Kooptation in den Vorstand

In Vereinen passiert es immer wieder, dass Vorstandsmitglieder unerwartet vor dem Ende ihrer Amtsperiode ausscheiden. Sei es wegen Krankheit, beruflicher Verpflichtungen oder weil sie zurücktreten. Die damit verbundenen Folgen können beim Verein mitunter zu erheblichen Problemen führen, insbesondere, wenn er dadurch z. B. plötzlich handlungsunfähig werden sollte. Dem kann man vorbeugen, indem man in die Satzung eine Regelung zur Kooptierung bzw. kommissarischen Berufung eines neuen Mitglieds in den Vorstand aufnimmt.

Nach § 27 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) wird der Vorstand durch die Mitgliederversammlung bestellt/gewählt. Scheiden Vorstandsmitglieder noch während der laufenden Amtszeit aus, ist es oft nicht möglich, sofort eine Mitgliederversammlung zur Neuwahl einzuberufen. Der Vorstand wiederum darf die offenen Posten auch nicht einfach neu besetzen. Der Verein ist also in einer Zwickmühle.

Der § 40 BGB schafft Abhilfe

Zum Glück gibt es den § 40 BGB (Nachgiebige Vorschriften), wonach es zulässig ist, bestimmte Paragrafen des BGB durch eine Satzungsgestaltung zu verändern. Der § 27 Abs. 1 BGB gehört zu diesen nachgiebigen Vorschriften. Das heißt, in dem Moment, wo die Satzung den Vorstand ermächtigt, sich selbst zu ergänzen, wurde für diesen Fall – abweichend von § 27 BGB – der Mitgliederversammlung die Zuständigkeit für die Wahl des Vorstands entzogen.

Was ist eine Kooption?

Kooptieren bedeutet so viel wie „dazuwählen“ – sie also eine sogenannte Ergänzungswahl Das Vereinsrecht versteht darunter eine Selbstergänzung des Vorstands, wenn Vorstandsmitglieder kurzfristig ausgefallen sind und eine Mitgliederversammlung vorläufig nicht geplant ist. Dieses Selbstergänzungsrecht des Vorstands muss seine Grundlage in der Satzung haben (OLG Hamm 06.09.2007 – Az. 15 W 129107). Allerdings ist es nicht unbegrenzt wahrnehmbar. Die Ermächtigung für den Vorstand alle Vorstandsämter per Zuwahl selbst zu bestellen, wäre dann unzulässig, wenn es den Mitgliedern nicht mehr möglich wäre, diese Satzungsformulierung wieder zu ändern.

Die Satzung sollte zur Kooption außerdem zwei wesentliche Punkte regeln:

  1. Die Amtsdauer des kooptierten Vorstandsmitglieds. Üblicherweise legt die Satzung fest, dass die Kooptierung nur bis zur nächsten Mitgliederversammlung gilt, sie kann aber auch bis zur turnusmäßigen Neuwahl des Vorstands dauern.
  2. Es sollte eine maximale Anzahl von Vorstandsmitgliedern festgelegt sein, die als kooptiertes Mitglied in den Vorstand aufgenommen werden dürfen, damit nicht der gesamte Vorstand wechseln kann, ohne dass die Mitgliederversammlung darauf Einfluss hat.

Satzungsklausel für die Kooption

„Scheidet ein Vorstandsmitglied vor Ablauf der Amtszeit aus, können die verbliebenen Vorstandsmitglieder aus dem Kreis der Vereinsmitglieder für die restliche Dauer der Amtszeit / bis zur nächsten Mitgliederversammlung ein Ersatzmitglied in den Vorstand kooptieren. Maximal dürfen zwei Vorstandsmitglieder kooptiert werden“

Ersatzmitglieder

Es gibt noch eine andere Möglichkeit, den Vorstand zu ergänzen, falls Vorstandsmitglieder nicht mehr zur Verfügung stehen. Bei der regulären Vorstandswahl könnten zum Beispiel pro Vorstandsposition jeweils Ersatzkandidaten mitgewählt werden. Diese rücken dann automatisch in das frei gewordene Amt nach, ohne dass die Mitgliederversammlung nochmals wählen muss. Damit bleibt die Entscheidungsbefugnis für die Vorstandsbestellung bei der Mitgliederversammlung.

Satzungsklausel für Ersatzmitglieder

„Bei der Vorstandswahl wird durch die Mitgliederversammlung für jedes Vorstandsamt ein Ersatzkandidat gewählt, der beim Ausscheiden eines Vorstandsmitgliedes vor Ende der Amtszeit, dieses Amt bis zur turnusmäßigen Neuwahl (alternativ: bis zur Einberufung einer Mitgliederversammlung) übernimmt. Ein erneuter Beschluss der Mitgliederversammlung ist dafür nicht erforderlich.“

Wie läuft eine korrekte Kooption ab?

