Vereinssatzung: Schützen Sie Ihren Vorstand vor Handlungsunfähigkeit

Die Vereinssatzung sichert den Erhalt der Handlungsfähigkeit des Vorstands

Leider wird es immer schwieriger, Nachwuchs für den Vorstand zu finden. Sieht Ihre Satzung eine Vielzahl von Vorstandsmitgliedern vor, kann das dazu führen, dass manche Vorstandsposten vakant bleiben oder der Verein sogar handlungsunfähig wird. Das möchten Sie unter allen Umständen verhindern.

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Stellen Sie jetzt Ihre Vereinssatzung im wahrsten Sinne des Wortes auf den Prüfstand und machen Sie sie – und damit Ihren Verein – zukunftsfest. Durch klug gewählte Satzungsregelungen können Sie dies verhindern. Doch es gibt noch einen weiteren Grund für eine zusätzliche Absicherung per Satzungsklausel. Es ist juristisch umstritten, ob der Vereinsvorstand überhaupt noch wirksam Beschlüsse fassen kann, wenn nicht alle Vorstandsposten besetzt sind. Sogar noch problematischer ist die Situation dann, wenn die zur Vertretung des Vereins erforderliche Zusammensetzung des Vorstands nicht mehr gegeben ist.

Beispiel: Der Kleingartenverein Musterhausen e. V. wird laut Satzung gemeinsam vom ersten Vorsitzenden und vom zweiten Vorsitzenden vertreten. Als der zweite Vorsitzende bei einem Autounfall tödlich verunglückt, ist der Verein bis zur Neuwahl eines Nachfolgers rechtlich handlungsunfähig, weil die Vereinssatzung nur die gemeinsame Vertretung des Vorstands durch beide Vorstandsmitglieder vorsieht. Eine sinnvolle und praxisbewährte Alternative in Ihrer Satzung könnte so aussehen:

Achten Sie auf eine passende Vertretungsregelung in der Vereinssatzung

Ein Fallbeispiel: Die Westdeutsche Zeitung berichtete über einen Eklat bei einer Mitgliederversammlung. Der Vorsitzende ist Ende letzten Jahres gestorben. Laut Satzung aber kann der Verein nur von einem ersten Vorsitzenden rechtlich nach außen und innen vertreten werden. Eine häufig anzutreffende Satzungsregelung, die, wie der Fall zeigt, einen Verein schnell lähmen kann. Denn der zweite Vorsitzende handelte nun munter ohne seinen ersten Vorsitzenden weiter – obwohl er es eigentlich nicht konnte.

Wenn nämlich in der Satzung nun einmal steht, dass ein Verein vom ersten und zweiten Vorsitzenden vertreten wird, kann keiner von Beiden ohne den anderen handeln.

Mit seinem eigenmächtigen Handeln hat jedenfalls der zweite Vorsitzende Tür und Tor für Streitigkeiten in der Mitgliederversammlung geöffnet. Die von ihm während der Zeit ohne ersten Vorsitzenden vorgenommenen Rechtsgeschäfte für den Verein sind allesamt angreifbar.

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Eine solche Handlungsunfähigkeit hat weitreichende Folgen. Zum Beispiel bei

  •  Der Kündigung von Vereinsmitarbeitern

Ist der Verein handlungsunfähig, kann der Verein Arbeitsverträge mit Mitarbeitern nicht wirksam kündigen. Das ist in manchen Fällen äußerst fatal, z. B. wenn bekannt wird, dass ein Jugendtrainer die gebotene und erforderliche Distanz zu den Mitgliedern seiner Trainingsgruppe verletzt hat.

  •  Der Einlegung von Rechtsmittel

Beispiel: Das Finanzamt hat die Gemeinnützigkeit eines Vereins aberkannt. Der dringend notwendige Einspruch gegen diesen Bescheid kann nicht innerhalb der gesetzlichen Frist erhoben werden.

  • Der Optimierung des Versicherungsschutzes

Beispiel: Es hat sich herausgestellt, dass die bisherigen Versicherungssummen des Vereins nicht ausreichen. Da der Vorstand in der verbleibenden Konstellation jedoch nicht handlungsfähig ist, kann die Anpassung nicht erfolgen.

Wie hätte es der zweite Vorsitzende richtig gemacht?

Ganz klar – nach dem Tod des 1. Vorsitzenden hätte er sofort (natürlich unter Beachtung der in der Satzung genannten Ladungsfristen) eine außerordentliche Mitgliederversamlung einberufen müssen, einziges Ziel: Komplettierung des Vorstands und damit Wiederherstellen der Handlungsfähigkeit.

