Geschäftsordnung
Wie die Geschäftsordnung im Verein die Zusammenarbeit der Vereinsgremien professionalisiert
Gemäß dem Statistikportal Statista.de gab es in Deutschland im Jahre 2018 mehr als 92.000 Sportvereine, von denen der zahlenmäßig größte Verband der Deutsche Fußballbund (DFB) ist. Darüber hinaus findet man Tausende von weiteren Vereinen mit einem klar definiertem Vereinszweck. Neben dem stringenten Verfolgen der Zielsetzung des Vereins sind der Vorstand und alle aktiven Mitglieder daran interessiert, bei rechtlichen und geschäftlichen Fragen zu jeder Zeit die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Ein solches Vorgehen schützt den Verein, erhöht seine Reputation in der Öffentlichkeit und bewahrt Mitglieder und den Vorstand vor Schäden. Ein entscheidendes Instrument, welches für Rechtssicherheit, Klarheit und Struktur im Verein steht, ist die Geschäftsordnung.
Im Allgemeinen versteht man unter einer Geschäftsordnung eine Zusammenfassung von Richtlinien und Regelungen, die erstellt wurden, um einen sinnvollen und gesetzlich konformen Arbeitsablauf sicherzustellen. Ein prominentes Beispiel hierfür ist die Geschäftsordnung des Deutschen Bundestages. Sie enthält unter anderem die Verhaltensregeln für die Parlamentarier, die Geheimschutzordnung und die Hausordnung des Deutschen Bundestages. Somit regelt sie die relevanten Punkte der Zusammenarbeit im Innen- und Außenverhältnis.
Eine Geschäftsordnung ist in gleicher Weise Bestandteil jedes Vereins in Deutschland und wird mit dem Ziel implementiert, im Vereinsleben Klarheit, Rechtssicherheit und eine kooperative Gemeinschaftsarbeit sicherzustellen. Die Geschäftsordnung im Verein muss als Ergänzung zur Satzung des Vereins und zu den gesetzlichen Rahmenbedingungen angesehen werden.
Während in der Satzung vor allem die Grundordnung des Vereins niedergeschrieben ist, besteht die Geschäftsordnung in der Mehrzahl aus praktischen Hinweisen und Regelungen, die vor allem die Sitzungen und Versammlungen im Verein betreffen. Die Geschäftsordnung verfolgt hierbei das Ziel, einheitliche Vorschriften zu implementieren, die das Vereinsleben ordnen. Die Geschäftsordnung ist aus diesem Grund für Vereinsorgane, wie zum Beispiel für den Vorstand, bindend. Die Beantwortung der folgenden Fragen gibt interessierten Vereinsmitgliedern, Vorständen und anderen Vereinsgremien einen Überblick über den Inhalt und Zweck der Geschäftsordnung:
- Welches Ziel verfolgt die Geschäftsordnung im Verein?
- Was ist der Unterschied zwischen einer internen und einer externen Geschäftsordnung?
- Welche Punkte gehören in eine Geschäftsordnung und wie wird sie zusammengefügt und festgelegt?
Welches Ziel die Geschäftsordnung im Verein verfolgt
Eine Geschäftsordnung verfolgt das nachvollziehbare Ziel, alle relevanten Richtlinien und Bestimmungen des Vereinslebens transparent zu kommunizieren. Durch ihren Inhalt stellt sie das Funktionieren von Vereinsorgangen sicher. Darüber hinaus setzt die Geschäftsordnung für ein Vereinsorgan einen Rahmen, in deren definierten Grenzen Entscheidungen rechtssicher gefällt werden können. Aus gesetzgeberischer Sicht haben Vereine nicht die Verpflichtung, eine Geschäftsordnung aufzustellen. In der Praxis entscheidet aus nachvollziehbaren Gründen ein Großteil der Vereine hierfür. Dies liegt zum einen daran, dass Sitzungen oder Versammlungen durch eine Geschäftsordnung strukturiert werden. Dies führt zu einer schnelleren und objektiveren Entscheidungsfindung. Durch die Klarheit der Regelungen werden Abläufe im Verein professionalisiert. Eine Geschäftsordnung im Verein vereint zusammengefasst viele Vorteile in sich und vermittelt allen Beteiligen im Verein Sicherheit und Klarheit.
