Einladung zur Mitgliederversammlung

Es gibt eine Reihe von Wegen, auf denen man die Mitglieder eines Vereins zur Mitgliederversammlung einladen kann. Wichtig ist, dass die Einladung an alle Mitglieder versandt wird und sie auch erreicht, dass sie ihnen pünktlich zugeht und dass sie von der richtigen Person ausgesprochen wird. Außerdem muss sie die Tagesordnung enthalten.

So erfahren die Mitglieder von der Versammlung

Es gibt viele Möglichkeiten der Informationsübermittlung. Wie die Einladung zur ordentlichen Mitgliederversammlung ausgesprochen werden soll, muss laut § 58 Nr. 4 BGB in der Satzung festgelegt werden. Infrage kommt dabei die Bekanntgabe per

  • Brief
  • E-Mail
  • Rundschreiben
  • Fax
  • Vereinszeitung
  • Tageszeitung (die genau bezeichnet werden muss)

Früher war es gang und gäbe, die Tageszeitung als Übermittlungsorgan zu wählen – sie druckte Vereinseinladungen meist kostenlos ab und wurde in quasi allen Haushalten gelesen. Inzwischen haben sich die Zeiten geändert: Die Zahl derer, die gedruckte Zeitungen lesen, ist deutlich zurückgegangen. Entsprechend ist die Tageszeitung allein meist nicht mehr ausreichend, um alle Mitglieder zu erreichen. Gerade dies ist aber ungemein wichtig: Sämtliche Beschlüsse können nämlich angefochten werden, wenn nicht alle Mitglieder zur Versammlung eingeladen worden sind.

Je nach Art des Vereins muss aber auch nicht jedes Mitglied eine E-Mail-Adresse haben. Entsprechend ist es wichtig, dass der Vorstand sich Gedanken darüber macht, welche Kommunikationsarten er kombinieren kann, um alle Mitglieder sicher zu erreichen. Diese werden dann in der Vorschrift für die Einladung in der Satzung explizit genannt.

Achtung: Der beschriebene Prozess gilt nur für die ordentliche Mitgliederversammlung. Für die Einladung zur außerordentlichen Versammlung darf die Einladung per Tageszeitung nicht genutzt werden.

Die Frist muss eingehalten werden

In der Satzung sollte auch eine Frist angegeben werden, wie lange vor der Mitgliederversammlung die Einladungen den Mitgliedern zugehen sollten. Gesetzlich ist das nicht geregelt; die Frist sollte lediglich “angemessen” sein. In der Satzung kann festgelegt werden, ob die Einladung beispielsweise zwei, drei, vier oder gar sechs Wochen früher bei den Mitgliedern eintreffen muss.

Diese Frist einzuhalten, ist besonders wichtig. Bekommen die Mitglieder die Einladungen zu spät, können sie alle auf der Versammlung diskutierten Beschlüsse anfechten. Das ist vor allem bei der Einladung mittels Printmedien zu berücksichtigen: Erscheinen diese erst nach Ablauf der Frist, ist die Versammlung beschlussunfähig. Gleiches gilt, wenn Briefe zu spät ankommen. Hier gilt nicht der Poststempel, sondern der Tag des Erhalts. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, arbeitet hier also mit mehreren Tagen Puffer.

Übrigens: Es ist nicht Aufgabe des Vorstands, den Mitgliedern nach ihren aktuellen Adressen hinterherzutelefonieren. Entsprechend sollte in die Satzung aufgenommen werden, dass Briefe und Mails jeweils an die letzte von den Mitgliedern bekannte Adresse übermittelt werden. Kommt ein Brief wegen einer veralteten Adresse zu spät an, hat das keinen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit der Versammlung.

Die richtige Person muss zur Mitgliederversammlung einladen

Ein Blick in die Satzung verrät, wer für die Einladung zur Mitgliederversammlung zuständig ist. Diese Person muss dann die Einladungen aussprechen; kommen sie von jemand anderem, sind die Beschlüsse nichtig. Das heißt, dass sie vom Vorstand nicht vollzogen werden dürfen – und damit ist die ganze Versammlung umsonst. Gibt es in der Satzung keine Vorgaben, übernimmt der Hauptvorstand die Rolle des Einladenden.

Die Tagesordnung muss mit in die Einladung

Die Mitglieder des Vereins müssen rechtzeitig wissen, worum es auf der Jahreshauptversammlung geht, damit sie sich auf die Versammlung vorbereiten und insbesondere notwendige Informationen einholen können. Deshalb muss der Einladung zur Jahreshauptversammlung die Tagesordnung beigefügt werden.

Haben Mitglieder beantragt, bestimmte Beschlussgegenstände auf die Tagesordnung zu setzen (sogenannte Sachanträge), muss der Vorstand prüfen und entscheiden, ob den Anträgen stattgegeben wird. Eventuell sind hier noch Rücksprachen mit den betreffenden Mitgliedern erforderlich, um den Sachverhalt oder beispielsweise auch den Hintergrund für den Antrag zu klären. Ebenso kann es erforderlich sein, dazu noch rechtlichen Rat einzuholen.

In der Satzung kann geregelt werden, dass nur solche Sachanträge berücksichtigt werden, die innerhalb einer bestimmten Frist vor der Mitgliederversammlung gestellt worden sind. Ebenso kann die Satzung vorsehen, dass die Sachanträge schriftlich gestellt werden müssen.

Auf der anderen Seite kann die Satzung aber auch regeln, dass selbst nach Bekanntgabe der Tagesordnung noch zusätzliche Sachanträge zulässig sind. Solche Anträge werden als Dringlichkeitsanträge bezeichnet. Deren Zulassung geht allerdings zulasten der Mitglieder, die von der neuen Situation überrascht werden und oft kaum in der Lage sind, über die zusätzlichen Anträge verantwortlich abzustimmen. Wenn Dringlichkeitsanträge nach der Satzung überhaupt zulässig sind, dann sollten sie zumindest für solche Beschlussgegenstände ausgeschlossen werden, die für den Verein von grundlegender Bedeutung sind – etwa Themen wie die Satzungsänderung, die Beitragserhöhung oder Vorstandswahlen.

Wenn Fehler zu anfechtbaren oder nichtigen Beschlüssen führen

Bei der Einladung durch die falsche Person werden (wie oben erklärt) alle Beschlüsse auf der Versammlung nichtig. Das bedeutet, dass man sie auch im Nachhinein nicht für gültig erklären kann. Stattdessen muss die Versammlung erneut und unter den richtigen Voraussetzungen einberufen und die Beschlüsse auf korrekte Weise erneut gefasst werden.

Wurden nicht alle Mitglieder eingeladen oder erreichten die Einladungen ihren Zielort nicht in der angegebenen Frist, sind die Beschlüsse nicht unbedingt nichtig, sondern anfechtbar. Das bedeutet, dass sie gültig sind, bis ein Mitglied sie anficht. Trotz des Formfehlers bei der Einladung können die Beschlüsse also wirksam sein. Die Mitglieder müssen die beanstandeten Beschlüsse auch relativ zeitnah anfechten: Ihnen bleiben nach der Versammlung dafür vier Monate Zeit, danach sind die Beschlüsse wirksam und die Anfechtung ist nicht mehr statthaft. Alle Beschlüsse pauschal anzufechten, ist nicht zulässig: Das Mitglied muss den genauen Beschluss nennen.

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