Vertretungsregelung in der Satzung

Der zweite Vorsitzende war der Meinung: Da in drei Monaten sowieso die „normale“ Mitgliederversammlung ansteht, lässt sich die Zeit irgendwie überbrücken. Lässt sie sich aber eben nicht, sofern Rechtsgeschäfte anstehen. Deshalb wäre er gezwungen gewesen, eine Mitgliederversammlung einzuberufen.  Der Verein steckte also mitten in der Satzungsfalle, die nur ein gemeinsames Handeln des ersten und zweiten Vorsitzenden zulässt.

Die Lösung:
Damit so etwas nie wieder passiert, tut der Verein gut daran, seine Satzung für alle zukünftigen Fälle zu ändern. Denn immer wenn Ihr Verein handlungsunfähig ist, ist zunächst einmal die Vereinsarbeit erschwert.

Außerdem droht in einem solchen Fall unter Umständen die Einsetzung eines Notvorstands. Denn jeder Beteiligte kann einen Antrag beim Amtsgericht auf Ernennung eines Notvorstands stellen, wenn dies erforderlich ist, um Rechte zu wahren oder auszuüben. Im schlimmsten Fall kann auch ein Externer als Notvorstand eingesetzt werden. Unter Umständen hat dieser einen Vergütungsanspruch gegen den Verein. Alles das sind Situationen, die Sie im Interesse Ihres Vereins vermeiden sollten.

Das heißt erstens:
Keine Regelung wie „Der Verein wird von dem 1. und dem 2. Vorsitzenden gemeinsam vertreten“. Sie ist unglücklich, denn ist einer der beiden verhindert, ist eine Vertretung des Vereins nach außen nicht möglich. Es droht die Einsetzung eines Notvorstands.

Das heißt zweitens:
Besser auch keine Regelung wie: „Der Verein wird von dem 1. und dem 2. Vorsitzenden vertreten, sie haben jeweils  Einzelvertretungsbefugnis“, weil diese Regelung das 4-Augen-Prinzip unterläuft.

Das heißt drittens:
Mit einer Regelung wie „Der Vorstand nach § 26 BGB besteht aus dem 1. Vorsitzenden, dem 2. Vorsitzenden und dem Schatzmeister. Jeweils zwei von ihnen vertreten den Verein gemeinsam“ fahren Sie und Ihr Verein wirklich am allerbesten, denn:

Diese Regelung kombiniert die Vorteile einer flexiblen Regelung zur Vertretung des Vereins mit dem Vier-Augen-Prinzip. Sie bietet damit eine sinnvolle Kombination aus Praktikabilität und Sicherheit und ist damit die empfehlenswerteste der hier genannten Varianten.

Fazit:
Mit einer passenden Vertretungsregelung in der Satzung schützen Sie sich und Ihren Verein – und stellen sicher, dass dann, wenn einzelne Vorstandsmitglieder ausfallen, der Verein handlungsfähig bleibt.

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Bei Wahlen unangenehme Überraschungen vermeiden

Mit den turnusmäßig anstehenden Neuwahlen endet das Amt des amtierenden Vorstands. Finden sich keine Nachfolger, wäre der Verein damit führungslos. Das können Sie mit folgender Satzungsregelung verhindern. Die alten Vorstandsmitglieder können dann noch versuchen, einen neuen Anlauf zu nehmen, um doch noch Nachfolger zu finden und in einer weiteren Mitgliederversammlung wählen zu lassen.

Durch die Möglichkeit zur Selbstergänzung flexibel bleiben

Die Kooptation oder Selbstergänzung des Vorstands aufgrund einer Satzungsregelung verschafft dem Vorstand auch gegenüber der Mitgliederversammlung eine starke Position und hat sich in vielen Vereinen bewährt. Sie gibt ihm die Möglichkeit, im Bedarfsfall selbst ein Ersatzmitglied auszuwählen und zu bestellen. Wenn auch Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, können Sie sich an der folgenden Satzungsformulierung orientieren:

Kontinuität durch einen besonderen Vertreter schaffen

Neben dem Vorstand kann der Verein auch durch einen sogenannten besonderen Vertreter rechtlich vertreten werden (§ 30 BGB). Auch ein Geschäftsführer, den der Verein eventuell beschäftigt, fällt in die Kategorie „besonderer Vertreter“. Die Installation eines Geschäftsführers bzw. besonderen Vertreters hat den Vorteil, dass zumindest die operativen Aufgaben des Vereins auch beim Ausfall von Vorstandsmitgliedern weitergeführt werden können. Möglich wird es durch diese

