Einladung zur Mitgliederversammlung – was Vereine alles beachten müssen

Die Mitgliederversammlung ist die zentrale Veranstaltung des Vereins, die mit entsprechender Organisation verbunden ist. Den vor allem die Gültigkeit von Beschlüssen der Mitgliederversammlung führt in Vereinen oft zu Streitigkeiten. 

Dabei werden einerseits Formfehler hervorgehoben, um Beschlüsse anzufechten, auf der anderen Seite machen jedoch auch die zuständigen Organe (also in der Regel der Vorstand) oftmals Fehler bei der Einladung, weil sie sich nicht genug im Bereich Vereinsrecht auskennen.

Bei der letzteren gilt:

Wenn Sie zu einer Mitgliederversammlung einladen, gelten sowohl bei ordentlichen als auch außerordentlichen Versammlungen stets die Bestimmungen aus der Vereinssatzung

Es gibt viele Möglichkeiten, wie man die Mitglieder eines Vereins zur Mitgliederversammlung (sei es die Hauptversammlung, Jahreshauptversammlung u.a.) einladen kann. Dabei müssen Sie jedoch Einiges beachten – die Einladung muss z. B. an alle Mitglieder versandt werden, sie fristgerecht erreichen usw. 

Damit die Einladung zur Mitgliederversammlung gemäß den Regelungen abläuft, haben wir für Sie alle wichtigen Informationen in diesem Beitrag zusammengefasst. 

So erfahren die Mitglieder von der Versammlung 

Es gibt viele Wege der Informationsübermittlung. Wie die Einladung zur Mitgliederversammlung ausgesprochen werden soll, muss laut § 58 Nr. 4 BGB in der Satzung festgelegt werden. 

Infrage kommt dabei die Bekanntgabe per

  • Brief
  • E-Mail
  • Rundschreiben
  • Fax
  • Vereinszeitung
  • Tageszeitung (hier muss der Name der Zeitung erwähnt werden, damit die Vereinsmitglieder wissen, wo sie die Einladung zur Mitgliederversammlung finden können)

Früher war es gang und gäbe, die Tageszeitung als Übermittlungsorgan zu wählen – sie druckte Vereinseinladungen meist kostenlos ab und wurde in quasi allen Haushalten gelesen. 

Inzwischen haben sich die Zeiten geändert: Die Zahl derer, die gedruckte Zeitungen lesen, ist deutlich zurückgegangen. Entsprechend ist die Tageszeitung allein meist nicht mehr ausreichend, um alle Mitglieder zu erreichen. Gerade dies ist aber ungemein wichtig. 

Sämtliche Beschlüsse können nämlich angefochten werden, wenn nicht alle Mitglieder zur Versammlung eingeladen worden sind. 

Je nach Art des Vereins muss aber auch nicht jedes Mitglied eine E-Mail-Adresse haben. Entsprechend ist es wichtig, dass der Vorstand sich Gedanken darüber macht, welche Kommunikationsarten er kombinieren kann, um alle Mitglieder sicher zu erreichen. 

Diese Einladungsformen werden dann in der Vorschrift für die Einladung in der Satzung explizit genannt.

Achtung: Der beschriebene Prozess gilt nur für die ordentliche Mitgliederversammlung. Für die Einladung zur außerordentlichen Versammlung darf die Einladung per Tageszeitung nicht genutzt werden. Dazu später noch mehr. 

Die Einladungsfrist 

In der Satzung kann auch eine Frist angegeben werden, wie lange vor der Mitgliederversammlung die Einladungen den Mitgliedern zugehen sollten. 

Gesetzlich ist das jedoch nicht geregelt; die Frist sollte lediglich “angemessen” sein. Sie darf jedoch nicht zu kurz sein, denn jedes Mitglied sollte die Möglichkeit haben, sich auf die Versammlung vorzubereiten und an ihr teilzunehmen.

Die Satzung kann bestimmen, ob die Einladung beispielsweise zwei, drei, vier oder gar sechs Wochen früher bei den Mitgliedern eintreffen muss. Diese Frist einzuhalten, ist von großer Bedeutung. 

Bekommen die Mitglieder die Einladungen zu spät, können sie alle auf der Versammlung diskutierten Beschlüsse anfechten

Das ist vor allem bei der Einladung via Zeitung oder Brief zu berücksichtigen: Erscheinen Zeitungen beispielsweise erst nach Ablauf der Frist, ist die Versammlung beschlussunfähig

Gleiches gilt, wenn Briefe zu spät ankommen. Hier gilt nicht der Poststempel, sondern der Tag des Erhalts. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, arbeitet hier also mit mehreren Tagen Puffer.

