So machen Sie Ihre Protokolle im Verein unangreifbar

Protokolle im Verein bilden die Grundlage für die Bearbeitung der in der Sitzung oder Versammlung erörterten Sachverhalte und getroffenen Beschlüsse. Gleichzeitig stellen sie eine wichtige Informationsquelle für alle Personen dar, die an der Sitzung oder Versammlung nicht teilgenommen haben. Außerdem dienen sie als Urkunde bei gesetzlich vorgeschriebenen Veranstaltungen und wichtigen Rechtsgeschäften.

Alle offiziellen Versammlungen der Mitgliedschaft sollten daher protokolliert werden, sodass die Protokolle als rechtsgebundene Nachweise und zur Erinnerung und Richtigstellung möglicher späterer Zweifel oder Auslegungsänderungen der Entscheidungen und Beschlüsse gelten können.

Die unterschiedlichen Protokollarten

Ausführliches Protokoll

In diesem Protokoll werden die einzelnen Beiträge, die Redner, alle wichtigen Argumente und Beispiele sinngemäß wiedergegeben. Der Verlauf der Besprechung bzw. Debatte und die Wege zu den Ergebnissen werden klar dargelegt. Die Ergebnisse werden am Ende des Protokolls besonders hervorgehoben, indem sie als Beschlüsse gekennzeichnet werden.

Ergebnisprotokoll

Dies ist die kürzeste Form eines Protokolls. Es hält neben den formalen Angaben nur die Ergebnisse oder Beschlüsse der Besprechung fest. Das bedeutet: Aus diesem Protokoll ist nicht ersichtlich, wie die Beschlüsse zustande gekommen sind.

Kurzprotokoll

Dieses Protokoll gibt außer den formalen Angaben nur die wichtigsten Beiträge innerhalb der Besprechung in kurzer und prägnanter Formulierung wieder. Das geschieht allerdings ohne Namensnennung. Beispiel: Statt “Herr Müller erläuterte …” heißt es “die Teilnehmer diskutierten …”.

Wörtliches Protokoll

Im wörtlichen Protokoll sind sämtliche Redebeiträge enthalten, also die der Redner, von Zwischenrufern und alle weiteren besonderen Vorkommnisse. Dieses Protokoll wird bei Versammlungen mit parlamentarischem Charakter erstellt. Im Vereinsalltag hat diese Art von Protokoll keine praktische Bedeutung, sondern findet nur Anwendung im Bundestag und in Landtagen.

Praxis-Tipp: Welche Protokollart auch immer in der Satzung vorgeschrieben oder im Verein üblich ist, das Protokoll muss den Verlauf der Sitzung/Versammlung und die gefassten Beschlüsse richtig wiedergeben.

Das Protokoll dient folgenden Zwecken

Ein sicheres Protokoll erfasst und dokumentiert die Ergebnisse einer Versammlung, Zusammenkunft, Verhandlung usw. Darüber hinaus dient es der Information der Mitglieder und dem Vorstand über Inhalt und Zustandekommen von Beschlüssen, sodass es zur Kontrolle und als Beweismittel bei etwaigen Anfechtungen von Beschlüssen herangezogen werden kann. Es fungiert als Gedächtnisstütze, wenn über die weitere Vorgehensweise gesprochen wird, und hilft bei der Wiederaufnahme der Diskussion.

Das Protokoll muss bei solchen Beschlüssen, die zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden sind (z. B. Satzungsänderungen, Vorstandswahlen, Auflösungsbeschluss usw.) so abgefasst sein, dass das Registergericht prüfen kann, ob die Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind.

Voraussetzung dafür ist, dass die Aufzeichnungen während der Sitzung oder Versammlung konzentriert und sorgfältig erfolgen und vor allem auch die Abstimmungsergebnisse richtig notiert werden. Außerdem empfiehlt es sich, das Protokoll nach Abschluss der Sitzung oder Versammlung zügig fertigzustellen.

Kaum Gesetze, aber Mindestanforderungen

Das Gesetz schreibt nicht vor, in welcher Form Protokolle zu führen und von wem sie zu unterschreiben (zu beurkunden) sind. Der § 58 Nr. 4 BGB besagt lediglich, dass die Satzung eine Bestimmung über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten muss. Dem Verein steht es daher frei, in welcher Form er Protokolle anfertigt und die Beurkundung vornimmt.

Das Gesetz verlangt ebenfalls nicht, dass sich aus dem Protokoll im Einzelnen der Ablauf einer Versammlung ergeben muss, sondern es genügt, wenn das Ergebnis festgehalten wird, also vor allem die gefassten Beschlüsse aufgezeichnet werden. Fehlt eine entsprechende Festlegung im Verein (Satzung, Ordnungen), kann der Versammlungsleiter bzw. der Protokollführer entscheiden, ob er ein Ablauf-, Ergebnis- oder nur ein Beschlussprotokoll anfertigt.

Was die Beschlüsse der Mitgliederversammlung angeht, muss das Vereinsprotokoll Folgendes festhalten:

  • Ort und Tag der Versammlung
  • Bezeichnung des Versammlungsleiters und des Protokollführers
  • Zahl der erschienenen Mitglieder
  • Wortlaut der gefassten Beschlüsse

Konkrete Angaben sind wichtig, allgemeine Formulierungen reichen grundsätzlich nicht aus. Unzureichend ist es beispielsweise zu schreiben: “Zum zweiten Vorsitzenden wurde unser langjähriges Mitglied Martin Maletzke gewählt.” Richtig ist dagegen folgende Formulierung: “Gewählt zum zweiten Vorsitzenden: Martin Maletzke, Malermeister in Musterstadt, Nachtigallenweg 17.”

