Einladung zur Mitgliederversammlung im Verein: Form und Inhalt
Die Mitgliederversammlung ist die zentrale Veranstaltung eines Vereins und häufig Auslöser rechtlicher Streitigkeiten. Vor allem die Gültigkeit von Beschlüssen wird oft angefochten, wenn Formfehler bei der Einladung nachgewiesen werden. Nicht selten unterlaufen dabei bereits dem Vorstand Fehler bei der Einladung, weil er die vereinsrechtlichen Vorgaben nicht genau genug beachtet.
Wenn Sie zu einer Mitgliederversammlung einladen, gelten – ob ordentliche oder außerordentlichen Versammlung – stets die Regelungen der Vereinssatzung. Besonders wichtig: Die Einladung muss alle Mitglieder erreichen und fristgerecht zugestellt werden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, worauf Sie dabei unbedingt achten müssen.
Wie muss die Einladung zur Mitgliederversammlung im Verein erfolgen?
Die Einladung muss in der Form erfolgen, die in der Vereinssatzung ausdrücklich festgelegt ist – so schreibt es § 58 Nr. 4 BGB vor. Zulässig sind beispielsweise Brief, E-Mail, Rundschreiben, Fax, Vereinszeitung oder in einigen Fällen auch eine Bekanntmachung in einer bestimmten Tageszeitung (deren Name in der Satzung genannt sein muss). Entscheidend ist: Alle Mitglieder müssen zuverlässig erreicht werden.
Gerade heute reicht die Veröffentlichung in einer Tageszeitung allein meist nicht mehr aus, da viele Mitglieder keine gedruckte Zeitung mehr lesen. Der Vorstand sollte daher eine Kombination mehrerer Kommunikationswege wählen, abhängig davon, wie die Mitglieder tatsächlich erreichbar sind. Wichtig ist, dass die gewählten Einladungswege exakt so in der Satzung benannt sind.
Wichtig: Diese Regelung gilt nur für ordentliche Mitgliederversammlungen. Bei außerordentlichen Versammlungen ist eine Einladung über eine Tageszeitung nicht zulässig.
Welche Einladungsfristen gelten bei der Mitgliederversammlung?
In der Satzung kann auch eine Frist angegeben werden, wie lange vor der Mitgliederversammlung die Einladungen den Mitgliedern zugehen sollten. Gesetzlich ist das jedoch nicht geregelt; die Frist sollte lediglich “angemessen” sein. Sie darf jedoch nicht zu kurz sein, denn jedes Mitglied sollte die Möglichkeit haben, sich auf die Versammlung vorzubereiten und an ihr teilzunehmen.
Die Satzung kann bestimmen, ob die Einladung beispielsweise zwei, drei, vier oder gar sechs Wochen früher bei den Mitgliedern eintreffen muss. Diese Frist einzuhalten, ist von großer Bedeutung.
Expertentipp von Günter Stein, Vereinsexperte:
Bekommen die Mitglieder die Einladungen zu spät, können sie alle auf der Versammlung diskutierten Beschlüsse anfechten.
Das ist vor allem bei der Einladung via Zeitung oder Brief zu berücksichtigen: Erscheinen Zeitungen beispielsweise erst nach Ablauf der Frist, ist die Versammlung beschlussunfähig. Gleiches gilt, wenn Briefe zu spät ankommen. Maßgeblich ist nicht der Poststempel, sondern der Tag des Erhalts. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, arbeitet hier also mit mehreren Tagen Puffer. Es ist nicht Aufgabe des Vorstands, den Mitgliedern nach ihren aktuellen Adressen hinterherzutelefonieren.
Entsprechend sollte in die Satzung aufgenommen werden, dass Briefe und Mails jeweils an die letzte von den Mitgliedern bekannte Adresse übermittelt werden. Kommt ein Brief wegen einer veralteten Adresse zu spät an, hat das keinen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit der Versammlung.