Übrigens: Es ist nicht Aufgabe des Vorstands, den Mitgliedern nach ihren aktuellen Adressen hinterherzutelefonieren. Entsprechend sollte in die Satzung aufgenommen werden, dass Briefe und Mails jeweils an die letzte von den Mitgliedern bekannte Adresse übermittelt werden. 

Kommt ein Brief wegen einer veralteten Adresse zu spät an, hat das keinen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit der Versammlung.

Die richtige Person muss zur Mitgliederversammlung einladen

Ein Blick in die Satzung verrät, wer für die Einladung zur Mitgliederversammlung zuständig ist. 

Diese Person muss dann die Einladungen aussprechen; kommen sie von jemand anderem, sind die Beschlüsse nichtig

Gibt es in der Satzung keine Vorgaben, übernimmt der Hauptvorstand die Rolle des Einladenden.

Auf dem Bild sind Papierklammern, eine Tasse Kaffee und ein Notizbuch. Auch eine Tagesordnung gehört auf die Einladung zur Mitgliederversammlung. In diesem Abschnitt erfahren Sie alle wichtigen Informationen dazu.

Quelle: Northfolk / Unsplash

Die Tagesordnung muss mit in die Einladung

Die Mitglieder des Vereins müssen rechtzeitig wissen, worum es auf der Mitgliederversammlung geht, damit sie sich vorbereiten und notwendige Informationen einholen können. 

Deshalb muss der Einladung die Tagesordnung beigefügt werden. 

Haben Mitglieder beantragt, bestimmte Beschlussgegenstände auf die Tagesordnung zu setzen (sogenannte Sachanträge), muss der Vorstand prüfen und entscheiden, ob den Anträgen stattgegeben wird. 

Eventuell ist hier noch erforderlich

  1. Rücksprachen mit den betreffenden Mitgliedern zu halten, um den Sachverhalt oder beispielsweise auch den Hintergrund für den Antrag zu klären,
  2. rechtlichen Rat einzuholen.
In der Satzung kann geregelt werden, dass nur solche Sachanträge berücksichtigt werden, die innerhalb einer bestimmten Frist vor der Mitgliederversammlung gestellt worden sind. Zudem kann die Satzung vorsehen, dass die Sachanträge schriftlich gestellt werden müssen.

Auf der anderen Seite kann die Satzung aber auch regeln, dass selbst nach Bekanntgabe der Tagesordnung noch zusätzliche Sachanträge zulässig sind. 

Solche Anträge werden als Dringlichkeitsanträge bezeichnet. Deren Zulassung geht allerdings zulasten der Mitglieder, die 

  1. von der neuen Situation überrascht werden,
  2. oft kaum in der Lage sind, über die zusätzlichen Anträge verantwortlich abzustimmen.

Wenn Dringlichkeitsanträge laut der Satzung überhaupt zulässig sind, dann sollten sie zumindest für solche Beschlussgegenstände ausgeschlossen werden, die für den Verein von grundlegender Bedeutung sind, wie zum Beispiel: 

Wenn Fehler zu anfechtbaren oder nichtigen Beschlüssen führen

Bei der Einladung durch die falsche Person werden (wie oben erklärt) alle Beschlüsse auf der Versammlung nichtig

Das bedeutet, dass man sie auch im Nachhinein nicht für gültig erklären kann. Stattdessen muss die Versammlung erneut und unter den richtigen Voraussetzungen einberufen und die Beschlüsse auf korrekte Weise erneut gefasst werden.

Wurden nicht alle Mitglieder eingeladen oder erreichten die Einladungen ihren Zielort nicht in der angegebenen Frist, sind die Beschlüsse nicht unbedingt nichtig, sondern anfechtbar

Das bedeutet, dass sie gültig sind, bis ein Mitglied sie anficht. Trotz des Formfehlers bei der Einladung können die Beschlüsse also wirksam sein. 

Die Mitglieder müssen die beanstandeten Beschlüsse auch relativ zeitnah anfechten.

Ihnen bleiben nach der Versammlung dafür vier Monate Zeit, danach sind die Beschlüsse wirksam und die Anfechtung ist nicht mehr statthaft. 