Wo die Vorteile einer Geschäftsordnung gegenüber einer Satzung liegen
Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Geschäftsordnung gegenüber der Satzung des Vereins ist die Möglichkeit, diese schneller und mit weniger Aufwand abzuändern. Während eine Satzungsänderung von der Mitgliederversammlung mit entsprechender Mehrheit genehmigt werden muss, können Änderungen der Geschäftsordnung kurzfristig per einfacher Beschlussfassung implementiert werden. In vielen Fällen haben marginale Änderungen der Geschäftsordnung einen positiven Einfluss auf das Vereinsleben. Die Möglichkeit, diese Veränderungen schnell und ohne finanziellen und personellen Aufwand in die Geschäftsordnung aufzunehmen ist zielführend und stärkt den Verein und seine Mitglieder.
Welcher Unterschied zwischen einer internen und externen Geschäftsordnung besteht
Eine interne Geschäftsordnung stellt für den Vorstand des Vereins eine beschränkt bindende Verpflichtung dar. Dies liegt daran, dass eine interne Geschäftsordnung vom Vorstand persönlich aufgestellt und verabschiedet wird. Änderungen der internen Geschäftsordnung können aus diesem Grund von den Vorstandsmitgliedern zu jeder Zeit vorgenommen werden. Aus Transparenzgründen empfiehlt es sich für den Vorstand, nachvollziehbare Gründe bei Veränderungen anzuführen. Formal reicht für eine Novellierung der internen Geschäftsordnung eine einfache Vorstandsmehrheit aus. Die Mitgliederversammlung oder einzelne Mitglieder des Vereins können Veränderungen an der internen Geschäftsordnung nicht verhindern oder sind befugt, Forderungen zu stellen, die interne Geschäftsordnung umzugestalten.
Die externe Geschäftsordnung ist im Gegensatz dazu für den Vorstand rechtlich bindend, da diese von der Mitgliederversammlung beschlossen und verändert wird. Regelungen dieser Geschäftsordnung, die zum Beispiel die Beschlussfähigkeit oder die Abstimmung von Anträgen betreffen, können vom Vorstand oder anderen Vereinsorganen nicht negiert werden. Sie sind an die externe Geschäftsordnung gebunden und erhalten über diese von der Mitgliederversammlung Weisungen, die verpflichtend sind. Verstöße des Vorstands oder anderer Organe werden von der Mitgliederversammlung geahndet.
Aufbau und Inhalte einer Geschäftsordnung im Verein
Die Geschäftsordnung eines Vereins wird von seiner nach Ausrichtung, dem Vereinszweck und der Größe des Vereins beeinflusst und auf Grundlage dieser Punkte individuell aufgestellt. Die klassische Architektur der Geschäftsordnung könnte aus den folgenden Punkten bestehen und impliziert in der Vorbereitung umfangreiche Detailfragen, die beantwortet werden müssen:
| Aufbau der Geschäftsordnung | Wichtige Detailfragen |
| Geltungsbereich der Geschäftsordnung | Für welche Organe und Abteilungen im Verein gilt die Geschäftsordnung? Was regelt diese in Bezug auf Sitzungen oder Versammlungen? |
| Formalien der Einberufung | Auf welcher Grundlage werden die Teilnehmer zu einer Sitzung eingeladen? Wie erhalten die Teilnehmer Kenntnis vom Termin? |
| Beschlussfähigkeit | Wann ist das Gremium beschlussfähig? |
| Leitung der Sitzung | Wer leitet die Sitzung? Welche Rechte und Pflichten hat ein Versammlungsleiter? |
| Rednerreihenfolge | Wann ist eine Rednerliste aufzustellen? Wer führt die Rednerliste und wer erteilt das Wort? Welche Rechte und Pflichten hat der Versammlungsleiter in Bezug auf die Rednerliste? |
| Schriftliche Anträge vor Sitzungen | Wie geht der Verein mit schriftlichen Anträgen um? Wer kann einen Antrag stellen? Welche Formalitäten gelten für Anträge? Wann sind Dringlichkeitsanträge möglich? |
| Anträge zur Geschäftsordnung | Welche Anträge zur Geschäftsordnung sind möglich? Wie verfährt der Versammlungsleiter mit Anträgen zur Geschäftsordnung? |
| Abstimmung zu Anträgen und Stimmberechtigung | In welcher Form wird über Anträge abgestimmt? Welcher Personenkreis ist stimmberechtigt? Erfolgen Abstimmungen offen oder geheim? Welche Mehrheit entscheidet? |
| Wahlen im Verein | Wie können Kandidaten im Verein in ein Amt gewählt werden. Worüber entscheiden der Wahlausschuss und der Wahlleiter? Wann ist eine Wahl gültig oder ungültig? |
| Protokolle | Wer ist für das Anfertigen von Protokollen zuständig? Wie werden die Vereinsmitglieder über neue Protokolle in Kenntnis gesetzt? |
Geltungsbereich der Geschäftsordnung
In einer Geschäftsordnung wird zunächst der Geltungsbereich festgelegt. Die Geschäftsordnung sollte eindeutig regeln, wann und in welchen Bereichen die Geschäftsordnung Beachtung findet. Da sich die Bestimmungen der Geschäftsordnung vor allem auf Regeln beziehen, die Versammlungen und interne Sitzungen ordnen, wird in der Praxis festgelegt, dass die Geschäftsordnung für alle Zusammenkünfte im Verein relevant ist. Darüber hinaus kann erläutert werden, wann Sitzungen öffentlich sind und in welchen Fällen eine Versammlung ohne die Öffentlichkeit, zum Beispiel ohne Pressevertreter oder Nicht-Vereinsmitglieder, durchgeführt wird. Dieser Punkt spielt vor allem bei größeren Vereinen eine Rolle, bei denen nicht jede interne Information coram publico diskutiert werden soll.
