Einladung zur Mitgliederversammlung im Verein: Form und Inhalt
Die Mitgliederversammlung ist die zentrale Veranstaltung des Vereins, die mit entsprechender Organisation verbunden ist. Den vor allem die Gültigkeit von Beschlüssen der Mitgliederversammlung führt in Vereinen oft zu Streitigkeiten. Dabei werden einerseits Formfehler hervorgehoben, um Beschlüsse anzufechten, auf der anderen Seite machen jedoch auch die zuständigen Organe (also in der Regel der Vorstand) oftmals Fehler bei der Einladung, weil sie sich nicht genug im Bereich Vereinsrecht auskennen.
Wenn Sie zu einer Mitgliederversammlung einladen, gelten sowohl bei ordentlichen als auch außerordentlichen Versammlungen stets die Bestimmungen aus der Vereinssatzung.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie man die Mitglieder eines Vereins zur Mitgliederversammlung (sei es die Hauptversammlung, Jahreshauptversammlung u.a.) einladen kann. Dabei müssen Sie jedoch Einiges beachten – die Einladung muss z. B. an alle Mitglieder versandt werden, sie fristgerecht erreichen usw.
Damit die Einladung zur Mitgliederversammlung gemäß den Regelungen abläuft, haben wir für Sie alle wichtigen Informationen in diesem Beitrag zusammengefasst.
Wie muss die Einladung zur Mitgliederversammlung im Verein erfolgen?
Es gibt viele Wege der Informationsübermittlung. Wie die Einladung zur Mitgliederversammlung ausgesprochen werden soll, muss laut § 58 Nr. 4 BGB in der Satzung festgelegt werden.
Infrage kommt dabei die Bekanntgabe per
- Brief
- Rundschreiben
- Fax
- Vereinszeitung
- Tageszeitung (hier muss der Name der Zeitung erwähnt werden, damit die Vereinsmitglieder wissen, wo sie die Einladung zur Mitgliederversammlung finden können)
Früher war es gang und gäbe, die Tageszeitung als Übermittlungsorgan zu wählen – sie druckte Vereinseinladungen meist kostenlos ab und wurde in quasi allen Haushalten gelesen.
Inzwischen haben sich die Zeiten geändert: Die Zahl derer, die gedruckte Zeitungen lesen, ist deutlich zurückgegangen. Entsprechend ist die Tageszeitung allein meist nicht mehr ausreichend, um alle Mitglieder zu erreichen. Gerade dies ist aber ungemein wichtig.
Sämtliche Beschlüsse können nämlich angefochten werden, wenn nicht alle Mitglieder zur Versammlung eingeladen worden sind.
Je nach Art des Vereins muss aber auch nicht jedes Mitglied eine E-Mail-Adresse haben. Entsprechend ist es wichtig, dass der Vorstand sich Gedanken darüber macht, welche Kommunikationsarten er kombinieren kann, um alle Mitglieder sicher zu erreichen.
Diese Einladungsformen werden dann in der Vorschrift für die Einladung in der Satzung explizit genannt.
Welche Einladungsfristen gelten bei der Mitgliederversammlung?
In der Satzung kann auch eine Frist angegeben werden, wie lange vor der Mitgliederversammlung die Einladungen den Mitgliedern zugehen sollten.
Gesetzlich ist das jedoch nicht geregelt; die Frist sollte lediglich “angemessen” sein. Sie darf jedoch nicht zu kurz sein, denn jedes Mitglied sollte die Möglichkeit haben, sich auf die Versammlung vorzubereiten und an ihr teilzunehmen.
Die Satzung kann bestimmen, ob die Einladung beispielsweise zwei, drei, vier oder gar sechs Wochen früher bei den Mitgliedern eintreffen muss. Diese Frist einzuhalten, ist von großer Bedeutung.
Bekommen die Mitglieder die Einladungen zu spät, können sie alle auf der Versammlung diskutierten Beschlüsse anfechten.
