Jahreshauptversammlung im Verein: Zeitpunkt, Einladung und Anträge
Immer wieder kommt es vor, dass in der Jahreshauptversammlung plötzlich Verfahrens- oder Sachfragen auftauchen, die nicht selten zu Unstimmigkeiten führen. Hier eine Übersicht der sechs häufigsten Fragen – und die Antworten darauf.
Wann findet die Jahreshauptversammlung statt?
Meist ist in der Satzung geregelt, dass die Mitgliederversammlung innerhalb einer bestimmten Zeitspanne stattfinden muss, beispielsweise innerhalb des ersten Quartals eines Kalenderjahrs. Seltener sind Regelungen, die einen konkreten Kalendertag vorgeben, wie zum Beispiel “am dritten Donnerstag im Mai eines jeden Jahres”.
Fehlt eine Regelung in der Satzung, bleibt die Bestimmung des genauen Datums und der Uhrzeit dem Vereinsorgan überlassen, das die Mitgliederversammlung einberuft. Dies ist regelmäßig der Vorstand. Er muss den Termin so wählen, dass es allen Mitgliedern möglich und zumutbar ist, an der Versammlung teilzunehmen. Ist beispielsweise ein Großteil der Mitglieder berufstätig, ist es unüblich und damit unzulässig, die Mitgliederversammlung in der Woche auf einen Vormittag zu legen. Hier können die Mitglieder erwarten, dass die Versammlung abends stattfindet.
Kann die Jahreshauptversammlung verschoben werden?
Die ordentliche Mitgliederversammlung muss der Vorstand zu den in der Vereinssatzung bestimmten Zeiten durchführen. Aus dringenden Gründen ist eine Terminverschiebung möglich, z. B. wegen Erkrankung von Organmitgliedern und ihrer Vertreter, wegen anderweitiger Belegung des angemieteten Versammlungsraums oder wegen Verhinderung zahlreicher Mitglieder. Muss der Termin verschoben werden, muss der Vorstand die Mitglieder unter genauer Angabe der Gründe unverzüglich schriftlich informieren und den neuen Termin benennen, der möglichst nah (bis zu vier Wochen) am ursprünglichen Termin liegen sollte.
Hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass der aktuelle Turnus von mehreren jährlichen Versammlungen nicht erforderlich ist, kann der Vorstand eine Satzungsänderung ins Auge fassen. Für eine wirksame Satzungsänderung ist ein Antrag auf Satzungsänderung im Rahmen der nächsten Mitgliederversammlung erforderlich (§ 33 Abs. 1 Satz 1, § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB i. V. m. den einschlägigen Satzungsregelungen). Sobald die Neuregelung ins Vereinsregister eingetragen ist, wird sie wirksam.
Können Jahreshauptversammlungen komplett verhindert werden?
Es ist unmöglich, die Jahreshauptversammlung durch eine Satzungsänderung zu verhindern: Der Vorstand ist nach § 27 Abs. 3 BGB verpflichtet, den Mitgliedern gegenüber Rechenschaft abzulegen. Hier ist geregelt, dass für den Vorstand die Regelungen der §§ 664-670 BGB angewendet werden. Dort wiederum ist unter anderem die Rechenschaftspflicht geregelt. Ihr Umfang ergibt sich aus den §§ 259-260 BGB: So verlangt § 259 Abs. 1 BGB vom Vorstand unter anderem eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben. Und nur dann, wenn der Vorstand Rechenschaft ablegt, kann die Mitgliederversammlung ihn auch entlasten.
Wer wird zur Jahreshauptversammlung eingeladen?
Welche Mitgliedergruppen eingeladen werden, ergibt sich in der Regel aus der Satzung. Ist hier nichts geregelt, haben grundsätzlich alle Vereinsmitglieder das Recht (nicht jedoch die Pflicht), an der Mitgliederversammlung teilzunehmen – also alle aktiven Mitglieder und Gäste sowie Förder- und Ehrenmitglieder. Auch solche Mitglieder, deren Mitgliedschaft zwar bereits gekündigt wurde, aber noch nicht erloschen ist, dürfen teilnehmen. Gibt es Vereinsorgane, die ganz oder zum Teil mit Nichtmitgliedern besetzt sind (Stichwort Fremdorganschaft), steht auch diesen ein Teilnahmerecht zu.
