Mitgliederversammlung online durchführen – so geht’s!

Inmitten der Corona-Pandemie stellt sich für viele Vereine die Frage, ob die anstehende jährliche Mitgliederversammlung auch digital stattfinden kann. Die Antwort lautet: Ja, das geht.

Corona-Abmilderungsgesetz: Was sind die Sonderregelungen für Vereine?

Dieses Problem hat die Bundesregierung erkannt, sodass der Bundestag sehr schnell ein Gesetz beschlossen hat, das für die Vereine sehr hilfreich ist. Dadurch muss kein Verein befürchten, handlungsunfähig zu werden und die Vorstände können weiterhin wichtige und erforderliche Entscheidungen durch Online-Verfahren herbeiführen.

Das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz-, und Strafverfahrensrecht“ (Corona-Abmilderungsgesetz) hat der Bundestag am 25.03.2020 beschlossen. Zwei Tage später wurde es vom Bundesrat bestätigt und ist nun seit dem 28. März 2020 gültig. Der Artikel 2 dieses Gesetzes umfasst das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohneigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“.

Die drei für Vereine entscheidenden Punkte darin sind:

• Art. 2 § 5 Abs. 1
  Der Vorstand bleibt auch dann im Amt, wenn keine Wahlversammlung durchgeführt werden kann und die Satzung nicht die sog. Übergangsklausel enthält, wonach der Vorstand solange weiter amtieren kann, bis ein neuer gewählt wurde. Das heißt, auch ohne Satzungsgrundlage kann der Vorstand erst einmal weitermachen.
• Art. 2 § 5 Abs. 2
  Bei stattfindenden Mitgliederversammlungen müssen die Mitglieder nicht mehr zwingend anwesend sein. Stattdessen kann der Vereinsvorstand – abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 BGB – den Mitgliedern ermöglichen

   

  1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte (Stimmrecht, Teilnahme an Diskussionen, Antragsrecht usw.) im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben
     oder
  2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben

Das bedeutet, dass erstens die Online-Mitgliederversammlung der Präsenzversammlung gleichgestellt wird, auch wenn dies nicht in der Satzung geregelt ist und zweitens können Mitglieder ihre Stimmen vor der Präsenz- oder Online-Mitgliederversammlung bereits schriftlich abgeben und müssen dann nicht an der Versammlung teilnehmen.

Diese Vorschriften gelten gemäß § 28 BGB auch für Vorstandssitzungen und Beschlussfassungen darin.

• Art. 2 § 5 Abs. 3
  Abweichend vom § 32 Abs. 2 BGB ist auch ein Beschluss ganz ohne Versammlung gültig wenn:

   

  1. alle Mitglieder (Vorstandsmitglieder) beteiligt (also angeschrieben) wurden,
  2. bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Angeschriebenen Personen ihre Stimme in Textform (Brief, E-Mail, Telefax, Whatsapp & Co.) abgegeben hat,
  3. der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde (z.B. je nach Satzung einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen bei gewöhnlichen Beschlüssen und z.B. 2/3-Mehrheit bei Satzungsänderungen).

Auch diese Regelung findet auf Vorstandsbeschlüsse Anwendung.

Achtung: Aufgrund der bestehenden Ungewissheit, wie sich die Corona-Pandemie in den nächsten Monaten entwickeln wird, entschied sich der Bundestag am 07.09.2021 für eine Verlängerung des Abmilderungsgesetzes. Während das Gesetz ursprünglich mit Ablauf des 31.12.2021 außer Kraft treten sollte, wird diese Sonderregelung nun noch bis zu dem 31.08.2022 gelten. Jedoch wird hierbei betont, dass die Betroffenen die Sonderregelungen lediglich nutzen sollten, wenn dies aufgrund der Pandemie oder der Mitgliederanzahl bei den Versammlungen von Nöten ist.

Was die Einladung zur Mitgliederversammlung angeht, bleibt alles beim Alten. Das heißt, Sie müssen die Mitglieder schriftlich einladen. Wenn die Satzung dies vorsieht, geht es auch per E-Mail.

Gleiches gilt für das Protokoll: Der Schriftführer muss weiterhin ein Protokoll der Online-Mitgliederversammlung anfertigen, anschließend ausdrucken und unterzeichnen.

Was sind die technischen Voraussetzungen?

Sie müssen einen virtuellen Raum anbieten, der mit einem Passwort geschützt ist. Dieses kommunizieren Sie am besten mit dem Einladungsschreiben. Außerdem müssen die Mitglieder mit ihrem Klarnamen als Username teilnehmen und identifizierbar sein.

Kostenlose Anbieter für Videochats gibt es viele. Wir stellen drei von ihnen vor:

1. Skype: Kostenlos, Sie benötigen lediglich ein Microsoft-Konto
2. Jitsi: Frei verfügbare Software, für die kein Account erstellt werden muss
3. Zoom: Bis zu 100 Teilnehmer können dabei sein, allerdings ist die Dauer des Gesprächs auf 40 Minuten begrenzt, es sei denn Sie upgraden auf die Pro-Version (13,99€ / Monat)

Fazit: So führen Sie erfolgreich eine Mitgliederversammlung

Nutzen Sie jetzt die Möglichkeit zur Online-Mitgliederversammlung! Die rechtlichen Voraussetzungen wurden nun bis einschließlich dem 31.08.2022 geschaffen. Sie sind also auf der sicheren Seite und bleiben mit Ihrem Verein auch während der Corona-Pandemie handlungsfähig.

Extra-Tipp: Wenn sie feststellen, dass die Online-Mitgliederversammlung produktiv verläuft, nehmen Sie sie am besten direkt in die Satzung mit auf, ebenso wie eine Online-Beschlussfassung. So können Sie sich auch nach Ende der Sonderregelung virtuell versammeln, wenn Ihnen das lieber ist.

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