Checkliste: So machen Sie Ihre Protokolle im Verein unangreifbar

In jedem Verein werden Beschlüsse gefasst oder Handlungen vorgenommen, die auch später noch rekonstruier- bzw. beweisbar sein müssen. Hier kommen sichere Protokolle ins Spiel, die Sie oder – zum Beispiel bei Abteilungsversammlungen – die Abteilungen führen.

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Wer schreibt, bleibt

Jeder, der schon einmal im Vorstand eines Vereins tätig war oder es noch ist, weiß, wie wichtig es ist, auf aussagefähige Dokumente zurückgreifen zu können. Sicher ist es auch für Sie selbstverständlich, offizielle Schreiben, Rechnungen, Spendenbescheinigungen, Verträge usw. aufzubewahren.

Umso erstaunlicher ist es aber, dass mit der Dokumentierung von Beschlüssen oder auch Vereinsereignissen in manchen Vereinen zuweilen sehr lax umgegangen wird. Erhitzen sich wieder einmal die Vereinsgemüter über bestimmte Vorgänge oder Beschlüsse, sind Sie als Vorstand gut beraten, wenn Sie auf eine lückenlose und aussagefähige Dokumentation zurückgreifen können. Alle offiziellen Versammlungen Ihrer Mitgliedschaft sollten Sie daher protokollieren, so dass diese als rechtsgebundene Nachweise und zur Erinnerung und Richtigstellung möglicherspäterer Zweifel oder Auslegungsänderungen der Entscheidungen und Beschlüsse gelten können.

Darauf kommt es an

Ein sicheres Protokoll erfasst Sie die Ergebnisse einer Versammlung, Zusammenkunft, Verhandlung usw. Darüber hinaus dient es der Information der Mitglieder und dem Vorstand über Inhalt und Zustandekommen von Beschlüssen, so dass es auch als Beweismittel bei etwaigen Anfechtungen von Beschlüssen herangezogen werden kann. Es muss bei solchen Beschlüssen, die zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden sind (z.B. Satzungsänderungen, Vorstandswahlen, Auflösungsbeschluss usw.) so abgefasst sein, dass das Registergericht prüfen kann, ob die Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind.

Das Protokoll dient folgenden Zwecken:

  • Grundlage für eine Dokumentation
  • Kontrollinstrument
  • Beweismittel
  • Grundlage für eine Diskussion
  • Grundlage für die weitere Vorgehensweise
  • Gedächtnisstütze

Beachten Sie auch Folgendes

Das Gesetz schreibt nicht vor, in welcher Form Protokolle zu führen und von wem zu unterschreiben (zu beurkunden) sind. Der § 58 Nr. 4 BGB besagt lediglich, dass die Satzung eine Bestimmung über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten muss. Dem Verein steht es daher frei, in welcher Form er Protokolle anfertigt und die Beurkundung vornimmt.

Das Gesetz verlangt ebenfalls nicht, dass sich aus dem Protokoll im Einzelnen der Ablauf einer Versammlung ergeben muss, sondern es genügt, wenn das Ergebnis festgehalten wird, also vor allem die gefassten Beschlüsse aufgezeichnet werden. Fehlt eine entsprechende Festlegung im Verein (Satzung, Ordnungen), kann der Versammlungsleiter bzw. der Protokollführer entscheiden, ob er ein Ablauf-, Ergebnis- oder nur ein Beschlussprotokoll anfertigt.

Wichtig aber ist, dass sichere Protokolle gewisse Mindestanforderungen genügt. Hier kommt die folgende Checkliste ins Spiel:

Bei allen offiziellen Versammlungen wird ein Protokoll erstellt
Das Protokoll wird von der in Satzung genannten Person oder von einer von der Versammlung gewählten Person geführt.
Anträge während einer Versammlung werden in das Protokoll aufgenommen, sofern darüber auch diskutiert oder beschlossen wird.
Vor Beschlüssen wird durch den Versammlungsleiter die Beschlussfähigkeit der Versammlung festgestellt und durch den Protokollführer protokolliert.
Abstimmungsergebnisse werden unmissverständlich und eindeutig protokolliert
Anlagen werden zum Protokoll werden stets benannt, im Protokoll genannt und durchnummeriert.
Das Protokoll wird von den in der Satzung genannten Personen unterzeichnet. Fehlt eine Satzungsregelung unterschrieben Protokollführer und Versammlungsleiter.
Hat der Protokollführer während der Versammlung gewechselt, wird dies durch den neuen Protokollführer im Protokoll erwähnt. Jeder Protokollführer ist dann jeweisl für „seinen“ Teil verantwortlich
Falls die Satzung dies ausdrücklich vorschreibt, wird das Protokoll von der Mitgliederversammlung genehmigt.

