Geschäftsführender Vorstand
Aufgaben, Pflichten, Wahl, Amtszeit und Haftung des BGB-Vorstands im Verein
Der BGB-Vorstand, der immer wieder auch als geschäftsführender Vorstand bezeichnet wird, kann aufgrund seiner Aufgaben und seines großen Kompetenzbereiches als eines der wichtigsten, wenn nicht als das entscheidende Exekutivorgan in einem Verein angesehen werden.
Was sind die Aufgaben des BGB-Vereinsvorstandes?
Je nach Größe des Vereins besteht die Aufgabe des Vereinsvorstands darin, tagtäglich unterschiedliche Entscheidungen zu treffen, die Umsetzung von Beschlüssen zu kontrollieren und die Ziele des Vereins zu verfolgen. Die folgenden, typischen Aufgabenbereiche werden üblicherweise von BGB-Vorständen ausgefüllt:
- Rechtsgeschäftliche und gerichtliche Vertretung des Vereins,
- Konzeption, Einladung und Durchführung der Mitgliederversammlung,
- Steuern und Finanzen,
- Arbeitgeber und disziplinarischer Vorgesetzter,
- Weitere, in der Satzung verankerte Tätigkeitsbereich.
Alle aufgeführten Arbeitsbereiche müssen effektiv koordiniert werden, um sicherzustellen, dass der Verein sowohl aus betriebswirtschaftlicher wie auch aus personeller Sicht professionell geführt wird. In der Schnittstelle zwischen dem Verein, seinen Mitgliedern und externen Vertretern übernimmt der BGB-Vorstand Verantwortung und vertritt die Interessen des Vereins nach innen und außen. Da der Vorstand generell für alle Angelegenheiten des Vereins zuständig ist, bezeichnet man seinen Kompetenzbereich auch als Allzuständigkeit.
Immer wieder kommt es bei der Betrachtung der Kompetenzen des BGB-Vorstands zu Fragestellungen wie den folgenden:
- Wie regelt das Gesetz die Kompetenzen des BGB-Vorstands?
- Wie muss ein BGB-Vorstand zusammengesetzt sein, wie kann der Vorstand vergrößert werden und welchen Unterschied gibt es zum erweiterten Vorstand?
- Wie erfolgt die Beschlussfassung in einem BGB-Vorstand?
- Wie erfolgt die Wahl des BGB-Vorstands und wie lange ist dessen Amtszeit?
- Hat ein BGB-Vorstand Anspruch auf eine Vergütung oder Aufwandsentschädigung?
- Wofür und wie haftet der BGB-Vorstand?
- Was bedeutet es aus rechtlicher Sicht, den Verein nach außen zu vertreten?
- Welche Maßstäbe und Handlungsgrundsätze gelten für den BGB-Vorstand?
Muss der Vereinsvorstand eine natürliche oder juristische Person sein?
Der Vorstand eines Vereins muss nicht in jedem Fall eine natürliche Person sein. Auch eine juristische Person kann als Vorstand eines Vereins fungieren. Dies ist zum Beispiel dann möglich, wenn der Bürgermeister einer Stadt als erster Repräsentant der Gemeinde in den Vereinsvorstand gewählt wird. Die Kommune als juristische Person fungiert in diesem Fall als Vorstand des Vereins und wird durch den Bürgermeister vertreten.t
Wie regelt das Gesetz die Kompetenzen des BGB-Vorstands?
Alle verbindlichen Regelungen in Bezug auf die Zusammensetzung und Implementierung eines BGB-Vorstands finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ab § 26. Unter anderem regelt das BGB die Haftung des Vereins, enthält Informationen zu Mitgliederversammlungen und zur allgemeinen Beschlussfassung. Außerdem führt es explizit aus, welche Bestimmungen im Rahmen einer Liquidation oder Auflösung des Vereins gelten. Die im BGB dargelegten, gesetzlichen Vorschriften betreffen vor allem den BGB-Vorstand, der aufgrund seiner Allzuständigkeit in einen Großteil der Angelegenheiten des Vereins involviert ist und damit immer in der Lage sein muss, objektive Entscheidungen zu treffen. Die Maßgaben des BGB sind damit für BGB-Vorstände in Vereinen rechtlich bindend und müssen jederzeit eingehalten werden.
