Denken Sie an die sichere Archivierung Ihrer E-Mails!

Das ist heute Alltag im Vereinsleben: Anfragen und Angebote werden per E-Mail geschrieben, Rechnungen kommen per elektronischer Post herein. Doch genau hier heißt es für Sie als Vorstand aufpassen, denn: alle steuerlich relevanten Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. und das heißt vor allem: Die Daten des Jahres 2016 müssen jetzt gut archiviert werden – die Regelaufbewahrungsfrist beträgt von nun an 10 Jahre!

Wichtig hierbei:
Für den Fiskus gilt eine E-Mail als ein originär digitales Dokument, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar archiviert werden muss.

Für den Datenzugriff?

Jawohl, für den Datenzugriff. Denn wenn der Betriebsprüfer des Finanzamtes einmal beim Verein anklopfen wird, gilt nach § 147 der Abgabenordnung (AO): Der Prüfer hat auch Zugriff auf alle E-Mails, die für die Besteuerung (und damit auch für Fragen der Gemeinnützigkeit) Ihres Vereins von Relevanz sind. Werden solche E-Mails  für die eine Aufbewahrungspflicht von 6 beziehungsweise 10 Jahren besteht (siehe Seite 6) nicht archiviert,  kann der Prüfer Umsätze und Gewinn schätzen. Plötzlich liegt Ihr Verein dann für zurückliegende Jahre oberhalb der steuerlich relevanten Grenze von 35.000 Euro Umsatz pro Jahr im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder von 45.000 Euro im Zweckbetrieb von Sportvereinen – und der Steuerhammer schlägt zu:

Zum einen können heftige Nachzahlungen fällig werden – zum anderen verlangt der Fiskus auf die Nachzahlungen auch noch einen ausgesprochenen Wucherzins, bedenkt man die Zinssätze, die Banken derzeit gewähren: Der Fiskus nämlich schlägt mit 6 Prozent pro Jahr zu Deshalb:

Denken Sie daran, die steuerlich relevanten E-Mails zu sichern und auf einem nachträglich nicht mehr änderbaren Speichermedium (z. B. nicht überspielbare oder nachträglich überschreibbare CD-ROM) zu sichern. Das gilt natürlich auch für Ihre Papierunterlagen _ auch die müssen archiviert werden! Hier besonders die Spendenbescheinigungen, also das „Doppel“ der Zuwendungsbestätigung und dazugehörige Unterlagen.

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