Tipp: Geben Sie diese Checkliste für sichere Protokolle auch an Ihren Schriftführer weiter!

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Das Protokoll Ihrer Mitgliederversammlung: Wer darf es anfechten?

Um diese Frage zu klären, müssen Sie zunächst einen Blick in die Satzung werfen. Oft finden sich hier Regelungen zum Protokoll und zum Verfahren bei Widersprüchen gegen das Protokoll. Fehlen diese, gilt: Jeder Versammlungsteilnehmer, der meint, es habe sich ein Fehler in das Protokoll eingeschlichen, kann Widerspruch gegen das Protokoll einlegen. Dies ist formlos möglich, sofern Ihre Satzung hierfür keinen bestimmten Weg vorschreibt.

Wichtig: Wird das Protokoll der letzten Versammlung in der nachfolgenden Versammlung angefochten, muss der Versammlungsleiter dieser Rüge nachgehen. Sollte sich der Vorwurf bewahrheiten, wird das Protokoll geändert – durch Protokolleintrag zur laufenden Sitzung. Beispielsweise so:

Top 2: Verlesung des Protokolls der Versammlung vom 12.5.2015:

Mitglied Mark Mustermann weist daraufhin, dass der Vorstand nicht, wie im Protokoll angegeben, drei, sonder nur zwei Vergleichsangebote zum Bau des neuen Bootsstegs eingeholt hat. Diese Aussage erweist sich als richtig. Das Protokoll der Versammlung vom 12.5.2015 wird entsprechend geändert.

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Wenn sich Mitglieder angegriffen fühlen

Manche Mitgliederversammlung verläuft hitzig. Und im Protokoll finden sich dann manchmal Aussagen wie: „Mitglieder Peter Werner wurde mehrfach ausfällig und erweist sich gegenüber den Mitgliedern als unsozial …“ . Klar, dass das Mitglied Peter Werner einen solchen Eintrag nicht stehen lassen will.

Grundsätzlich gilt hier: Solange es sich im Protokoll nicht um sachliche Feststellungen, sondern um Beleidigungen oder subjektive Wertungen handelt, kann das Mitglied eine Änderung verlangen. Möglich wäre also ein Protokollvermerk:

„Mitglied Peter Werner wurde aufgrund seines Verhaltens mehrfach vom Versammlungsleiter ermahnt und schließlich auf Beschluss der Mitgliederversammlung mit 70 zu 9 Stimmen der Versammlung verwiesen!“

Eine Feststellung wie „zeigt sich gegenüber dem Verein unsozial“ aber stellt eine unsachliche Behauptung dar, deren „Tilgung“ aus dem Protokoll das Mitglied verlangen kann.

Wann und wie muss die Anfechtung erfolgen?

Im Beispiel oben (Ausschreibung des neuen Bootsstegs) hat das Mitglied gleich nach dem Verlesen des Protokolls eine Korrektur verlangt und durchgesetzt. Nun wird aber längst nicht mehr in allen Vereinen das Protokoll der letzten Versammlung in der darauf folgenden Verlesen. Hierzu gibt es auch keine rechtliche Verpflichtung, sofern Ihre Satzung dies nicht ausdrücklich vorsieht oder der Verein „schon immer so“ verfahren hat und die Mitglieder sich ausdrücklich wünschen, dass diese Praxis beibehalten wird.

Der häufigere Fall aber ist, dass das Protokoll den Mitglieder mit der Einladung zur neuen Versammlung der aber auch direkt nach der Erstellung zugeschickt oder zugemailt wird.

Ist ein Mitglied dann mit einem Punkt im Protokoll nicht einverstanden, kann es formlos (sofern die Satzung nichts anderes regelt) eine Korrektur verlangen. Formlos heißt: Es geht telefonisch, persönlich, via E-Mail, Fax oder auch per Brief. Ihr Vereinsmitglied muss sich aber definitiv nicht extra die Mühe machen und ein Schreiben entwerfen.

Achtung: Zeitlich gibt es grundsätzlich keine Frist. Der Versammlungsteilnehmer kann also gleich widersprechen, wenn er das Protokoll bekommt -oder auch erst in der nächsten Mitgliederversammlung oder Vorstandssitzung.

Tipp: Was diesen Punkt betrifft, können Sie durch Ihre Satzung für mehr Handlungssicherheit sorgen. Nehmen Sie eine Einspruchsfrist gegen Fehler im Protokoll auf. Verpasst ein Mitglied dann diese Frist, kann es grundsätzlich keine Einwände mehr gegen das Protokoll erheben.

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