Wie muss ein BGB-Vorstand zusammengesetzt sein und welche Unterschiede gibt es zum erweiterten Vorstand?
Im § 26 BGB ist eindeutig festgelegt, dass jeder Verein einen Vorstand benötigt. Allerdings gibt es keine Vorschriften, die die Zusammensetzung des Vorstands oder die Anzahl der Vorstandsmitglieder regeln. Grundlage für die Gruppierung des Vorstands ist daher ausschließlich die Satzung des Vereins. Die Vereinssatzung regelt generell alle Fragestellungen, die nicht durch das BGB bestimmt werden und ist damit die wichtigste vereinsinterne Entscheidungsgrundlage.
Bei der Zusammenstellung des Vorstands gibt es daher sowohl die Möglichkeit, dass der BGB-Vorstand aus einer einzelnen Person besteht. Auch ist es möglich, dass sich mehrere BGB-Vorstände die Aufgabe der Führung des Vereins teilen. Die Satzung muss eindeutige Regelungen dazu enthalten, wie sich der BGB-Vorstand zusammensetzt.
Entscheiden sich Vereine für einen BGB-Vorstand, der aus mehreren Personen besteht, macht es Sinn, die folgenden Funktionsbereiche abzudecken:
- Vorstandsvorsitzender
- Stellvertretender Vorsitzender
- Schatzmeister
Was ist der Unterschied zwischen dem Vorstand und einem erweiterten Vorstand?
Sie können in Ihrer Satzung zudem auch bestimmen, dass der Vorstand aus einem engeren Vorstand und einem erweiterten Vorstand besteht. Ist dies der Fall, so gilt es, in der Satzung genau zu differenzieren, über welche Kompetenzen der erweiterte Vorstand verfügt und dass die Unterscheidung zwischen dem eigentlichen Vorstand und dem erweiterten Vorstand auch in der Satzung eindeutig zum Ausdruck kommt. Dies können Sie sicherstellen, indem die Bezeichnungen in der Vereinssatzung exakt sind und keine Interpretationen zulassen. Sprechen Sie daher in Ihrer Satzung explizit von „Vorstand“ und „erweiterter Vorstand“ oder besser noch „geschäftsführender Vorstand“ und „erweiterter Vorstand“
Beispiel: § … (Vorstand) Der Vorstand im Sinne des § 26 BGB besteht aus dem/der 1. und 2. Vorsitzenden und dem/der Kassierer/ in. Sie vertreten den Verein gerichtlich und außergerichtlich … § … (erweiterter Vorstand) Der erweiterte Vorstand besteht aus dem Vorstand im Sinne des § 26 BGB sowie … Der erweiterte Vereinsvorstand ist nicht Vorstand im Sinne des Gesetzes (§ 26 BGB) Er nimmt lediglich die Funktionen wahr, die ihm nach der Satzung innerhalb des Vereins übertragen sind.
Welche Regelungen zum BGB-Vorstand sollten in der Satzung festgehalten werden?
Folgende Regelungen zum BGB-Vorstand gehören in jede Satzung:
- Zusammensetzung des erweiterten Vorstands,
- Wahl seiner Mitglieder,
- die ihm übertragenen Aufgaben,
- Einberufung zu den Sitzungen,
- Beschlussfähigkeit des Vorstands,
- Beurkundung seiner Beschlüsse.
Praxis-Tipp: Um eine lückenlose Führung der Vereinsgeschäfte sicherzustellen, empfiehlt es sich, auch den folgenden Punkt in der Satzung zu regeln: Was soll gelten, wenn Vorstandsmitglieder ausscheiden (zum Beispiel Niederlegung des Amtes, Austritt oder Ausschluss aus dem Verein, Tod)? Wer soll deren Aufgaben weiterführen?
Die Vereinssatzung regelt zudem auch alle Eventualitäten in Bezug auf Wiederwahlen oder die Länge der Amtszeit. Gesetzlich kann keine Grundlage herangezogen werden, um Vorstände zu entlassen oder deren Amtszeit zu beschränken. Die Satzung regelt ebenfalls:
- Die Ressortzuteilung der Vorstandsmitglieder
- Die Anzahl der Vorstandsmitglieder
- Prozedere der Wahl und Abberufung von Vorständen
- Folgen des vorzeitigen Ausscheidens von Vorstandsmitgliedern
Wie erfolgt die Beschlussfassung in einem BGB-Vorstand?