Das ist vor allem bei der Einladung via Zeitung oder Brief zu berücksichtigen: Erscheinen Zeitungen beispielsweise erst nach Ablauf der Frist, ist die Versammlung beschlussunfähig. Gleiches gilt, wenn Briefe zu spät ankommen. Hier gilt nicht der Poststempel, sondern der Tag des Erhalts. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, arbeitet hier also mit mehreren Tagen Puffer. Es ist nicht Aufgabe des Vorstands, den Mitgliedern nach ihren aktuellen Adressen hinterherzutelefonieren. Entsprechend sollte in die Satzung aufgenommen werden, dass Briefe und Mails jeweils an die letzte von den Mitgliedern bekannte Adresse übermittelt werden. Kommt ein Brief wegen einer veralteten Adresse zu spät an, hat das keinen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit der Versammlung.
Wer muss die Einladung zur Mitgliederversammlung aussprechen?
Ein Blick in die Satzung verrät, wer für die Einladung zur Mitgliederversammlung zuständig ist.
Diese Person muss dann die Einladungen aussprechen; kommen sie von jemand anderem, sind die Beschlüsse nichtig.
Gibt es in der Satzung keine Vorgaben, übernimmt der Hauptvorstand die Rolle des Einladenden.
Quelle: Northfolk / Unsplash
Was muss die Einladung zur Mitgliederversammlung beinhalten?
Die Mitglieder des Vereins müssen rechtzeitig wissen, worum es auf der Mitgliederversammlung geht, damit sie sich vorbereiten und notwendige Informationen einholen können.
Deshalb muss der Einladung die Tagesordnung beigefügt werden.
Haben Mitglieder beantragt, bestimmte Beschlussgegenstände auf die Tagesordnung zu setzen (sogenannte Sachanträge), muss der Vorstand prüfen und entscheiden, ob den Anträgen stattgegeben wird.
Eventuell ist hier noch erforderlich
- Rücksprachen mit den betreffenden Mitgliedern zu halten, um den Sachverhalt oder beispielsweise auch den Hintergrund für den Antrag zu klären,
- rechtlichen Rat einzuholen.
In der Satzung kann geregelt werden, dass nur solche Sachanträge berücksichtigt werden, die innerhalb einer bestimmten Frist vor der Mitgliederversammlung gestellt worden sind. Zudem kann die Satzung vorsehen, dass die Sachanträge schriftlich gestellt werden müssen.
Auf der anderen Seite kann die Satzung aber auch regeln, dass selbst nach Bekanntgabe der Tagesordnung noch zusätzliche Sachanträge zulässig sind.
Solche Anträge werden als Dringlichkeitsanträge bezeichnet. Deren Zulassung geht allerdings zulasten der Mitglieder, die
- von der neuen Situation überrascht werden,
- oft kaum in der Lage sind, über die zusätzlichen Anträge verantwortlich abzustimmen.
Wenn Dringlichkeitsanträge laut der Satzung überhaupt zulässig sind, dann sollten sie zumindest für solche Beschlussgegenstände ausgeschlossen werden, die für den Verein von grundlegender Bedeutung sind, wie zum Beispiel:
Quelle: Krsto Jevtic / Unsplash
Welche Folgen drohen bei einer fehlerhaften Einladung zur Mitgliederversammlung?
Dass man bei der Einladung zur ordentlichen oder außerordentlichen Versammlung jedoch vorsichtig sein sollte, macht ein Urteil des Oberlandesgericht (OLG) Hamm vom 18.12.2013 deutlich (Az.8 U 20/13).
Im entschiedenen Fall sah die Satzung eines Vereins folgendes vor:
- Die ordentliche Mitgliederversammlung hat jährlich stattzufinden.
- Diese ist unter Einhaltung einer bestimmten Frist durch Veröffentlichung im Vereinsblatt mit Angabe der Tagesordnung und des Versammlungsortes einzuberufen.
Der Fall: Zur Versammlung 2012 lud der Vorstand die Mitglieder nach folgendem Muster zur Mitgliederversammlung ein:
- Es erfolgte zunächst eine Einladung via E-Mail-Newsletter.
- Danach wurden die Mitglieder per Brief (Infopost) eingeladen.