Wer muss die Einladung zur Mitgliederversammlung aussprechen?
Ein Blick in die Satzung verrät, wer für die Einladung zur Mitgliederversammlung zuständig ist. Diese Person muss dann die Einladungen aussprechen; kommen sie von jemand anderem, sind die Beschlüsse nichtig.
Expertentipp von Günter Stein, Vereinsexperte:
Gibt es in der Satzung keine Vorgaben, übernimmt der Hauptvorstand die Rolle des Einladenden.
Quelle: Northfolk / Unsplash
Was muss die Einladung zur Mitgliederversammlung beinhalten?
Die Mitglieder des Vereins müssen rechtzeitig wissen, worum es auf der Mitgliederversammlung geht, damit sie sich vorbereiten und notwendige Informationen einholen können.
Deshalb muss der Einladung die Tagesordnung beigefügt werden.
Haben Mitglieder beantragt, bestimmte Beschlussgegenstände auf die Tagesordnung zu setzen (sogenannte Sachanträge), muss der Vorstand prüfen und entscheiden, ob den Anträgen stattgegeben wird.
Eventuell ist hier noch erforderlich
- Rücksprachen mit den betreffenden Mitgliedern zu halten, um den Sachverhalt oder beispielsweise auch den Hintergrund für den Antrag zu klären,
- rechtlichen Rat einzuholen.
In der Satzung kann geregelt werden, dass nur solche Sachanträge berücksichtigt werden, die innerhalb einer bestimmten Frist vor der Mitgliederversammlung gestellt worden sind. Zudem kann die Satzung vorsehen, dass die Sachanträge schriftlich gestellt werden müssen.
Auf der anderen Seite kann die Satzung aber auch regeln, dass selbst nach Bekanntgabe der Tagesordnung noch zusätzliche Sachanträge zulässig sind.
Solche Anträge werden als Dringlichkeitsanträge bezeichnet. Deren Zulassung geht allerdings zulasten der Mitglieder, die
- von der neuen Situation überrascht werden,
- oft kaum in der Lage sind, über die zusätzlichen Anträge verantwortlich abzustimmen.
Wenn Dringlichkeitsanträge laut der Satzung überhaupt zulässig sind, dann sollten sie zumindest für solche Beschlussgegenstände ausgeschlossen werden, die für den Verein von grundlegender Bedeutung sind, wie zum Beispiel:
Quelle: Krsto Jevtic / Unsplash
Welche Folgen drohen bei einer fehlerhaften Einladung zur Mitgliederversammlung?
- Einladung durch die falsche Person verschickt: Wenn jemand ohne entsprechende Befugnis zur Mitgliederversammlung einlädt, gilt die Einberufung als fehlerhaft. Die Versammlung muss in diesem Fall neu und korrekt einberufen werden, damit Beschlüsse gültig sind.
- Satzungsvorgaben nicht eingehalten: Werden zum Beispiel die vorgeschriebene Einladungsfrist, die Form (z. B. schriftlich) oder die zuständige einladende Stelle nicht beachtet, verletzt das die formalen Anforderungen und kann zur Unwirksamkeit oder Anfechtbarkeit der Beschlüsse führen.
- Einladung zu spät bei den Mitgliedern eingegangen: Erhalten Mitglieder die Einladung nicht rechtzeitig, bleiben die gefassten Beschlüsse zunächst gültig. Sie können aber innerhalb einer kurzen Frist angefochten werden – vorausgesetzt, es wird begründet, dass das Ergebnis bei rechtzeitiger Ladung anders ausgefallen wäre.
Darf die Einladung zur Mitgliederversammlung nur an stimmberechtigte Mitglieder erfolgen?
In unserer Redaktion kam die Frage auf, ob die Einladung zur Mitgliederversammlung nur an stimmberechtigte Mitglieder erfolgen darf. Eine ausführliche Erläuterung zu diesem Thema erfahren Sie im Webinar mit dem Vereinsexperten Günter Stein.