Besteht der BGB-Vorstand nur aus einem Vorstandsmitglied, ist klargestellt, dass über Entscheidungen, die der BGB-Vorstand gemäß der Vereinssatzung allein treffen darf, nicht abgestimmt werden muss. Wurde der Vereinsvorstand allerdings aus mehreren Personen zusammengefügt, dann ist es auch in diesem Fall zwingend notwendig, das Stimmrecht eindeutig in der Satzung zu regeln. Wird darauf verzichtet, so gilt die Maßgabe der § 28, sowie § 32 und § 34 BGB:
„Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.“
Besteht der BGB-Vorstand zum Beispiel aus einem Vorsitzenden, einem Stellvertreter und einem Schatzmeister, so könnte bei einer strittigen Entscheidung auf Grundlage des BGB der Vorsitzende durch seine beiden Vorstandskollegen überstimmt werden. Zudem könnten Stellvertreter, die eine Stimmenmehrheit bilden, ohne Zustimmung des Vorsitzenden über Rechtsgeschäfte oder Personalsachfragen entscheiden. Auch wenn der Vorsitzende des BGB-Vorstands formal als oberster Entscheidungsträger des Vereins fungiert, besitzt er qua Gesetz kein besonderes Stimmrecht. Letztlich entscheidet daher immer die Mehrheit der abgegebenen Stimmen über relevante Beschlüsse.
Tipp: Vereine, die vom Mehrheitsprinzip des BGB abweichen möchten, müssen Änderungen eindeutig in der Satzung festlegen. So wäre es unter anderem möglich, dem Vorstandsvorsitzenden ein mehrfaches Stimmrecht einzuräumen.
Kann ein Vorstandsbeschluss wieder rückgängig gemacht werden?
Ein Vorstandsbeschluss ist kein Dogma. Daher lautet die Antwort: JA. Wenn mehr als die Hälfte des Vorstands seine Meinung ändert, können vorher gefasste Beschlüsse auch widerrufen bzw. abgeändert werden.
Wie lange dauert die Amtszeit des BGB-Vorstands?
Für die zeitliche Befristung eines Vorstandsamts und die Möglichkeiten einer Wiederwahl gibt es keine gesetzliche Regelungen. Auch in diesem Fall ist ausschließlich die Satzung des Vereins grundlegend und maßgeblich. Das bedeutet, dass ein Vorstand ohne weitergehende Regelungen in der Satzung zunächst auf Lebenszeit in sein Ehrenamt berufen wird.
Die meisten Vereine beschränken jedoch durch das Anberaumen von Legislaturperioden, die zum Beispiel auf 5 Jahre begrenzt sein können, die Amtszeit eines Vereinsvorstands. Zum Ende der festgesetzten Periode muss der Vorstand neu gewählt werden. In manchen Satzungen sind zudem geregelt, dass ein Vorsitzender des Vorstandes nur eine bestimmte Anzahl von Malen wiedergewählt werden darf. Danach kann das BGB-Vorstandsmitglied zwar ein anderes Amt im Verein ausüben, jedoch nicht mehr als Vorstandsvorsitzender kandidieren.
Ist die Amtszeit in Legislaturperioden eingeteilt, ist es zielführend, dass der Vorstand so lange geschäftsführend im Amt bleibt, bis die Nachfolger für die Vorstandspositionen gefunden wurden. Wird so vorgegangen, können Entscheidungen und die tägliche Kommunikation und Administration weitergeführt und eine zielführende Übergabe der Geschäfte gewährleistet werden. In diesem Fall wird ein funktionierender Verein mit professionellen Strukturen und ohne Altlasten an die neuen Vorstandsmitglieder übergeben.
Wie erfolgt die Wahl des BGB-Vorstands?
Aus der Satzung muss klar ablesbar sein, ob und wie der Vorstand gewählt wird. Es ist dabei nicht zwingend, dass die einzelnen Mitglieder in einer geheimen Abstimmung ermittelt werden. Auch wenn sich diese Form des Mehrheitsentscheids bei der Wahl von Vorständen allgemein durchgesetzt hat, könnte die Vereinssatzung desgleichen ein Gremium bestimmen, dass die Vorstandsmitglieder auswählt. Denkbar wäre hier zum Beispiel ein Ältestenrat oder andere, vereinsinterne Zusammenschlüsse oder Interessenvertretungen. Wird der Vorstand gewählt, so bedarf es zur Amtsannahme und Wirksamkeit einer sogenannten Bestellungserklärung. Der gewählte Vorstand signalisiert durch die Aussage: „Ich nehme die Wahl an“ , dass er ab sofort die Interessen des Vereins in seiner neuen Rolle übernimmt.
