Achten Sie auf fristgerechten Eingang von Anträgen
Vereinsmitglieder werden mit der Einladung zur ordentlichen oder außerordentlichen Mitgliederversammlung über die vorgesehene Tagesordnung informiert. Grundsätzlich gilt, dass die Mitgliederversammlung nur wirksame Beschlüsse über Tagesordnungspunkte fassen kann, die in der Einladung zur Mitgliederversammlung benannt wurden (§ 32 BGB). Es ist daher auch nicht erlaubt, die Einladung zur Mitgliederversammlung von der Mitteilung der Tagesordnung zu trennen.
Sie können in die Einladung zur Mitgliederversammlung allerdings nur solche Anträge aufnehmen, die Ihnen zum Zeitpunkt des Verfassens oder des Versands der Einladung bekannt sind. Häufig vergehen zwischen dem Versand der Einladung und dem Termin der Mitgliederversammlung einige Wochen. Das gilt besonders dann, wenn Sie die Einladungen frühzeitig verschicken, damit möglichst viele Mitglieder die Teilnahme an der Versammlung in ihrem Terminplan berücksichtigen können.
Vielen Mitgliedern kommt nach Erhalt der Einladung dann der Gedanke, dass noch weitere Themen zu besprechen wären, die sie auf der Einladung aber nicht wiederfinden. Diese Mitglieder melden sich mit ihren Vorschlägen dann bei Ihnen. Hier gilt:
Reicht ein Mitglied innerhalb der in der Satzung vorgesehenen Frist vor der Mitgliederversammlung einen Antrag ein, hat das Mitglied wegen der in der Satzung enthaltenen Regelungen einen Anspruch darauf, dass sein Antrag auf die Tagesordnung genommen wird.
Die ergänzte (neue) Tagesordnung muss den Mitgliedern gesondert bekannt gegeben werden.
Wie Sie rechtlich mit Anträgen zur Mitgliederversammlung umgehen, regelt die Satzung Ihres Vereins. Wie Sie diplomatisch mit den Vereinsmitgliedern umgehen, die ergänzende Anträge stellen, ist eine ganz andere Sache …
Schicken Sie rechtzeitig vor der Mitgliederversammlung jedem Mitglied eine aktuelle Tagesordnung, die alle bis zu diesem Zeitpunkt bekannten fristgerechten Anträge aufführt, und verbinden Sie dies mit einer nochmaligen Einladung zur Mitgliederversammlung.
Ergänzende Anträge, die nicht fristgerecht vor der Mitgliederversammlung eingegangen sind, können Sie rein rechtlich ablehnen. Ob dies taktisch klug ist, sollten Sie in jedem Einzelfall entscheiden. Sie und Ihre Kollegen sollten dabei aber immer überlegen, ob der Inhalt des Antrags dem Verein nutzt oder nicht. Kommen Sie zur Auffassung, dass eine Aussprache der Mitglieder über den Antrag sinnvoll sein kann, lassen Sie die Mitgliederversammlung darüber abstimmen, ob der nicht fristgerechte ergänzende Antrag nachträglich zugelassen wird.
Entsprechendes gilt grundsätzlich auch für nicht der Form entsprechende Ergänzungsanträge:
Sieht Ihre Satzung für Ergänzungsanträge außerhalb der Mitgliederversammlung zum Beispiel die Schriftform vor, das Mitglied übermittelt dem Verein seinen Antrag aber per E-Mail (eine Mail entspricht nicht der gesetzlichen Definition der Schriftform!), können Sie und Ihre Vorstandskollegen beschließen, den Antrag im Einzelfall zuzulassen. Befürchten Sie allerdings, dass besonders kritische Mitglieder auf Einhaltung der satzungsmäßig vorgesehenen Form bestehen und Ärger machen, wenn hiervon abweichende Ergänzungsanträge vomVorstand auf die Tagesordnung gesetzt werden, lassen Sie die Mitgliederversammlung über die nachträgliche Zulassung des nicht formgerechten Ergänzungsantrags abstimmen.
Fazit:
Die Mitglieder haben starke Rechte. Diese aber können Sie auch nutzen, um Maßnahmen für eine neue Mitgliederoffensive zu ergreifen.