Sie ahnen, was passierte: Da der Vorstand anders eingeladen hatte, als es die Satzung vorsieht, hielt ein Mitglied sowohl die Wahlen als auch die Beschlüsse der im Juni 2012 abgehaltenen Mitgliederversammlung für unwirksam. Es klagte vor Gericht.
Darf die Einladung zur Mitgliederversammlung nur an stimmberechtigte Mitglieder erfolgen?
In unserer Redaktion kam die Frage auf, ob die Einladung zur Mitgliederversammlung nur an stimmberechtigte Mitglieder erfolgen darf. Eine ausführliche Erläuterung zu diesem Thema erfahren Sie im Webinar mit dem Vereinsexperten Günter Stein.
Beschlüsse der Mitgliederversammlung durch fehlerhafte Einladung für nichtig erklärt
Der Vorstand hat nicht satzungsgemäß zur Mitgliederversammlung eingeladen. Sowohl die Wahlen, als auch die Beschlüsse der Mitgliederversammlung vom Juni 2012 sind nichtig.
Dabei spielt es keine Rolle, ob bei ordnungsgemäßer Einladung mit hoher Wahrscheinlichkeit ähnliche Abstimmungsergebnisse zustande gekommen wären oder nicht.
Solange es dem Verein objektiv nicht unmöglich ist, satzungsgemäß einzuladen, ist er strikt an die Vorgaben der Satzung gebunden.
Erschwerend kommt noch hinzu, dass der Verein die Einladung per Brief mittels „Infopost“ verschickt hat – so wie auch Werbesendungen verschickt werden.
Der Verein als Absender des Briefes wurde auf dem Umschlag nicht genannt. Damit wäre es sehr wahrscheinlich, dass viele Mitglieder mit Stimmrecht die Einladung gar nicht als solche wahrgenommen haben und davon ausgingen, dass es sich um eine Werbesendung handelte, die unbeachtet fortgeworfen wurde.
Was das Urteil für Sie bedeutet:
Bei der Einladung zu Ihrer Mitgliederversammlung sind Sie an die Regelungen der Satzung gebunden. Ist dort festgehalten, dass Sie via Brief einladen, können Sie beispielsweise dann nicht via E-Mail allein einladen.
Ist dort festgehalten, dass Sie via „Aushang am Schwarzen Brett in den Gemeinschaftsräumen des TSV Musterhausen spätestens 3 Wochen vor der Versammlung unter Bekanntgabe der Tagesordnung“ einzuladen haben, geht es nicht ohne diesen Aushang dort.
Wenn Sie die Einladungsform ändern wollen, bedarf es also zwingend einer Satzungsänderung. Das heißt aber auch, dass damit jeder Verein in seiner Satzung weitgehend frei bestimmen kann, wie die Einladung zu erfolgen hat. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass jedes Mitglied ohne unverhältnismäßigen Aufwand Kenntnis von der Einladung bekommt.
Welche Fehler bei der Einladung zur Mitgliederversammlung führen zur Nichtigkeit der Beschlüsse?
Bei der Einladung durch die falsche Person werden (wie oben erklärt) alle Beschlüsse auf der Versammlung nichtig.
Das bedeutet, dass man sie auch im Nachhinein nicht für gültig erklären kann. Stattdessen muss die Versammlung erneut und unter den richtigen Voraussetzungen einberufen und die Beschlüsse auf korrekte Weise erneut gefasst werden.
Wurden nicht alle Mitglieder eingeladen oder erreichten die Einladungen ihren Zielort nicht in der angegebenen Frist, sind die Beschlüsse nicht unbedingt nichtig, sondern anfechtbar.
Das bedeutet, dass sie gültig sind, bis ein Mitglied sie anficht. Trotz des Formfehlers bei der Einladung können die Beschlüsse also wirksam sein.
Die Mitglieder müssen die beanstandeten Beschlüsse auch relativ zeitnah anfechten.
Ihnen bleiben nach der Versammlung dafür vier Monate Zeit, danach sind die Beschlüsse wirksam und die Anfechtung ist nicht mehr statthaft.
Alle Beschlüsse pauschal anzufechten, ist nicht zulässig: Das Mitglied muss den genauen Beschluss nennen.