Wie groß sollte der Vereinsvorstand sein?
In der Praxis hat es sich bewährt, die Anzahl der Vorstandsmitglieder anhand der Größe des Vereins und der inhaltlichen Aufgaben zu bestimmen. Für eine schnelle und effektive Beschlussfassung macht es zudem Sinn, eine ungerade Zahl von Vorstandsmitgliedern zuzulassen. So ist gewährleistet, dass im Vorstand immer ein Mehrheitsbeschluss möglich ist.
Die Ressortzuteilung der Vorstandsmitglieder kann inhaltlich an einen bestimmten Ausbildungsabschluss oder eine Funktion geknüpft sein. In den meisten Fällen ist auch die Vereinsmitgliedschaft eine Grundvoraussetzung dafür, einen Vorstandsposten übernehmen zu können. Allerdings sollte die Hürde für die Übernahme eines Vorstandsposten nicht zu hoch gelegt werden. Sind die Voraussetzungen erreichbar und nachvollziehbar, ist sichergestellt, dass jederzeit ein handlungsfähiger Vorstand verfügbar ist, der die originären Interessen des Vereins vertritt.
Was passiert bei einem vorzeitigen Ausscheiden eines Vorstandsmitgliedes?
Einer der wichtigsten Punkte, die in der Vereinssatzung geregelt sein sollte, ist das vorzeitige Ausscheiden eines Vorstandsmitgliedes. Dieses hat weitreichende Folgen und kann zum Beispiel aufgrund eines Todesfalls sehr plötzlich und unerwartet eintreten. Bestimmt die Vereinssatzung, dass der geschäftsführende Vorstand immer aus drei Funktionsmitgliedern bestehen muss, so ist bei einem unvorhergesehenen Ausscheiden der gesamte Vorstand von seiner Tätigkeit entbunden. Dies ist aus rechtlicher Sicht deshalb der Fall, da kein satzungsmäßiger Vorstand mehr existiert, der die Geschäfte führen kann.
Entschließt sich ein Vorstandsmitglied zum Amtsverzicht, so muss er dies zwingend gegenüber einem anderen Mitglied des Vorstands vortragen. Dieser macht den Rücktritt öffentlich und wendet die in der Satzung für diesen Fall vorgeschriebenen Schritte an. Besteht der Vorstand nur aus einem Vorstandsvorsitzenden, so muss dieser sein Vorhaben im Rahmen einer außerordentlichen Mitgliederversammlung vortragen. Die Mitgliederversammlung entscheidet dann, ebenfalls auf Grundlage der Satzung, wie das weitere Prozedere zur Neuwahl eines neuen Vorstands abzulaufen hat.
Um auch in diesem Fall dafür zu sorgen, dass alle Tätigkeiten im Sinne des Vereins weitergeführt werden können, sollte in der Satzung unmissverständlich festgelegt werden, dass die verbleibenden Mitglieder des Vorstands den Verein so lange nach außen vertreten dürfen, bis ein neuer Vereinsvorstand bestimmt wurde. Noch praktischer und zielführende ist die Regelung, dass die verbliebenen Vorstandsmitglieder für die restliche Legislaturperiode ein neues Vorstandsmitglied wählen dürfen, ohne eine neue Mitgliederversammlung einberufen zu müssen.
Muss die Berufung eines Mitgliedes des BGB-Vorstands aus einem wichtigen Grund widerrufen werden, findet der § 27 BGB Anwendung:
„Die Bestellung ist jederzeit widerruflich, unbeschadet des Anspruchs auf die vertragsmäßige Vergütung. Die Widerruflichkeit kann durch die Satzung auf den Fall beschränkt werden, dass ein wichtiger Grund für den Widerruf vorliegt; ein solcher Grund ist insbesondere grobe Pflichtverletzung oder Unfähigkeit zur ordnungsmäßigen Geschäftsführung.“
Als wichtige Gründe werden im Gesetz grobe Pflichtverletzungen oder Unfähigkeit angeführt, die immer dann als gegeben angesehen werden kann, wenn es dem Verein nicht mehr zuzumuten ist, durch das Vorstandsmitglied bis zum Ende seiner Amtszeit vertreten zu werden. Der Widerruf muss von der Mitgliederversammlung vorgenommen werden und wird in der Praxis zum Beispiel dann intendiert, wenn strafrechtlich gegen ein Mitglied des Vorstands ermittelt wird.
