Aufwendungsersatz im Verein: Stolpern Sie nicht über diese gefährliche Satzungsfalle!

Das Vereinsrecht hat es in sich. Da kommt es gelegentlich auf jede einzelne Formulierung in Gesetz oder Satzung an.
 
Beispiel:
Der Verein wächst. Sie möchten im Verein eine Abteilung einrichten. Dumm nur: Sieht die Satzung das nicht ausdrücklich vor, können Sie keine Abteilung gründen. Die Mitgliederversammlung muss also erst beschließen, dass Ihr Verein zukünftig aus mehreren Sparten bestehen kann – die Satzung muss angepasst werden. Danach erst kann die Abteilung gegründet werden.
 
Doch Achtung: Hier entscheidet dann das „Wie“ der Satzung. Mit einer ungeschickten Formulierung kann es passieren, dass Mitglieder nach Belieben Abteilungen gründen können. Mein Tipp:
 
Schließen Sie das durch eine geschickt gewählte Satzungsformulierung aus!  Betonen Sie die Gesamtverantwortung des Vorstands. Im Falle eines Sportvereins könnte dies wie folgt aussehen.

Formulierungsbeispiel:
(1) Der Verein gliedert sich in rechtlich unselbstständige Abteilungen, die jeweils eine Sportart betreiben. Die Abteilungen können nur mit Zustimmung des Vorstands gebildet werden, sich auflösen oder zusammenschließen.
(2) Die Abteilungen regeln ihre Angelegenheiten durch die Mitgliederversammlungen ihrer Abteilungen und durch ihren Abteilungsvorstand.
 
Schon dieses eine Beispiel zeigt, wo überall Tücken und Fallstricke im Vereinsrecht lauern können. Doch da gibt es noch ein ganz neues, brandaktuelles Beispiel. Im Tipp der Woche stelle ich es Ihnen vor:
 
Aufwendungsersatz im Verein: Stolpern Sie nicht über diese gefährliche Satzungsfalle!
 
Auf Zusagen auf Aufwendungsersatz sowie auf alle Zusagen auf Vergütungen, die Ihr Verein bis zum 31.12.2014 erteilt hat, gilt das BMF-Schreiben vom 7.6.1999, Az. IV C 4 – S 2223 – 111/99.
 
Demnach muss, damit Ihr Verein dies zahlen, bzw. erstatten kann,

  1. Eine satzungs- oder vereinbarungsgemäße Grundlage bestehen (z.B. vom Verein erteilter Auftrag, Vertrag, Vorstandsbeschluss etc.) die
  2. zeitlich vor der Ausführung der Tätigkeit erfolgt ist und die
  3. Ihr Verein finanziell auch leisten kann (er darf also keine Zusagen machen, die er aufgrund der Kassenlage nicht finanzieren kann, ganz nach dem Motto: „Wir bekommen den Betrag als Rückspende!“. Das würde dem Prinzip der „Freiwilligkeit“ von Spenden zuwiderlaufen).

Zusagen auf Aufwendungsersatz sowie auf alle Zusagen auf Vergütungen, die Sie ab dem 1.1.2015 erteilen, unterliegen den Vorgaben des BMF-Schreibens vom 256.11.2014, Az. IV C 4 – S 2223/07/0010 : 005. Das setzt die 1 bis 3 von oben nicht außer Kraft sondern bestätigt sie sogar. Es ergeben sich aber trotzdem Änderungen bzw. Ergänzungen:
 
1.      Die Anerkennung eines Aufwendungsersatzanspruchs ist möglich aufgrund
a.      Einer Satzungsregelung oder
b.      Einer schriftlichen Vereinbarung oder
c.       Eines gültigen Vorstandsbeschlusses.
 
Im Grunde wie oben. ABER:
 
2.      Als Vorstand müssen Sie auch ausdrücklich zu einem solchen Beschluss ermächtigt sein.
 
Das heißt: Nun gilt es, die Satzung möglicherweise entsprechend anzupassen. Achtung: Rückwirkende Satzungsänderungen sind ausgeschlossen!
 
Doch auch hier steckt der Teufel im Vereinsrecht-Detail:
 
Wird in einem Verein, der VOR dem 1.1.2015 gegründet wurde, Aufwendungsersatz nur aufgrund eines von Ihnen als Vorstand getroffene Vorstandsbeschlusses gewährt, ohne dass Sie hierfür die entsprechende Satzungsermächtigung haben, begeben Sie sich auf dünnes Eis. Wichtig ist in diesem Fall: Schaffen Sie die Grundlage hierfür allerspätestens mit der nächsten regulär anstehenden Satzungsänderung. Der Fiskus sagt nämlich: Eine Satzungsänderung nur deshalb ist nicht erforderlich – aber, wird die Satzung aus anderen Gründensowieso geändert, ist die entsprechende Anpassung erforderlich!
 
Im Umkehrschluss heißt das aber auch:
 
Vereine, die AB dem 1.1.2015 gegründet wurden, MÜSSEN jetzt dringend die Satzung ändern, wenn solche Vorstandsbeschlüsse gefasst werden sollen.
 
In allen Fällen aber gilt:
Die Ansprüche müssen von Ihrem Verein ERNSTHAFT  eingeräumt worden sein. Das heißt: Diese dürfen nicht von vorneherein unter dem Vorbehalt eines Verzichts stehen („Du bekommst die Zusagen nur, wenn Du Dich verpflichtest, dass Geld zurück zu spenden!“)
 
Wichtig ist auch:
Der Verzicht muss vom Empfänger ZEITNAH erklärt werden.
 
Bei einer regelmäßigen Tätigkeit*: alle 3 Monate
Bei einer einmaligen Tätigkeit: innerhalb von 3 Monaten
 
*z.B. Platzwart, der ganzjährig beschäftigt wird und die Ehrenamtspauschale erhält
 
Sie sehen: Das Vereinsleben kann ganz schön verzwickt sein.

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