Im Vereinsrecht ist diese Art der Beschlussfassung nicht vorgesehen und auch nicht festgelegt. Normalerweise werden alle wesentlichen Beschlüsse durch (Präsenz-)Mitgliederversammlungen beschlossen. Es ist aber möglich, das in der Satzung anders zu regeln und es ist auch möglich sowas z.B. durch eine Geschäftsordnung zu regeln, die sich die Mitgliederversammlung gibt. Jedenfalls funktionieren solche Formen der Beschlussfassung nur, wenn sie durch eine Mitgliederversammlung oder die Satzung festgelegt sind und in dieser Festlegung sollen auch die Einzelheiten festgelegt sein. Ansonsten habt ihr ein Problem und solltet diese Festlegung überarbeiten und neu beschließen.
Das Umlaufverfahren ist eine Form der Beschlussfassung, die normalerweise nur in kleinen Gruppen verwendet wird und meist auch nur dort gut funktioniert. Wir verwenden das im Landesvorstand, aber nicht im Landesverband. Der Landesvorstand hat 3 bis 9 Mitglieder. Da klappt das meist recht gut. Im Landesverband wären das mehrere Hundert Mitglieder und so ein Verfahren wäre imho sinnlos.