Rechenschaftsbericht im Verein: Form, Inhalte und weitere Anforderungen

In der Mitgliederversammlung ist der Vorstand den Mitgliedern umfassend zur Auskunft verpflichtet. Ausdruck dieser Auskunftspflicht ist der Rechenschaftsbericht. Doch welche Anforderungen muss der Rechenschaftsbericht erfüllen? Welche Inhalte muss dieser vorweisen? Der folgende Artikel liefert die wichtigsten Informationen über den Rechenschaftsbericht.

Welche Anforderungen muss der Rechenschaftsbericht erfüllen?

Anders als der Bericht des Vorstands muss der Rechenschaftsbericht zwingend schriftlich vorgelegt werden. Schließlich muss der Rechenschaftsbericht eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten.

Bei einer geordneten Zusammenstellung handelt es sich um eine zweckmäßige und übersichtliche Aufgliederung in Abrechnungspositionen. Die Zusammenstellung muss klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein. Dabei ist auf das durchschnittliche Verständnis eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Vereinsmitglieds abzustellen.

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Welche Funktion erfüllt der Rechenschaftsbericht?

Im Frühjahr finden in den meisten Vereinen die Jahreshauptversammlungen statt. Was in der Praxis oft übersehen wird: Gegenüber dem Finanzamt bieten Ihr Jahresbericht und der Jahresabschluss den Nachweis der satzungsgemäßen Durchführung der (gemeinnützigen) Arbeit. Das heißt: Ihr Rechenschaftsbericht ist nicht für das Finanzamt interessant, sondern von Bedeutung für die weitere Anerkennung Ihres Vereins als gemeinnützig.

Welche Inhalte sollte der Rechenschaftsbericht umfassen?

Diese Angaben sollte Ihr Rechenschaftsbericht mindestens umfassen:

• Mitgliederentwicklung: Zu- und Abgang von Mitgliedern, Erläuterungen zu auffälligen Entwicklungen, Ausschlussverfahren
• Durchgeführte Vereinsveranstaltungen
• Teilnahme an Wettbewerben und Ergebnisse
• Beziehungen zum Dachverband und zu anderen Vereinen
• Stand laufender Projekte
• Struktur des Vereins
• Aktivitäten der Organe und Ausschüsse
• Sonstige Ereignisse, die für den Verein wichtig waren
• Finanzbericht

Was sich zusätzlich empfiehlt:

• Beziehungen zu Sponsoren und Spendern
• Aktivitäten zur Gewinnung weiterer Sponsoren und Spender
• Ausgang von für den Verein bedeutsamen Gerichtsverfahren
• Hauptamtliche Mitarbeiter, Veränderungen im Personalbestand
• Geplante Projekte und Aktivitäten

Was ist der Kassenbericht im Rechenschaftsbericht?

Ein Bestandteil des Rechenschaftsberichts ist der Kassen- oder Finanzbericht. Für dessen Inhalt gibt es eine gesetzliche Vorschrift: § 259 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) schreibt vor, dass Sie der Mitgliederversammlung einerseits eine Abrechnung vorzulegen haben, die die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und der Ausgaben enthält, sowie andererseits auch Belege, soweit Belege erteilt zu werden pflegen.

Dabei ist es aber unüblich, die Belege der Mitgliederversammlung vorzulegen. In der Regel werden die Belege lediglich vorher stichprobenartig durch die Rechnungs- oder Kassenprüfer geprüft.

Darf im Rechenschaftsbericht etwas verschwiegen werden?

Grundsätzlich müssen Sie den Rechenschaftsbericht vollständig abgeben. Sie dürfen nichts verschweigen, auch keine Umstände, die für Ihren Verein oder einzelne Aktive ungünstig oder unangenehm sind. Es ist in der Regel auch nicht zulässig, Umstände zu verschweigen, die für ihren Verein nachteilig werden können.

So darf zum Beispiel die Gefahr unangenehmer Presseberichterstattung kein Grund sein, einzelne Umstände zu verschweigen. Eine Ausnahme von dem Grundsatz der Vollständigkeit des Rechenschaftsberichts besteht nur dann, wenn überwiegende Interessen des Vereins, der Allgemeinheit oder auch einzelner Mitglieder es erfordern, dass der Rechenschaftsbericht unvollständig abgegeben wird. Die Möglichkeit, einzelne Dinge zu verschweigen, ist aber der absolute Ausnahmefall.