  1. Ist ein Vorstandsmitglied ausgeschieden, muss der Vorstand einen Beschluss herbeiführen. Dazu wird frist- und formgerecht eine Vorstandssitzung einberufen und darüber abgestimmt, das offene Amt durch Kooption zu besetzen. Ob die für die Neuwahl die einfache Mehrheit, eine qualifizierte Mehrheit oder sogar Einstimmigkeit (nicht empfehlenswert) der Vorstandsmitglieder erforderlich ist, muss sich aus der Satzung ergeben. Enthält diese keine Regelung, genügt die einfache Mehrheit (§ 28 BGB).
  2. Ist der Vorstand zusammengetreten, muss geprüft werden, ob er laut Satzung beschlussfähig ist. Es kann durchaus sein, dass die Satzung für die Beschlussfähigkeit eine bestimmte Anzahl anwesender Vorstandsmitglieder vorschreibt. Das muss dann berücksichtigt werden.
  3. Der Beschluss beinhaltet selbstverständlich auch, welche Person kooptiert werden soll. Das setzt natürlich voraus, dass mit ihr im Vorfeld geredet wurde und das Einverständnis vorliegt.
  4. Von der Vorstandssitzung mit dem Kooptionsbeschluss muss ein Protokoll angefertigt werden. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn die Kooption in den Vorstand nach § 26 BGB – den vertretungsberechtigten Vorstand – erfolgt ist. Dieses Protokoll muss nämlich dann dem Amtsgericht vorgelegt werden, damit es prüfen kann, ob der Beschluss auf der Basis der entsprechenden Satzungsregelungen gefasst wurde.
  5. Erfolgte die Kooptierung in den vertretungsberechtigten Vorstand, muss das neue Vorstandsmitglied, nach vorheriger notarieller Beglaubigung der Unterschrift, beim Vereinsregister (Amtsgericht) eingetragen werden (§ 67 BGB).

Vertretungsbefugnis

Eine Frage, die immer wieder gestellt wird ist, ob kooptierte Vorstandsmitglieder, die ja nur kommissarisch – also vorübergehend – berufen wurden, auch berechtigt sind, den Verein im Außenverhältnis zu vertreten. Das richtet sich einzig und allein danach, in welche Position das Vorstandsmitglied kooptiert wurde. Gehört die Position laut Satzung zum vertretungsberechtigten Vorstand nach § 26 BGB, dann hat es auch Vertretungsbefugnisse. Voraussetzung ist natürlich, dass die Eintragung beim Amtsgericht erfolgt ist. Darin besteht kein Unterschied zu einer regulären Vorstandswahl durch die Mitgliederversammlung.

Stimmrecht

Ist die Kooption in den Vorstand korrekt erfolgt, hat diese Person auch Stimmrecht in Vorstandssitzungen. Allerdings könnte die Satzung festlegen, dass das Stimmrecht nur auf bestimmte Beschlüsse beschränkt ist.

Was passiert, wenn es keine Satzungsregelung zur Kooption gibt?

Sieht die Satzung keine Kooption bzw. kommissarische Berufung vor und es ist keine Mitgliederversammlung kurzfristig durchführbar, die Aufgaben müssen aber erledigt werden, gibt es noch eine andere Möglichkeit, die aber nur sinnvoll ist, wenn der Verein weiterhin die Handlungsfähigkeit im Außenverhältnis besitzt.

Unter kommissarischer Besetzung wird oft auch verstanden, dass lediglich die Verwaltungs- und Organisationsaufgaben dieser Vorstandsposition durch eine geeignete Person des Vereins (oder auch einem externen Dritten) abgesichert werden ohne, dass diese Person Vertretungs- und Repräsentationsvollmachten im Außenverhältnis und auch kein Stimmrecht in der Vorstandssitzung hat, da sie nicht den Status eines Vorstandsmitgliedes besitzt. Das ist eine gängige Verfahrensweise, um die Vereinsabläufe in Gang zu halten. So etwas wäre sinnvoll, wenn z.B. der Kassenwart ausfällt, eine Selbstergänzung des Vorstandes lt. Satzung aber nicht möglich ist, jemand aber die Buchungen durchführen und die Bücher führen soll – also die reinen „handwerklichen Tätigkeiten“ ausführt. Der Vorstand hat allerding die Pflicht, diese Prozesse zu überwachen, da nur er dafür haftet. Auch kann nur er, die erforderlichen Unterschriften leisten – es sei denn, er vergibt entsprechende Vollmachten.

Praktischer ist es in jedem Fall, wenn Sie die Kooptation per Satzungsänderung beschließen.

Fazit

Jeder Verein ist gut beraten, wenn er in die Satzung die Möglichkeit der Kooption – also der Selbstergänzung – aufnimmt. Dadurch sichert er sich die Handlungsfähigkeit beim plötzlichen Ausscheiden von Vorstandsmitgliedern.

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Fragen und Antworten zum Thema Kooptation

Eine Kooption ermöglicht es, ausgefallene Vorstandsmitglieder schnell zu ersetzen – auch ohne Mitgliederversammlung. Sie wird auch Selbstergänzung genannt.

Nein, alle Begriffe werden synonym verwendet.

Es muss eine Vorstandssitzung mit Kooptionsbeschluss abgehalten werden. Nähere Informationen zum konkreten Ablauf finden Sie im Artikel.

Ja. Mit einer Klausel zur Kooption schaffen Sie Planungs- und Handlungssicherheit für den Fall, dass ein Vorstandsmitglied unerwartet ausscheidet.

Nein. In diesem Fall können Sie ein Vereinsmitglied kommissarisch berufen, damit die organisatorischen Tätigkeiten weitergeführt werden. Vertretungsbefugt ist dieses Mitglied dann aber nicht.
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