Vielfach kommt der Amtsinhaber einem Widerruf auch zuvor und legt sein Amt aufgrund der Vorfälle eigenmächtig nieder. Ist der Vorstand durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag im Verein angestellt und erhält ein regelmäßiges Vorstandssalär, so bedeutet der Widerruf und Verlust des Vorstandspostens nicht unweigerlich das Ende der Anstellung im Verein. Somit bezieht der durch Widerruf entfernte Vorstand trotzdem seine Bezüge bis zum Ende der Legislaturperiode oder der vertraglichen Befristung weiter. Um dies zu verhindern, sollte sowohl in der Satzung sowie im Arbeitsvertrag klar festgelegt sein, dass ein Widerruf des Vorstandspostens auch die Kündigung des Angestelltenverhältnisses mit dem Verein besiegelt.
Generell sollten die Handlungsfähigkeit des Vorstands und die Ziele des Vereins immer oberste Priorität haben und sich in allen Bestimmungen der Satzung widerspiegeln. Ist dies der Fall, kann der BGB-Vorstand seine Tätigkeit vollumfänglich und professionell ausführen und zum Wohle und im Sinne des Vereins und seiner Ziele agieren.
Hat ein BGB-Vorstand Anspruch auf eine Vergütung oder Aufwandsentschädigung?
Der § 27 Absatz 2 BGB bestimmt, dass „die Mitglieder des Vorstands unentgeltlich tätig sind. “ Dies ist deshalb der Fall, da es sich bei einer Vorstandstätigkeit in einem Verein grundsätzlich um eine ehrenamtliche Tätigkeit handelt. Aufgrund des Ehrenamtes und der damit verbundenen Freiwilligkeit ist vom Gesetzgeber kein Anspruch auf Vergütung oder eine Aufwandsentschädigung vorgesehen. Dies wurde auch vor dem Hintergrund bestimmt, dass die Vorstandstätigkeit jederzeit und ohne Angabe von Gründen vom Amtsinhaber niedergelegt werden kann.
Trotz der aus gesetzlicher Sicht gebotenen Unentgeltlichkeit kann der Verein festlegen, seinen Vorstand zu entlohnen. Hierbei kann zum einen der Ersatz entstandener Kosten vereinbart werden, der durch die Vorstandstätigkeit entsteht. Grundlage hierfür ist der § 670 BGB, der in diesem Zusammenhang den Vorstand zu einem Auftragnehmer und den Verein zum Auftraggeber erklärt.
Des Weiteren hat der Verein die Möglichkeit, ein Arbeitseinkommen oder eine Aufwandsentschädigung mit dem Vorstand zu vereinbaren. Hierbei wird ein rechtlich bindender Arbeitsvertrag zwischen dem Verein und dem Vorstandsmitglied geschlossen. Hiermit wird das Vorstandsmitglied gleichzeitig Angestellter des Vereins und ist daher verpflichtet, die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen. Im Gegenzug erhält das Mitglied des Vorstands das vereinbarte Gehalt, welches hinsichtlich der Steuer und Sozialabgaben einem allgemeinen Arbeitsvertrag gleichgestellt ist.
Je nach Größe, Ausrichtung und finanziellen Möglichkeiten sollten Vereine entscheiden, wie und in welchem Ausmaß sie die Mitglieder des Vorstands für Ihre wichtige und für den Verein entscheidende Arbeit entlohnen können. Dabei sollte jedoch nicht der Eindruck entstehen, dass Mitgliedsbeiträge und Spendengelder zu einem großen Teil in die Finanzierung des Vorstands fließen. Oft hat schon die Zahlung einer kleinen Aufwandsentschädigung für die Mitglieder des Vorstands einen hohen Wert und wird von diesen als Anerkennung und Dank für den Einsatz im Verein angesehen.