Wenn im Verein juristische Personen wie zum Beispiel andere Vereine Mitglied sind, so werden deren Mitgliedsrechte durch Ihren gesetzlichen Vertreter wahrgenommen. Bei einem Verein ist das der Vorstand nach § 26 BGB. Die Einladung richtet sich dann zum Beispiel an den XY-Verein, vertreten durch den Vorsitzenden Klaus Meyer. Dieser ist nur dann berechtigt, sich in der Jahreshauptversammlung vertreten zu lassen, wenn die Vereinssatzung dies ausdrücklich vorsieht.
Dürfen Minderjährige an der Jahreshauptversammlung teilnehmen?
Minderjährige Vereinsmitglieder werden über ihre gesetzlichen Vertreter (in der Regel die Eltern) eingeladen. Ausnahme: Den minderjährigen Mitgliedern ist es über ihre gesetzlichen Vertreter gestattet, die Mitgliedschaftsrechte selbst auszuüben. Ob die Jugendlichen ein Stimmrecht haben, regelt die Satzung. Die meisten Satzungen stellen in diesem Zusammenhang auf Volljährigkeit ab.
Tipp: Damit werden die Belange der Jugendlichen nicht ausreichend berücksichtigt. Der Vorstand sollte in der Satzung eine Jugendordnung verankern. Beispielsweise kann vorgesehen werden, dass die jugendlichen Mitglieder einen Sprecher aus ihren Reihen wählen, der Sitz und Stimme im Vorstand hat.
Darf ein Mitglied seinen Anwalt zur Jahreshauptversammlung mitbringen?
Der Verein kann einem Mitglied, gegen das ein Vereinsstrafverfahren läuft, die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts nicht verwehren, wenn er sich selbst ebenfalls der Hilfe eines Anwalts bedient. Dem Teilnahmerecht eines Anwalts kann sich die Mitgliederversammlung also nicht entziehen. Wichtig: Der Anwalt, der kein Vereinsmitglied ist, ist als Gast in diesem Fall ausschließlich zum entsprechenden Tagesordnungspunkt (TOP) zugelassen. Es bleibt dem Versammlungsleiter allerdings unbenommen, einen Gast auch zu den anderen TOPs zuzulassen. Die Mitgliederversammlung kann dies jedoch durch Beschluss ablehnen.
Was gehört in den Rechenschaftsbericht?
Der Rechenschaftsbericht versetzt die Mitgliederversammlung über die Lage des Vereins in Kenntnis. Er muss daher alles enthalten, was sich im abgelaufenen Berichtszeitraum an wesentlichen Ereignissen ergeben hat. Die Aufgaben desjenigen, der ihn erstellt, sind daher
- Einnahmen und Ausgaben des Vereins zusammenzufassen und mit Belegen zu dokumentieren
- die Vermögenssituation des Vereins darzustellen
- eine Übersicht über den Mitgliederbestand zu geben
- über die Aufnahme neuer Mitglieder zu berichten
- die Beendigung von Mitgliedschaften mitzuteilen und bei außergewöhnlichem Mitgliederschwund ggf. auch über die Gründe zu berichten
- zu erwartende Ausgaben und Einnahmen bekanntzugeben
Dem Vereinsvorstand steht bei wirtschaftlich bedeutsamen Vorgängen kein Auskunftsverweigerungsrecht zu. Jedes der an der Versammlung teilnahmeberechtigten Vereinsmitglieder hat das Recht, den Vorstand über die rechtlichen oder tatsächlichen Verhältnisse im Verein zu befragen. Die einzelnen Mitglieder sind auch berechtigt, Fragen zu vorgelegten Berichten zu stellen oder um die Erläuterung von Vorgängen zu bitten.
Wie ist das Recht zur Antragstellung geregelt?
Sachanträge der Vereinsmitglieder sind in der Mitgliederversammlung nur zulässig, wenn sie einen konkreten Bezug zum aktuellen Tagesordnungspunkt haben. Ist ein solcher Zusammenhang für den Versammlungsleiter nicht erkennbar, muss der Antrag nicht zur Abstimmung zugelassen werden.
Es gibt allerdings eine Ausnahme: Möchte das Mitglied mit seinem Antrag eine Änderung der bestehenden Verfahrensordnung erreichen, ist der Antrag zuzulassen. Der Versammlungsleiter muss unmittelbar darüber abstimmen lassen. Beispiel: Ein Mitglied möchte darüber abstimmen lassen, die Reihenfolge der zu behandelnden Tagesordnungspunkte zu ändern oder dass in geheimer statt in offener Abstimmung abgestimmt wird.