen Kassenbon auszuhändigen.
Das Bundesfinanzministerium hat klar umrissen, welche Ziele mit der Kassenbon-Pflicht verfolgt werden sollen. Das Kassengesetz, das in der Abgabenordnung verankert ist, und die damit verbundene Kassenbon-Pflicht wurden eingeführt, um:
- Mehr Steuergerechtigkeit herzustellen.
- Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen zu verhindern.
- Jeden Geschäftsvorfall transparent verfolgen zu können.
Die Ziele des Gesetzgebers sind eindeutig und nachvollziehbar. Gleichzeitig geben Kritiker der Gesetzgebung zu bedenken, dass Millionen von Kassenbons unnötig gedruckt und aufwendig entsorgt werden müssen.
Dies belastet die Umwelt und führt vor allem in kleinen Handelsbetrieben zu ungeplanten Kosten.
Diese werden an anderer Stelle an Kunden weitergegeben. Für Vereine, die einen Kiosk oder einen Verkaufsstand bei Sportveranstaltungen oder Vereinsfesten als wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb betreiben, stellen sich mit der neuen Gesetzgebung ebenfalls wichtige Fragen:
In welchen Fällen sind Vereine von der Kassenbon-Pflicht betroffen?
Welche gesetzlichen Vorschriften gelten generell für die Kassenführung?
Wie können Vereine mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ihre Kassenführung professionalisieren?
Quelle: Andreea Popa / Unsplash
In welchen Fällen sind Vereine von der Kassenbon-Pflicht betroffen?
Es ist nachvollziehbar, dass sich vor allem Vereinsvorsitzende oder Kassenwarte Gedanken darüber machen, wie die neue Gesetzgebung ihren Verein betrifft.
Vielmehr hat er Nutzern von elektronischen Registrierkassen die Verpflichtung auferlegt, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg für den Kunden auszugeben. Darüber hinaus haben Kunden durch die novellierte Gesetzgebung die gesetzliche Berechtigung, bei jedem Geschäftsvorfall einen Kassenbon zu verlangen.
Dieser Grundsatz gilt ebenfalls für den vereinsinternen Würstchenverkauf oder den Verkauf von Glühwein beim Weihnachtsfest des Vereins.
Da es keine allgemeingültige Registrierkassenpflicht gibt, ist es Vereinen weiterhin gestattet, eine offene Barkasse zu führen. Diese kann beispielsweise als analoges Kassensystem oder als verschließbare Geldkassette genutzt werden.
Nutzt der Verein zur Kassenführung bereits eine elektronische Registrierkasse, gilt die neue Verordnung und die Pflicht zur Ausstellung eines Kassenbons ab sofort ebenfalls für den Verein.
So führen Vereine ein nichtelektronisches Kassenbuch
Grundsätzlich ist jeder gemeinnützige Verein, der im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes Waren verkauft, an umfassende Aufzeichnungspflichten gebunden.
Dies gilt ebenfalls, wenn Vereine ein nichtelektronisches Kassenbuch führen und eine Barkasse verwalten. Die gesetzliche Grundlage zur Aufzeichnungspflicht ist im § 146 der Abgabenordnung (AO) festgelegt.
Die wesentlichsten Vorgaben für Vereine sind:
- Die Buchungen und die weiteren erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.
- Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.
- Die Ausnahme gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) verwendet.
Das sollte in einem Kassenbericht für Vereine nicht fehlen
Für Vereine implizieren die Vorgaben der AO, dass sie bei der Nutzung eines analogen Barkassensystems verpflichtet sind, täglich einen Kassenbericht zu erstellen. Dieser kann nach folgendem Schema aufgebaut werden:
| Bezeichnung | Erklärung | |
| Tagesendbestand | Bargeldbestand am Ende des Verkaufstages | |
| – | Anfangsbestand | Bargeldbestand am Ende des letzten Verkaufstages |
| = | Zwischensumme | Bezeichnet die eigentlichen Tageseinnahmen |
| + | Kassenausgaben | Beträge, die aus der Barkasse ausgegeben wurden |
| + | Überweisung Bankkonto | Wurde ein Teil der Einnahmen auf das vereinsinterne Bankkonto transferiert, muss dies dokumentiert werden |
| – | Bareinlagen | Wurde die Barkasse mit Mitteln des Bankkontos gefüllt, muss dies ebenfalls dokumentiert werden |
| = | Tageseinnahmen Kasse | Im letzten Schritt werden alle Einnahmen und Ausgaben berechnet. Die Tageseinnahmen Kasse bilden den Ausgangspunkt für den nächsten Verkaufstag |
Umsatzsteuer nicht vergessen!
Vereine sollten neben der korrekten Kassenführung darauf achten, dass bei jedem Verkaufsvorgang die Umsatzsteuer fällig wird. In den meisten Fällen gilt für Vereine, die sporadisch Speisen, Getränke oder Waren verkaufen, die Kleinunternehmerregelung. Diese wird im § 19 des Umsatzsteuergesetzes beschrieben.
Wie Vereine mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ihre Kassenführung professionalisieren können
Wenn gemeinnützige Vereine das Kassenbuch führen, sollten sie im Besonderen darauf achten, jede Einnahme und Ausgabe korrekt zu verbuchen.
Wenn Kassenwarte ein Kassenbuch führen, sollten sie sich von den Maßstäben des § 145 AO leiten lassen:
„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird.“
Eine laxe, nicht sorgfältig erstellte Buchführung ist im Gegensatz kontraproduktiv. Stellt das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung fest, dass die Kassenführung eines Vereins unzureichend und fehlerhaft ist, ist sie zur Schätzung berechtigt.
Dies kann dazu führen, dass einem Verein eine Mittelfehlverwendung vorgeworfen wird. Der Entzug der Gemeinnützigkeit kann die Folge sein.
Zusammenfassend hat der Kassenwart im Verein eine besondere Verantwortung. Diese bezieht sich darauf, die gesetzlichen Rahmenbedingungen und Novellierungen zu kennen und vollumfänglich einzuhalten.
Entschließt sich der Verein zu einem späteren Zeitpunkt zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse, gelten darüber hinaus die Vorgaben des § 146 a der AO. Darin wird beschrieben, welche Vorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme von Bedeutung sind. Neben zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen gehört die Kassenbon-Pflicht ebenfalls zu den Bestimmungen dieses Gesetzes.
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Fazit: Kassenbonpflicht gilt unter bestimmten Voraussetzungen auch für Vereine
Der Gesetzgeber hat mit der Novellierung der Gesetzgebung keine generelle Verpflichtung zur Verwendung von elektronischen Kassensystemen vorgeschrieben.
Dies bedeutet für die Praxis, dass Vereine weiterhin eine analoge Barkasse benutzen dürfen. Diese unterliegt nicht der Kassenbon-Pflicht. Käufer haben aus Sicht des Gesetzgebers zu jeder Zeit die Möglichkeit, einen Beleg anzufordern. Dies impliziert, dass zumindest ein Quittungsblock am Verkaufsstand vorhanden sein sollte.
Jeder Verein, der im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs Waren sporadisch oder fortlaufend verkauft, ist verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen. Hierzu gehören das Führen eines Kassenbuches und der tägliche Kassenabschluss.
Beachten Vereine die Vorgaben der Abgabenordnung und die weiteren Gesetze, wirkt dies professionell. Sie haben darüber hinaus die Sicherheit, dass Steuerprüfungen durch das Finanzamt ohne Beanstandung abgeschlossen werden. Dies garantiert die fortlaufenden Einnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sowie eine weitere Anerkennung der Gemeinnützigkeit.