Beispiel: Der Vorstandsvorsitzender eines Fußballvereins ist gleichzeitig als erfolgreicher Unternehmer aktiv. Aufgrund seiner Tätigkeit und seiner privaten Einnahmen verzichtet er auf eine monatliche Aufwandsentschädigung für seine Vorstandstätigkeit. Für Reisen, die aufgrund der Repräsentationspflicht für den Verein notwendig sind, erhält er jedoch einen finanziellen Kostenausgleich. Gleichzeitig kann er pauschaliert Reisekosten absetzen.
Der Vorstand eines Vereins nimmt in Bezug auf die Erstattung entstandener Kosten im Verein eine Sonderrolle ein. Während andere ehrenamtliche Mitglieder nicht oder nur nach Absprache berechtigt sind, Fahrtkosten oder weitergehende Aufwendungen geltend zu machen, steht dies dem BGB-Vorstand rechtlich zu. Zudem ist die Vergütung, die er als Aufwandsentschädigung oder Kostenersatz erhält, häufig steuerfrei. Um rechtlich einwandfreie und transparente Regelungen zu schaffen, sollte die Satzung des Vereins auch in Bezug auf den Auslagenersatz klare Richtlinien beinhalten und die Zahlung von Gehältern außerhalb ausgelegter Kosten explizit erlauben.
Wofür und wie haftet der BGB-Vorstand?
Der BGB-Vorstand hat aufgrund seiner Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse im Verein die Möglichkeit und Verantwortung, weitreichende und für den Verein und seine Ausrichtung relevante Entscheidungen zu treffen. Dabei kann es vorkommen, dass sich Beschlüsse im Nachhinein als unkorrekt erweisen und dem Verein und seinen Zielen nachweislichen Schaden zufügen. Auch im Außenverhältnis können Entscheidungen kurz- oder langfristig einen finanziellen oder immateriellen Schaden anrichten, für den einzelne Mitglieder des Vorstands oder der Gesamtvorstand haftbar gemacht werden kann. Grundsätzlich ist der Vorstand dem Verein bei Schäden jeder Art zu Schadenersatz verpflichtet. Dies gilt insbesondere bei den nachweisbaren Tatbeständen Vorsatz und Fahrlässigkeit.
Auch wenn § 31 BGB regelt, dass der Verein immer in erster Linie für interne oder externe Schäden zur Verantwortung gezogen werden kann, haftet in den meisten Fällen der Verein und der Vorstand als Gesamtschuldner. Dies bedeutet, dass ein Vorstandsmitglied zum Beispiel dann für entstandene Steuerschulden des Vereins mit seinem Privatvermögen haftet, wenn die Ursache der Verbindlichkeiten klar auf ein fahrlässiges oder vorsätzliches Versagen des Vorstandsmitglieds zurückgeht.
Wann haften Vorstandsmitglieder persönlich?
Weiteres Fehlverhalten, welches ebenfalls zu einer persönlichen Haftung des Vorstands führen könnte, wäre unter anderem:
- Das Ausstellen falscher oder fehlerhafter Spendenbescheinigungen,
- Unfälle, die aus einer unzureichenden Wartung von Maschinen hervorgehen,
- Sozialversicherungsbeiträge, die vorsätzlich nicht oder verspätet bezahlt werden,
- Zuwiderhandlung gegen das Verkehrssicherungsgesetz oder die Unfallverhütungsvorschriften,
- Gegenüber Gläubigern des Vereins bei Insolvenzverschleppung,
- Im Innenverhältnis bei Zuwiderhandlung gegen eine sorgfältige Vereinsführung
Wie kann das Haftungsrisiko des Vorstands reduziert werden?
Um die persönlichen Risiken für Mitglieder des Vorstands zu begrenzen, empfiehlt es sich frühzeitig Sachverständige oder spezialisierte Berater einzuschalten. Dies prüfen den Vereinsbetrieb in einer umfangreichen Risikoprüfung, decken Problemfelder auf und empfehlen geeignete Maßnahmen. Eine Möglichkeit wäre dabei die Auslagerung von einzelnen Geschäftsbereichen. Bei einem Fußballverein würde es sich zum Beispiel anbieten, das Stadion in eine eigene GmbH zu verlagern und so die Risiken zu minimieren. Auch der Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist ein probates Mittel, um den Vorstand gegen Haftungsansprüche abzusichern.
Was bedeutet es aus rechtlicher Sicht, den Verein nach außen zu vertreten?
