In immer mehr Vereinen setzt sich die Einladung per E-Mail durch. Doch das ist nicht unproblematisch. Denn egal, wie Sie einladen – es muss sichergestellt werden, dass alle teilnahmeberechtigten Vereinsmitglieder ohne Schwierigkeiten von der Einberufung der Mitgliederversammlung Kenntnis erhalten.
Dürfen Sie Teilnehmer per E-Mail zur Mitgliederversammlung einladen?
Grundsätzlich dürfen Sie Teilnehmer zur Mitgliederversammlung nur per E-Mail einladen, wenn sich in der Satzung eine entsprechende Regelung findet. Denn an diese Regelungen sind Sie zwingend gebunden.
In der Regel sieht die Satzung eine der folgenden Einladungsformen vor:
- telefonisch
- schriftliche Unterrichtung
- Aushang
- Abdruck in der Vereinszeitung
- Veröffentlichung in einer dafür von der Satzung vorgesehenen und konkret bezeichneter Tageszeitung
- Aushang am Schwarzen Brett.
Um es ganz deutlich zu sagen: An diese Einladungsform sind Sie gebunden! Eine andere Form der Einladung, zum Beispiel per E-Mail, ist nicht erlaubt.
Wann dürfen Sie die Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail verschicken?
Möchten Sie per E-Mail einladen, brauchen Sie eine entsprechende Satzungsgrundlage dafür. Sie können im Rahmen einer zukünftigen Satzungsänderung eine Anpassung vornehmen, beispielsweise indem Sie zur Einladung festlegen:
Die ordentliche Mitgliederversammlung wird vom Vorstand des Vereins nach Bedarf, mindestens aber einmal im Geschäftsjahr, nach Möglichkeit im ersten Halbjahr des Geschäftsjahrs, einberufen. Die Einladung erfolgt 14 Tage/1 Monat vorher per E-Mail durch den Vorstand mit Bekanntgabe der vorläufig festgesetzten Tagesordnung an die dem Verein zuletzt bekannte Mitgliedsadresse. Mitglieder, die keine E-Mail-Adresse haben, werden per Brief eingeladen.
Klären Sie aber mit dem Registergericht vorher ab, ob eine solche Regelung akzeptiert wird. Einige Registergerichte lehnen es ab, eine solche Änderung einzutragen, sofern sie nur (also ausschließlich) die Einladung per E-Mail vorsieht. Mit der oben genannten Formulierung dürften Sie aber auf der sicheren Seite sein, zumal es den Vereinen in Deutschland gestattet ist, in ihrer Satzung mehrere Ladungsformen vorzusehen.