Beispiel: Ein Rechtsanwalt berät den Verein und seine Mitglieder. Es gibt Anhaltspunkte dafür, dass er dem Verein gegenüber überhöhte Gebühren abgerechnet hat. Der Vorstand informiert hierüber in dem mündlichen Rechenschaftsbericht nicht (in der schriftlich vorgelegten Jahresrechnung findet sich aber ein entsprechender Hinweis). Der Hinweis in der Versammlung unterbleibt deshalb, weil der Rechtsanwalt den Verein auch in laufenden Verhandlungen vertritt. Der Vorstand befürchtet, dass eine Offenlegung der noch nicht abschließend geklärtenVorwürfe die Verhandlungsposition des Vereins massiv verschlechtern wird.

Wer muss den Rechenschaftsbericht abgeben?

Den Rechenschaftsbericht muss der Vorstand des Vereins abgeben. Da das Vereinsrecht „nur“ den gesetzlichen Vorstand (also den Vorstand im Sinne des § 26 BGB) kennt, ist dieser damit gemeint. Zuständig ist das Organ Vorstand, nicht zwingend der Vorstandsvorsitzende. Wenn Ihr Vorstand aus mehreren Personen besteht, können Sie untereinander abstimmen, wer welchen Teil des Rechenschaftsberichts übernimmt. So ist typischerweise der Schatzmeister oder Kassenwart zuständig für den Finanzbericht.

Was passiert, wenn Sie keinen Bericht erstatten?

Es ist ja durchaus denkbar, dass Situationen im Leben des Vorsitzenden eintreten können, die die Erstellung eines Rechenschaftsberichts unmöglich machen (Krankheit, dienstliche Verpflichtungen, familiäre Probleme usw.). Egal, aus welchem Grund Sie einmal keinen Rechenschaftsbericht geben können, Sie sollten auf jeden Fall damit rechnen, dass bei den Mitgliedern dann die Alarmglocken läuten, weil sie vermuten, dass etwas vertuscht werden soll. Hier hilft nur, mit der Einladung zur Mitgliederversammlung eine plausible Erklärung abzugeben und darauf hinzuweisen, dass der Bericht nachgereicht oder auf der nächsten Versammlung verlesen wird.

Wird der Rechenschaftsbericht allerdings bewusst in schuldhafter Weise nicht oder nicht ordnungsgemäß erstattet, so liegt eine Pflichtverletzung vor, welche die Abberufung des Vorstands zur Folge haben kann. Schließlich verstoßen Sie gegen grundsätzliche Vorgaben der Satzung. Zudem kann es nicht in Ihrem Sinne sein, keine Rechenschaft abzulegen. Denn: Ohne Rechenschaftsbericht gibt es keine Entlastung für den Vorstand und ohne Entlastung natürlich auch keine Haftungsfreistellung.

Besteht eine Pflicht zur Veröffentlichung des Rechenschaftsberichts?

Zurzeit wird diskutiert, ob gemeinnützige Vereine –ähnlich wie Unternehmen – ihre Finanzberichte veröffentlichen müssen. Dabei soll es Sonderregelungen für kleine Vereine geben, die von dieser Pflicht befreit werden sollen. Abschließend entschieden ist dies jedoch noch nicht. Ungeklärt ist auch noch, für welche Vereine Ausnahmeregelungen bestehen sollen. Zumindest im Moment sind Sie daher nicht verpflichtet, einen Finanzbericht für Außenstehende zu veröffentlichen.

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Welche Inhalte umfasst der Finanzbericht?

§ 259 BGB schreibt vor, dass Sie der Mitgliederversammlung einerseits eine Abrechnung vorzulegen haben, die die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und der Ausgaben enthält, sowie andererseits auch Belege, soweit Belege erteilt werden zu pflegen. Dabei ist es aber unüblich, die Belege der Mitgliederversammlung vorzulegen. In der Regel werden die Belege lediglich vorher stichprobenartig durch die Rechnungs- oder Kassenprüfer geprüft.

Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben: Die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt häufig durch einen Vergleich mit dem Haushaltsplan, etwa nach folgendem Muster:

Zu einem ordnungsgemäßen Finanzbericht gehört es auch, dass Sie die Abweichungen vom Haushaltsplan, wie es sie auch im obigen Beispiel gibt, genauer erklären.

Checkliste: Finanzbericht

Manchmal ist die Versuchung groß, bei der Erstellung des Finanzberichts schnell und vor allem nur oberflächlich vorzugehen, „weil die Mitglieder kein Interesse an den Zahlen haben“. Vereinsinternen Kritikern geben Sie damit schnell Argumente an die Hand und ebenso schnell wird dann auch der Schluss gezogen, der Vorstand habe etwas zu verbergen. Hinzu kommt, dass Ihre Entlastung gefährdet ist, wenn Sie nur oberflächlich über die Finanzen berichten. Gerade bei der Darstellung der Finanzen sollten Sie also Sorgfalt sowohl hinsichtlich des Umfangs als auch hinsichtlich der Form walten lassen.

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