Alle Beschlüsse pauschal anzufechten, ist nicht zulässig: Das Mitglied muss den genauen Beschluss nennen.

Auf dem Bild ist ein Laptop-Bildschirm, auf dem die Gmail-Seite geöffnet ist. Jetzt erfahren Sie anhand eines Beispiels, warum man bei der Einladung zur Mitgliederversammlung vorsichtig sein sollte.

Quelle: Krsto Jevtic / Unsplash

Wenn Sie zur Mitgliederversammlung einladen, ist Vorsicht geboten – Beispiel aus der Praxis

Dass man bei der Einladung zur ordentlichen oder außerordentlichen Versammlung jedoch vorsichtig sein sollte, macht ein Urteil des Oberlandesgericht (OLG) Hamm vom 18.12.2013 deutlich (Az.8 U 20/13). 

Im entschiedenen Fall sah die Satzung eines Vereins folgendes vor:

  • Die ordentliche Mitgliederversammlung hat jährlich stattzufinden.
  • Diese ist unter Einhaltung einer bestimmten Frist durch Veröffentlichung im Vereinsblatt mit Angabe der Tagesordnung und des Versammlungsortes einzuberufen. 

Der Fall: Zur Versammlung 2012 lud der Vorstand die Mitglieder nach folgendem Muster zur Mitgliederversammlung ein:

  1. Es erfolgte zunächst eine Einladung via E-Mail-Newsletter.
  2. Danach wurden die Mitglieder per Brief (Infopost) eingeladen.

Sie ahnen, was passierte: Da der Vorstand anders eingeladen hatte, als es die Satzung vorsieht, hielt ein Mitglied sowohl die Wahlen als auch die Beschlüsse der im Juni 2012 abgehaltenen Mitgliederversammlung für unwirksam. Es klagte vor Gericht.

So hat das Gericht entschieden

Der Vorstand hat nicht satzungsgemäß zur Mitgliederversammlung eingeladen. Sowohl die Wahlen, als auch die Beschlüsse der Mitgliederversammlung vom Juni 2012 sind nichtig

Dabei spielt es keine Rolle, ob bei ordnungsgemäßer Einladung mit hoher Wahrscheinlichkeit ähnliche Abstimmungsergebnisse zustande gekommen wären oder nicht. 

Solange es dem Verein objektiv nicht unmöglich ist, satzungsgemäß einzuladen, ist er strikt an die Vorgaben der Satzung gebunden.

Erschwerend kommt noch hinzu, dass der Verein die Einladung per Brief mittels „Infopost“ verschickt hat – so wie auch Werbesendungen verschickt werden. 

Der Verein als Absender des Briefes wurde auf dem Umschlag nicht genannt. Damit wäre es sehr wahrscheinlich, dass viele Mitglieder mit Stimmrecht die Einladung gar nicht als solche wahrgenommen haben und davon ausgingen, dass es sich um eine Werbesendung handelte, die unbeachtet fortgeworfen wurde. 

Was das Urteil für Sie bedeutet:

Bei der Einladung zu Ihrer Mitgliederversammlung sind Sie an die Regelungen der Satzung gebunden. Ist dort festgehalten, dass Sie via Brief einladen, können Sie beispielsweise dann nicht via E-Mail allein einladen

Ist dort festgehalten, dass Sie via „Aushang am Schwarzen Brett in den Gemeinschaftsräumen des TSV Musterhausen spätestens 3 Wochen vor der Versammlung unter Bekanntgabe der Tagesordnung“ einzuladen haben, geht es nicht ohne diesen Aushang dort. 

Wenn Sie die Einladungsform ändern wollen, bedarf es also zwingend einer Satzungsänderung

Tipp: Das heißt aber auch, dass damit jeder Verein in seiner Satzung weitgehend frei bestimmen kann, wie die Einladung zu erfolgen hat. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass jedes Mitglied ohne unverhältnismäßigen Aufwand Kenntnis von der Einladung bekommt.

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Fragen und Antworten

Die Tagesordnung muss Teil der Einladung sein, damit die Mitglieder Bescheid wissen, welche Themen bei der Versammlung behandelt werden und sie sich darauf vorbereiten können.

Wenn man zu einer Mitgliederversammlung einlädt, gelten immer die Bestimmungen aus der Vereinssatzung.

In solchen Fällen sind die Beschlüsse der Mitgliederversammlung nichtig. In der Satzung des jeweiligen Vereins steht, wer für die Einladungen zuständig ist.
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