Formalitäten der Einberufung
Unter diesem Unterpunkt der Geschäftsordnung werden die Formalien der Einberufung von Versammlungen und Sitzungen beschrieben und festgelegt. Werden in der Vereinssatzung ordnende Bestimmungen, wie zum Beispiel die Berufung des Vorstands vorgegeben, bezieht sich die Geschäftsordnung auf die Regelungen der Satzung.
Wie Beschlüsse gefällt werden können
Der Paragraf Beschlussfähigkeit sollte Hinweise dazu enthalten, wann Anträge in einer Sitzung rechtlich einwandfrei beschlussfähig sind. In der Praxis ist dieser Punkt der Geschäftsordnung von besonderer Bedeutung, da nicht jede Versammlung oder Sitzung von allen einberufenen Mitgliedern besucht werden kann. Die Gründe für ein Nichterscheinen sind vielfältig und könnten unter anderem in einer kurzfristigen Erkrankung oder einem wichtigen beruflichen Termin begründet sein. Gibt die Geschäftsordnung vor, dass Beschlüsse ausschließlich gefasst werden können, wenn alle Mitglieder anwesend sind, kann dies die Schnelligkeit und Effektivität im Verein nachhaltig behindern. Aus diesem Grund ist es zielführend, in der Geschäftsordnung Regularien zu verankern, die bindende Beschlüsse ebenfalls dann zulassen, wenn nicht alle Mitglieder präsent sind.
Warum dem Sitzungsleiter eine besondere Verantwortung zukommt
Ein wesentlicher Teil der Geschäftsordnung umfasst die Leitung von Sitzungen und die Befugnisse eines Sitzungsleiters. Klare Regelungen in diesem Bereich sind entscheidend, da die Art und Weise der Lenkung einer Sitzung Einfluss auf die Atmosphäre und die Güte der Beschlussfassungen hat. Empathische, rechtlich versierte und durchsetzungsstarke Sitzungsleiter verdienen Respekt und können kontrovers geführte Diskussionen durch ihre kommunikativen Fähigkeiten schnell abkühlen und objektivieren. Die Geschäftsordnung eines Vereins sollte sich aus diesem Grund vor allem damit befassen, wie und von welcher Person eine Sitzung geleitet wird. In der Satzung kann explizit angegeben werden, wer als Versammlungsleiter fungiert und woran die Teilnehmer den Sitzungsbeginn und das Ende der Sitzung erkennen. In der Praxis hat sich eine Glocke als praktisches Hilfsmittel erwiesen. Anhand des Glockenschlags wird eindeutig kenntlich gemacht, dass die Sitzung offiziell beginnt oder endet.
Die Geschäftsordnung geht darüber hinaus darauf ein, welcher Personenkreis einen Versammlungsleiter bei Verhinderung oder Krankheit vertreten darf und wie weitreichend die Kompetenzen sind, die dem Leiter der Sitzung eingeräumt werden. Mögliche Entscheidungsbefugnisse könnten zum Beispiel sein:
- Eigenverantwortliche Möglichkeit, einer Person das Wort zu entziehen.
- Möglichkeit, Einsprüche von Mitgliedern zu kanalisieren.