Die gesetzliche Grundlage dafür, dass einzig der Vereinsvorstand als wichtigster offizieller Vertreter des Vereins nach außen fungiert, findet sich im § 26 BGB:
„Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich; er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters.“
Als erster Repräsentant des Vereins ist der Vorstand sowohl bei Rechtsgeschäften, Gerichtsprozessen oder auch bei der allgemeinen Außendarstellung in der Verantwortung, die Ziele und Werte des Vereins vollumfänglich zu vertreten. Besteht der Vorstand aus mehreren Mitgliedern wird er immer durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder rechtskräftig repräsentiert. Dies bedeutet, dass bei einem Vorstand mit drei ständigen Mitgliedern mindestens zwei Vertreter notwendig sind, um satzungsgemäß aufzutreten.
Diese Vertretungsbefugnis kann von der Mitgliederversammlung durch eine Satzungsänderung eingeschränkt werden. Dabei kann unter anderem bestimmt werden, dass dem Vorstand im finanziellen Bereich Obergrenzen auferlegt werden und das Vertragsabschlüsse über einer beschlossenen Begrenzung einem Mitbestimmungsrecht der Mitgliederversammlung unterliegen.
Beispiel: Dem BGB-Vorstand wird durch die Satzung des Vereins eine Vertretungsbefugnis für Rechtsgeschäfte bis zu einem Limit von 5.000 Euro pro Vertrag zugesagt. Jeder Vertragsabschluss über dieser finanziellen Grenze ist mitbestimmungspflichtig und kann daher nicht durch den Vorstand allein entschieden werden. Überschreitet der Vorstand bei Vertragsgeschäften seine in der Satzung festgeschriebenen Kompetenzen, so kann er schadenersatzpflichtig gemacht werden.
In der Praxis hat es sich bewährt, die Vertretungsbefugnis des Vorstands nicht zu stark einzugrenzen. So sichert der Verein die Handlungsfähigkeit des Vorstands und gewährleistet schnelle Entscheidungen. Zudem hat es sich als praktikabel erwiesen, durch die Satzung festzulegen, dass ab einem bestimmten finanziellen Betrag nur der gesamte Vorstand Entscheidungen treffen kann. So ist eine ausreichende Gewichtung zwischen der Beschlussfähigkeit und dem Schutz des Vereins vor Fehlentscheidungen sichergestellt.
Welche Maßstäbe und Handlungsgrundsätze gelten für den BGB-Vorstand?
Mitglieder eines BGB-Vorstands sollten sich insbesondere davon leiten lassen, jederzeit und bestmöglich die Interessen und Werte des Vereins und seiner Mitglieder zu vertreten. In Vereinen haben sich Laufe der Zeit eigene Handlungsgrundsätze oder Richtlinien entwickelt, die abseits der gesetzlichen Vorschriften die Tätigkeit des Vorstands beschreiben.
Zunächst zeichnen sich BGB-Vorstände dadurch aus, ihre ehrenamtliche Tätigkeit sorgfältig auszuführen. Dies bedeutet, dass sie bereits bei ihrer Wahl über die notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten oder Qualifikationen verfügen müssen, um das Amt zu bekleiden. Ist dies nicht der Fall, müssen Mitglieder des Vorstands in der Lage und gewillt sein, sich fachkundigen Rat einzuholen. Dies gilt zum Beispiel bei spezifischen Sachfragen oder Personalangelegenheiten, bei denen beispielsweise ein Fachanwalt für Arbeitsrecht zu Rate gezogen werden muss, um kompetente Entscheidungen treffen zu können.
BGB-Vorstände sollten zudem verantwortlich handeln und dabei darauf achten, die Folgen von Beschlüssen sorgfältig und anhand von objektiven Fakten abzuwägen. Hierbei kommt es im Besonderen darauf an, die Ziele des Vereins und dessen Wertekodex zu fokussieren und nicht aus eigenen Erwägungen oder aus Gründen des eigenen Ansehens Entscheidungen zu treffen. Verantwortung zu übernehmen bedeutet für BGB-Vorstände auch, die große Anzahl von ehrenamtlich tätigen Vereinsmitgliedern wertzuschätzen und das Ansehen des Vereins in der Öffentlichkeit wirkungsvoll zu fördern.
