Bericht des Vorstands: Mündlich oder schriftlich?

Liebes vereinswelt.de-Mitglied,

ich finde es sehr gut , dass sie sich hinsichtlich einer Vereinsfrage noch einmal rückversichern wollen! Ich denke, dass Ihre Frage noch viele andere Vereinsvorstände beschäftigt und deswegen habe ich sie auch in meinem Newsletter "verwertet".

Aber nun zu meiner Anwort für Sie:

Den Geschäftsbericht können Sie mündlich erstatten, sofern sich nicht aus der Satzung oder einer vereinsinternen Übung etwas anderes ergibt.

Den Rechenschaftsbericht – also die Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins in einem bestimmten Zeitraum – müssen Sie schriftlich erstellen aber mündlich abgeben. Näheres regelt die Satzung.

Bei größeren Vereinen kann die Satzung z. B. vorsehen, dass der Rechenschaftsbericht vom Steuerberater des Vereins erstellt wird. Enthält die Satzung keine näheren Bestimmungen über die Form des Rechenschaftsberichts, muss Ihre schriftliche Aufstellung folgenden Kriterien genügen:

• Es muss sich um eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben handeln. Das bloße Vorlegen der Einnahmen- und Ausgabenbelege ist keine Zusammenstellung in diesem Sinn. Eine „geordnete Zusammenstellung“ ist eine zweckmäßige und übersichtliche Aufgliederung in Abrechnungsposten.
• Die Einzelangaben und die Abrechnung als Ganzes müssen insgesamt klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein

Der Geschäftsbericht muss den Verlauf der Vereinstätigkeit und die Lage des Vereins darstellen. Dass er wahr, vollständig und verständlich sein muss, ist selbstverständlich. Durch den Geschäftsbericht sollen Sie als Vorstand alle Mitglieder über alle wichtigen Vorkommnisse im Berichtszeitraum informieren. Je nach Größe und Zuschnitt des Vereins gehören zu den „wichtigen Vorkommnissen“ z. B.

• Zu- und Abgang von Mitgliedern
• hat der Verein verschiedene Sparten: Berichte über die einzelnen Sparten
• Teilnahme an Veranstaltungen, Turnieren, Meisterschaften u. Ä. sowie die Ergebnisse
• Zusammenarbeit mit der Gemeinde oder Stadt
• Zusammenarbeit und/oder Beziehungen zum übergeordneten Verband
• Zusammenarbeit und/oder Beziehungen zu anderen VereinenVereinsveranstaltungen
• abgeschlossene, laufende und zukünftige Projekte
• Ereignisse, die für den Verein günstig oder ungünstig waren
• ggf. Bericht über laufende Vereinsgerichtsverfahren oder andere anhängige Gerichtsverfahren
• Abschluss und/oder Kündigung bedeutender Verträge,z. B. beim Wechsel des Pächters des Vereinsheims.

Wichtig ist, dass jedes Mitglied in einen schriftlichen Geschäftsbericht Einsicht nehmen darf. Es besteht aber keine Verpflichtung, jedem Mitglied ein Exemplar des Berichts auszuhändigen.

Muss ein schriftlicher Rechenschaftsbericht erstellt werden, ist der Vorstand verpflichtet, ihn in der Mitgliederversammlung zur Einsichtnahme bereitzuhalten und jedem Mitglied, das Einsicht nehmen will, diese zu gewähren. Der Verein kann sich aber auch entscheiden, den Rechenschaftsbericht jedem einzelnen Mitglied vor der Mitgliederversammlung in schriftlicher Form zur Verfügung zu stellen. Dies ist eine Frage der Mitgliederzahl und der durch die Information entstehenden Kosten.

Des Weiteren gilt: Entweder alle Mitglieder erhalten den Rechenschaftsbericht vor der Mitgliederversammlung schriftlich oder keines der Mitglieder. Ausnahmen dürfen nur in Bezug auf die Vorstandsmitglieder, Schatzmeister und Kassenprüfer gemacht werden.
Ich hoffe, diese Antwort bringt Klarheit. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Spaß, gute Informationen und einen regen Austausch mit anderen Vereinvorstandsmitgliedern auf vereinswelt.de!

Grüße
GS