Welche Regelung in Ihrer Vereinssatzung nicht fehlen darf

Austritt aus dem Verein:  für den Vorstand ärgerlich, aber nicht verhinderbar. Denn eine lebenslange Mitgliedschaft kraft Satzung – das ist in Deutschland ausgeschlossen. Schließlich heißt es in § 39 des Bürgerlichen Gesetzbuchs in Absatz 1 ausdrücklich:

„Die Mitglieder sind zum Austritt aus dem Verein berechtigt.“

Wichtig:
Bei dem Austritt handelt es sich um eine zugangsbedürftige Erklärung des Mitglieds, die in der Satzung ebenso geregelt werden soll wie die Aufnahme eines Mitglieds. Das ist in §  58 Nr. 1 BGB vorgeschrieben. Dort heißt es nämlich:

Die Satzung soll Bestimmungen enthalten über den Eintritt und Austritt der Mitglieder.

Sollte das Registergericht tatsächlich übersehen haben, dass eine Regelung zum Austritt fehlt, empfiehlt es sich, diese Lücke in der Satzung umgehend zu schließen. Der Grund: Wenn dort nichts anderes geregelt ist, können die Mitglieder Ihres Vereins jederzeit ohne Einhaltung einer Frist, also von einem auf den anderen Tag, kündigen. Dazu reicht es dann, dass die Austrittserklärung einem Vorstandsmitglied ausgehändigt bzw. zugeschickt wird. Nun habe ich tatsächlich kürzlich eine ältere Satzung gesehen, in der eine Regelung fehlt. Hier gilt:

Das Risiko, dadurch in erheblichem Umfang Mitgliedsbeiträge zu verlieren, werden Sie sicherlich nicht eingehen wollen.

Übrigens:
Konkret darf in der Satzung vorgeschrieben werden, dass der Austritt nur am Schluss eines Geschäftsjahres oder erst nach Ablauf einer Kündigungsfrist zulässig ist, die nicht länger als zwei Jahre sein darf (§ 39 Abs. 2 BGB). Angenommen, das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr, dann wäre also eine Satzungsregelung wie die folgende zulässig.

Formulierungsbeispiel:
Der Austritt eines Mitglieds ist nur zum Ende eines Kalenderjahres unter Einhaltung einer Frist von zwei Kalenderjahren zulässig.

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Wichtige Klausel zur Vereinsauflösung für Ihre Satzung

Vereinsauflösung: Gemeinnützige Vereine müssen laut Abgabenordnung bestimmte Regelungen zur Mittelverwendung und zur selbstlosen Tätigkeit enthalten, sonst werden sie nicht als gemeinnützig anerkannt. Ältere Satzungen enthalten diese Regelungen häufig nicht oder nicht vollständig, denn die Steuermustersatzung wurde weiterentwickelt.

Zwar müssen Sie deshalb nicht extra eine Satzungsänderung vornehmen, aber: Bei der nächs ten regulär durchzuführenden Satzungsänderung sollen Vereine ihre Satzung an die aktuelle Steuermustersatzung anpassen. Tun Sie es nicht, liefern Sie dem Fiskus geradezu eine Steilvorlage, um Ihrem Verein zumindest vorübergehend die Gemeinnützigkeit abzuerkennen. Denn: Der Wortlaut der Steuermustersatzung ist zwingender Bestandteil der Satzung eines gemeinnützigen Vereins.

Die entscheidende Änderung in der Steuermustersatzung ist der Satz zur Vermögensbindung, also die Regelung, dass bei Auflösung oder Ende des Vereins die Mittel an einen anderen Verein oder eine Körperschaft des öffentlichen Rechts fließen. Deshalb: Prüfen Sie die Satzung Ihres Vereins, ob sie die aktuelle Klausel enthält. Sie könnte so aussehen:

Bei Auflösung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an …(Name eines anderen gemeinnützigen Vereins), der es unmittelbar und ausschließlich für steuerbegünstigte Zwecke zu verwenden hat.

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Muster-Satzungsregelung:

Der Vorstand nach § 26 BGB besteht aus dem ersten Vorsitzenden, dem zweiten Vorsitzenden und dem Schatzmeister. Jeweils zwei von ihnen vertreten den Verein gemeinsam.

Eine gut strukturierte Satzung ist das Rückgrat ihres Vereins und erspart Ihnen viel Ärger. Wir haben für Sie eine Mustersatzung für Ihren Verein erstellt, welche Sie nach Belieben anpassen können.

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