Jahreshauptversammlung im Verein: 5 Fallstricke und wie Sie sie umgehen

Immer wieder kommt es vor, dass in der Jahreshauptversammlung plötzlich Verfahrens- oder Sachfragen auftauchen, die nicht selten zu Unstimmigkeiten führen.

Hier eine Übersicht der fünf häufigsten Fragen – und die Antworten darauf.

1. Verschiebung möglich?

Die ordentliche Mitgliederversammlung müssen Sie zu den in der Vereinssatzung bestimmten Zeiten durchführen. Aus dringenden Gründen ist eine Terminverschiebung möglich, z. B. Erkrankung von Organmitgliedern und ihrer Vertreter, anderweitige Belegung des angemieteten Versammlungsraums, Verhinderung zahlreicher Mitglieder. Muss der Termin verschoben werden, müssen Sie die Mitglieder unter genauer Angabe der Gründe schriftlich informieren und den neuen Termin benennen, der möglichst nah (bis zu vier Wochen) am ursprünglichen Termin liegen sollte.

2. Wer wird eingeladen?

Welche Mitgliedergruppen Sie einladen, ergibt sich in der Regel aus der Satzung. Ist hier nichts geregelt, haben grundsätzlich alle Vereinsmitglieder das Recht (nicht jedoch die Pflicht), an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Also alle aktiven Mitglieder und Gäste sowie Förderund Ehrenmitglieder. Auch solche Mitglieder, deren Mitgliedschaft zwar bereits gekündigt wurde, aber noch nicht erloschen ist, dürfen teilnehmen. Gibt es Vereinsorgane, die ganz oder zum Teil mit Nichtmitgliedern besetzt sind (Fremdorganschaft), steht auch diesen ein Teilnahmerecht zu.

Minderjährige Vereinsmitglieder werden über ihre gesetzlichen Vertreter (in der Regel die Eltern) eingeladen. Ausnahme: Den minderjährigen Mitgliedern ist es über ihre gesetzlichen Vertreter gestattet, die Mitgliedschaftsrechte selbst auszuüben. Ob die Jugendlichen ein Stimmrecht haben, regelt die Satzung. Die meisten Satzungen stellen auf „Volljährigkeit“ ab. _ Tipp: Damit werden die Belange der Jugendlichen nicht ausreichend berücksichtigt. Verankern Sie in der Satzung eine Jugendordnung. Beispielsweise kann vorgesehen werden, dass die jugendlichen Mitglieder einen Sprecher aus ihren Reihen wählen, der Sitz und Stimme im Vorstand hat.

3. Darf ein Mitglied seinen Anwalt mitbringen?

Sie können einem Mitglied, gegen das ein Vereinsstrafverfahren läuft, die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts nicht verwehren, wenn sich auch Ihr Verein der Hilfe eines Anwalts bedient. Dem Teilnahmerecht eines Anwalts kann sich die Mitgliederversammlung also nicht entziehen.

4. Was gehört in den Rechenschaftsbericht?

Der Rechenschaftsbericht versetzt die Mitgliederversammlung über die Lage des Vereins in Kenntnis. Er muss daher alles enthalten, was sich im abgelaufenen Berichtszeitraum an wesentlichen Ereignissen ergeben hat. Ihre Aufgaben:

  • Einnahmen und Ausgaben des Vereins zusammenfassen und mit Belegen dokumentieren
  • Vermögenssituation des Vereins darstellen
  • Übersicht über den Mitgliederbestand geben
  • über Aufnahme neuer Mitglieder berichten
  • Beendigung von Mitgliedschaften (bei außergewöhnlichem Mitgliederschwund ist ggf. auch über die Gründe zu berichten) mitteilen •
  • zu erwartende Ausgaben und Einnahmen bekannt geben

Ihnen steht als Vereinsvorstand bei wirtschaftlich bedeutsamen Vorgängen kein Auskunftsverweigerungsrecht zu. Jedes Ihrer an der Versammlung teilnahmeberechtigten Vereinsmitglieder hat das Recht, Sie über die rechtlichen oder tatsächlichen Verhältnisse im Verein zu befragen. Die einzelnen Mitglieder sind auch berechtigt, Fragen zu vorgelegten Berichten zu stellen oder um die Erläuterung von Vorgängen zu bitten.


5. Recht zur Antragstellung?

Sachanträge der Vereinsmitglieder sind in der Mitgliederversammlung nur zulässig, wenn sie einen konkreten Bezug zum aktuellen Tagesordnungspunkt haben. Ist ein solcher Zusammenhang für den Versammlungsleiter nicht erkennbar, braucht der Antrag nicht zur Abstimmung zugelassen zu werden. Ausnahme: Möchte das Mitglied mit seinem Antrag eine Änderung der bestehenden Verfahrensordnung erreichen, ist der Antrag zuzulassen. Der Versammlungsleiter muss unmittelbar darüber abstimmen lassen. Beispiel: Ein Mitglied möchte darüber abstimmen lassen, die Reihenfolge der zu behandelnden Tagesordnungspunkte zu ändern oder dass in geheimer statt in offener Abstimmung abgestimmt wird.

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