Von BGB-Vorständen wird zudem erwartet, dass sie selbstständig handeln. Auch wenn Sie bei Entscheidungen immer die Wünsche und Beschlüsse der Mitgliederversammlung mit einbeziehen, haben sie doch die Verpflichtung, jede Beschlussfassung objektiv zu betrachten und aus ihrer Sicht die beste Wahl zu treffen. Ein abhängiges Verhalten nach außen oder Gefälligkeitsentscheidungen, die externen Personen nützen, ist dabei ausgeschlossen. Das dies auch zu Konflikten im Verein führen kann, steht außer Frage. In diesem Fall müssen BGB-Vorstände bereit sein, Meinungsverschiedenheiten zu riskieren und auszuhalten und ihre Meinung zu Sachverhalten nach innen und außen mit Klarheit und Vehemenz zu vertreten.
Zusammenfassung: Aufgaben und Pflichten des BGB-Vorstands
BGB-Vorstände übernehmen in einem Verein die Hauptlast der Verantwortung. Sie nutzen ihre Stellung im Verein, um die Ziele und das Ansehen des Vereins zu fördern. Vorstände sollte ihre Aufgabe jederzeit sorgfältig, verantwortlich und selbstständig ausführen.
Die gesetzliche Grundlage für die Arbeit von Vorständen bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Der Gesetzgeber hat bestimmt, dass in jedem Verein mindestens ein Vorstand als Repräsentant implementiert werden muss. Dieser hat im Außenverhältnis die Verantwortung, den Verein zu vertreten und im Rahmen der Satzung Entscheidungen zu treffen. Besteht der Vorstand aus mehreren Mitgliedern, so entscheidet die Mehrheit der Vorstandsmitglieder über Beschlüsse.
Die wichtigste Entscheidungsgrundlage für die Vorstandstätigkeit in Vereinen bildet die Satzung. Diese individuelle Sammlung von vereinsinternen Regelungen und Verfahrensanweisung muss vom Vorstand beachtet werden. Sie kann die Kompetenzen der Vorstandsmitglieder einschränken und legt den Umfang der Handlungsvollmachten fest.
In Bezug auf die Wahl von BGB-Vorständen gibt es keine gesetzlichen Grundlagen. Ein gewählter Vorstand ist daher generell auf Lebenszeit gewählt. In der Satzung eines Vereins wird allerdings in den meisten Fällen festgeschrieben, dass nach einer bestimmten Zeit, die als Legislaturperiode bezeichnet wird, Vorstandswahlen stattfinden. Statt einer geheimen Wahl kann der Vorstand jedoch auch von einem vereinsinternen Gremium gewählt werden. Ein ehrenamtlicher Vorstand hat jederzeit die Möglichkeit, sein Amt aufzugeben. Um bei einem Amtsverzicht die Arbeitsfähigkeit des Vereins zu gewährleisten, sollte die Vereinssatzung genau beschreiben, wie bei einem Rücktritt verfahren wird. Zudem sollte festgelegt werden, wer die Kompetenzen des zurückgetretenen Vorstandsmitglieds permanent oder temporär übernimmt.
Es ist dabei möglich, dass dem Vorstand entstandene Aufwendungen erstattet werden oder das Vorstandsmitglieder mittels eines Arbeitsvertrages beim Verein angestellt werden. Dabei ist es zielführend, den Arbeitsvertrag an einen Widerruf der Vorstandstätigkeit zu koppeln, um langen Rechtsstreitigkeiten in Bezug auf die Weiterzahlung der monatlichen Gehaltszahlungen entgegenzuwirken. Hat ein Vorstand fahrlässig oder vorsätzlich fehlerhaft gehandelt, kann er vom Verein oder vom geschädigten Personen schadenersatzpflichtig gemacht werden.
Insgesamt stellt das Ehrenamt eines BGB-Vorstands ein verantwortungsvolle und herausragende Position innerhalb eines Vereins dar. Es ist mit viel Arbeit und herausfordernden Fragestellungen verbunden und ist gleichzeitig eine ehrenvolle Aufgabe. BGB-Vorstände, die die gesetzlichen Regelungen des BGB und die vereinsinternen Bestimmungen der Satzung kennen und anwenden, werden bei der Ausübung Ihres Amtes viel Freude verspüren und dazu beitragen, den Verein professionell und im Rahmen der Vereinswerte zu führen.