- Ausübung des Hausrechts in Bezug auf Nichtvereinsmitglieder während einer nichtöffentlichen Sitzung.
Der Versammlungsleiter ist zusammenfassend für den rechtlich ordnungsgemäßen und einwandfreien Ablauf der Sitzung zuständig und hat die Verantwortung, die Sitzung auf der Grundlage der Geschäftsordnung und der Satzung des Vereins und in Einklang mit geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu führen.
Warum die Rednerreihenfolge durch die Geschäftsordnung geregelt werden sollte
Nicht automatisch verlaufen Sitzungen oder Versammlungen im Verein harmonisch. Konstruktive Kritik oder diametral voneinander entfernte Meinungen einzelner Mitglieder sind normal und gehören zu einem fruchtbaren Vereinsleben.
Regelt die Geschäftsordnung im Verein neben vielen anderen Punkten ebenfalls die Rednerreihenfolge, kann dies Streitigkeiten und Problemen im Verein vorbeugen. In vielen Fällen entscheidet sich durch einen passenden Wortbeitrag oder eine emotionale Rede, welche Mehrheit ein Antrag im Verein bekommt. Um Parteilichkeit auszuschließen und Fairness sicherzustellen, sollte die Geschäftsordnung regeln, wann Wortmeldungen bei einer Sitzung erfasst werden. Die Reihenfolge der Wortmeldungen entscheidet in diesem Fall darüber, wann Mitglieder das Wort ergreifen dürfen.
Durch diese demokratische Verfahrensweise ist sichergestellt, dass zu keiner Zeit der Redner das Wort an sich zieht, der vorlaut seinen Standpunkt darstellt, kommunikativ erscheint oder durch eine besondere Stellung im Verein auf sich aufmerksam macht. Im Verein gilt ein gleiches Recht für alle in Bezug auf die Kommunikation der eigenen Meinung. Vom Versammlungsleiter kann dieses Prinzip der Fairness und Transparenz durch eine öffentlich sichtbare Rednerliste visualisiert werden. Der Leiter der Sitzung hat gleichzeitig die Pflicht und Verantwortung, die Vorschriften der Geschäftsordnung unmissverständlich anzuwenden und keine Ausnahmen zuzulassen.
Allgemeine Anträge und Dringlichkeitsanträge
Damit Anträge von den Teilnehmern der Sitzung fristgerecht und ordnungsgemäß eingebracht werden können, sollte die Geschäftsordnung im Verein explizite Verfahrensanweisungen für die Antragsstellung enthalten. Die Satzung des Vereins, auf die sich die Geschäftsordnung gründet, regelt in den meisten Fällen eindeutig, wer im Verein berechtigt ist, Anträge einzureichen. Die Geschäftsordnung kann die Normen und Statuten konkretisieren und Bestimmungen für die Antragstellung im Verein festhalten. Ein solches Vorgehen im Verein wirkt professionell, da sichergestellt ist, dass jeder Antrag umfassend geprüft und diskutiert werden kann. Kurzfristige Anträge, die im Eilverfahren behandelt werden müssten, bergen die Gefahr, dass zu wenig Zeit zur Verfügung steht, alle Fakten zu betrachten und in letzter Instanz eine rationale Entscheidung zu fällen.
In der Praxis kann es vorkommen, dass unvorhergesehen Situationen prompte Maßnahmen verlangen. Für diesen Fall sehen Geschäftsordnungen Dringlichkeitsanträge vor. Wie mit solchen unerwarteten Anträgen umgegangen wird und welche Relevanz sie im Verein haben sollten, muss von allen Beteiligten gut abgewogen werden.
Abstimmung zu Anträgen und Stimmberechtigung
In diesem Unterpunkt der Geschäftsordnung sollten alle Formalitäten zum Ablauf von Abstimmungen im Verein geregelt sein. Sowohl die Reihenfolge der Abstimmungen wie die Konkretisierung des stimmberechtigten Personenkreises sorgt für Klarheit und professionalisiert den Abstimmungsprozess. Neben der Stimmberechtigung sollte die Geschäftsordnung Informationen darüber enthalten, welche Mehrheiten nötig sind, um eine Abstimmung zu entscheiden. In vielen Fällen wird dieser Bereich in der Satzung des Vereins geregelt. Aus diesem Grund reicht ein klarer Bezug auf die Satzung in der Geschäftsordnung aus.