Wichtig ist auch, dass sichere Protokolle gewissen Mindestanforderungen genügen. Hier kommt die folgende Checkliste ins Spiel:

Bei allen offiziellen Versammlungen wird ein Protokoll erstellt.
Das Protokoll wird von der in Satzung genannten Person oder von einer von der Versammlung gewählten Person geführt.
Anträge während einer Versammlung werden in das Protokoll aufgenommen, sofern darüber auch diskutiert oder beschlossen wird.
Vor Beschlüssen wird durch den Versammlungsleiter die Beschlussfähigkeit der Versammlung festgestellt und durch den Protokollführer protokolliert.
Abstimmungsergebnisse werden unmissverständlich und eindeutig protokolliert.
Anlagen zum Protokoll werden stets benannt, im Protokoll genannt und durchnummeriert.
Das Protokoll wird von den in der Satzung genannten Personen unterzeichnet. Fehlt eine Satzungsregelung, unterschreiben Protokollführer und Versammlungsleiter.
Hat der Protokollführer während der Versammlung gewechselt, wird dies durch den neuen Protokollführer im Protokoll erwähnt. Jeder Protokollführer ist dann jeweils für “seinen” Teil verantwortlich.
Falls die Satzung dies ausdrücklich vorschreibt, wird das Protokoll von der Mitgliederversammlung genehmigt.

Tipp:Diese Checkliste sollten die Schriftführer des Vereins kennen.

Das Protokoll der Mitgliederversammlung: Wer darf es anfechten?

Bei der Klärung dieser Frage hilft ein Blick in die Satzung. Oft finden sich hier Regelungen zum Protokoll und zum Verfahren bei Widersprüchen gegen das Protokoll. Fehlen diese, kann jeder Versammlungsteilnehmer Widerspruch gegen das Protokoll einlegen, wenn er meint, es habe sich ein Fehler eingeschlichen. Dies ist formlos möglich, sofern die Satzung hierfür keinen bestimmten Weg vorschreibt.

Wichtig: Wird das Protokoll der letzten Versammlung in der nachfolgenden Versammlung angefochten, muss der Versammlungsleiter dieser Rüge nachgehen. Sollte sich der Vorwurf bewahrheiten, wird das Protokoll geändert – durch Protokolleintrag zur laufenden Sitzung. Beispielsweise so:

Top 2: Verlesung des Protokolls der Versammlung vom 12.5.2019:

Mitglied Mark Mustermann weist daraufhin, dass der Vorstand nicht, wie im Protokoll angegeben, drei, sondern nur zwei Vergleichsangebote zum Bau des neuen Bootsstegs eingeholt hat. Diese Aussage erweist sich als richtig. Das Protokoll der Versammlung vom 12.5.2019 wird entsprechend geändert.

Wenn sich Mitglieder angegriffen fühlen

Manche Mitgliederversammlung verläuft hitzig. Und im Protokoll finden sich dann manchmal Aussagen wie: “Mitglieder Peter Werner wurde mehrfach ausfällig und erwies sich gegenüber den Mitgliedern als unsozial …” . Klar, dass das Mitglied Peter Werner einen solchen Eintrag nicht stehen lassen will.

Grundsätzlich gilt hier: Solange es sich im Protokoll nicht um sachliche Feststellungen, sondern um Beleidigungen oder subjektive Wertungen handelt, kann das Mitglied eine Änderung verlangen. Möglich wäre also ein Protokollvermerk:

“Mitglied Peter Werner wurde aufgrund seines Verhaltens mehrfach vom Versammlungsleiter ermahnt und schließlich auf Beschluss der Mitgliederversammlung mit 70 zu 9 Stimmen der Versammlung verwiesen.”

Eine Feststellung wie “zeigt sich gegenüber den Mitgliedern unsozial” aber stellt eine unsachliche Behauptung dar, deren Tilgung aus dem Protokoll das Mitglied verlangen kann.

Wann und wie muss die Anfechtung erfolgen?

Im Beispiel oben (Ausschreibung des neuen Bootsstegs) hat das Mitglied gleich nach dem Verlesen des Protokolls eine Korrektur verlangt und durchgesetzt. Nun wird aber längst nicht mehr in allen Vereinen das Protokoll der letzten Versammlung in der darauffolgenden verlesen. Hierzu gibt es auch keine rechtliche Verpflichtung, sofern die Satzung dies nicht ausdrücklich vorsieht oder der Verein “schon immer so” verfahren ist und die Mitglieder sich ausdrücklich wünschen, dass diese Praxis beibehalten wird.

Der häufigere Fall aber ist, dass das Protokoll den Mitgliedern mit der Einladung zur neuen Versammlung oder direkt nach der Erstellung zugeschickt oder zugemailt wird.

Ist ein Mitglied dann mit einem Punkt im Protokoll nicht einverstanden, kann es formlos eine Korrektur verlangen (sofern die Satzung nichts anderes regelt). Formlos heißt: Es geht telefonisch, persönlich, via E-Mail, Fax oder auch per Brief. Das Vereinsmitglied muss nicht extra ein Schreiben entwerfen.

Achtung: Zeitlich gibt es grundsätzlich keine Frist. Der Versammlungsteilnehmer kann also gleich widersprechen, wenn er das Protokoll bekommt – oder auch erst in der nächsten Mitgliederversammlung oder Vorstandssitzung.

Tipp: Was diesen Punkt betrifft, kann der Verein durch die Satzung für mehr Handlungssicherheit sorgen, indem eine Einspruchsfrist gegen Fehler im Protokoll festgesetzt wird. Verpasst ein Mitglied dann diese Frist, kann es grundsätzlich keine Einwände mehr gegen das Protokoll erheben.

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