Wie Wahlen im Verein organisiert werden
Eine der wesentlichen rechtlichen Fragen im Verein betrifft die vereinsinternen Wahlen. Die Wahl des Vorstands wird gesetzlich oder im Rahmen der Satzung geregelt. Die Geschäftsordnung hat bei dieser und weiteren Wahlen im Verein die Aufgabe, die organisatorischen Rahmenbedingungen von Wahlen festzulegen.
Die Geschäftsordnung sollte aus diesem Grund auf alle relevanten Detailfragen, die mit den Wahlen im Verein zusammenhängen, nachvollziehbare und umsetzbare Antworten geben können. Unter anderem sollte die Geschäftsordnung darauf eingehen, wie der Wahlausschuss implementiert wird und welchen Rechten und Plichten dieser unterliegt. Darüber hinaus sollte das genaue Prozedere von Wahlen im Verein beschrieben werden, um bei Unstimmigkeiten schnelle und rechtssichere Antworten zu finden. Viele Vereine profitieren ebenso von klaren Regelungen, wie mit Nachbesetzungen im Falle eines Ausscheidens während der Legislaturperiode umgegangen wird.
Protokolle und Administration
Ergebnisse und Informationen von Sitzungen oder Versammlungen sollten zu jeder Zeit transparent und nachvollziehbar archiviert werden. Der Protokollführer im Verein übernimmt die Verpflichtung, Sachinformationen, Details und Beschlüsse detailliert und mit hoher Professionalität zu protokollieren. Die Geschäftsordnung implementiert die administrativen Regeln zur Form und zum Mindestinhalt von Protokollen und legt fest, ob und wie die erstellten Protokolle Mitgliedern zugestellt werden.
Weitere Details der Geschäftsordnung
Zusätzlich zu den aufgeführten relevanten Details der Geschäftsordnung kann diese des Weiteren Informationen über die Beitragsstruktur im Verein enthalten. Es könnte festgehalten sein:
- Wie der Monats- oder Jahresbeitrag für Vereinsmitglieder gestaffelt ist,
- Wann Mitglieder von der Beitragszahlung freigestellt werden können,
- Wie Beiträge überwiesen oder eingezogen werden.
Zusätzlich enthalten viele Geschäftsordnungen explizite Regelungen zur Mitgliedschaft im Verein. Sie beschreiben die Grundvoraussetzungen zur Aufnahme von Mitgliedern und regeln den Austritt von Vereinsangehörigen.
Grenzen der Geschäftsordnung
Die Satzung eines Vereins steht aus rechtlicher Sicht zu jeder Zeit über der Geschäftsordnung. Beinhaltet die Vereinssatzung zum Beispiel explizite Regelungen zu Sitzungen oder zur Einberufung von Versammlungen, müssen diese vollumfänglich in die Geschäftsordnung integriert werden. Eine Abschwächung oder Änderung von in der Vereinssatzung beschlossenen Richtlinien ist nicht möglich und für die Mitglieder des Vereins nicht bindend.
Gleiches gilt, wenn die Geschäftsordnung Regelungen enthält, die den gesetzlichen Bestimmungen für Vereine im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) widersprechen. In diesem Fall sind die rechtlichen Vorgaben des Gesetzgebers bindend und implizieren eine Änderung der Geschäftsordnung im Sinne des BGB. Anders verhält es sich mit der Satzung des Vereins, die einzelne Bestimmungen des BGB, wie zum Beispiel die Beschlussfassung des Vorstands, überstimmen kann.
Warum eine professionelle Geschäftsordnung wichtig ist
Zusammengefasst enthält die Geschäftsordnung eines Vereins eine Fülle von Bestimmungen, Regelungen und Richtlinien, die das Funktionieren des Vereins sicherstellen. Die Geschäftsordnung beschreibt explizit, wie Versammlungen oder Sitzungen im Verein organisiert werden sollten. Sie charakterisiert die Rollen der Mitglieder, des Vorstands und des Sitzungsleiters und professionalisiert durch klare Vorgaben das Vereinsleben.
Erfolgreiche Vereine profitieren von einer umfangreichen Geschäftsordnung, die einen Großteil der organisatorischen Fragestellungen und Eventualitäten des Vereinslebens kompetent beantwortet. Dies führt zu einer effektiven, organisierten und zielorientierten Zusammenarbeit aller Vereinsgremien. Gleichzeitig unterstützt es den Verein und seine Mitglieder, den Vereinszweck und die Ziele des Vereins stringent zu verfolgen.