Protokoll der Mitgliederversammlung im Verein: So erstellen Sie eine rechtssichere Urkunde 

Protokoll der Mitgliederversammlung im Verein: So erstellen Sie eine rechtssichere Urkunde 

    Laut Gesetz ist es keine Pflicht, bei jeder Mitgliederversammlung Protokoll zu führen. Es ist jedoch ratsam, bei allen Mitgliederversammlungen wie auch Vorstandssitzungen ein Protokoll anzufertigen. Wie genau das Versammlungsprotokoll ausgestaltet ist, bleibt den Vereinen überlassen.

    Warum sollten Sie bei jeder Mitgliederversammlung Protokoll führen?

    Es ist empfehlenswert, während jeder Mitgliederversammlung Protokoll zu führen, auch wenn es im Gesetz nicht vorgesehen ist. Um im Nachgang Unklarheiten zu vermeiden und auch die nicht anwesenden Vereinsmitglieder korrekt zu informieren, sollten Sie Ihre offiziellen Mitgliederversammlungen unbedingt protokollieren. So können Protokolle als Urkunde bei gesetzlich vorgeschriebenen Veranstaltungen dienen und auch die Grundlage für wichtige Rechtsgeschäfte darstellen.

    Protokolle erfüllen verschiedene Zwecke:

    • Rechtssicherer Nachweis
    • Informationsdokument für abwesende Vereinsmitglieder
    • Erinnern an getroffene Entscheidungen und Beschlüsse
    • Stellen rückwirkend Sachverhalte richtig, wenn Zweifel aufkommen
    • Helfen dabei, die Diskussion bei der nächsten Versammlung wieder aufzunehmen

    Sollen Satzungsänderungen oder Satzungsneufassungen durchgesetzt werden, so ist das Vereinsprotokoll einer Mitgliederversammlung das zentrale Dokument, auf dessen Basis das Registergericht entscheidet.

    Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es für die Protokollführung bei einer Mitgliederversammlung?

    Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Vorschrift, die Vereine zur Protokollführung verpflichtet. Laut § 58 Nr. 4 BGB sind Vereine jedoch gesetzlich dazu verpflichtet, in der Satzung festzulegen, wie getroffene Beschlüsse beurkundet werden. Zur Beurkundung von Beschlüssen wie zum Beispiel SatzungsänderungenVorstandswahlen oder ein Auflösungsbeschluss muss demnach eine Niederschrift, also mindestens ein Protokoll über die Beschlüsse, angefertigt werden. Hierbei geht es darum, dass das Registergericht prüfen kann, ob die Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind. Auf welche Art und Weise das Protokoll angefertigt wird, muss in der Satzung niedergeschrieben werden.

    Die Voraussetzung dafür ist, dass die Aufzeichnungen während der Versammlung konzentriert und sorgfältig erfolgen und vor allem auch die Abstimmungsergebnisse richtig notiert werden. Außerdem empfiehlt es sich, das Protokoll nach Abschluss der Sitzung oder Versammlung zügig fertigzustellen.

    Falls in der Satzungsregelung kein Protokollführer benannt ist, muss der Vorstand diesen festlegen. Alternativ kann auch ein Beschluss der Mitgliederversammlung den Protokollführer festlegen. Die Regel besagt außerdem, dass der Vorstand die Mitgliederversammlung leitet, falls in der Satzung nichts anderes festgehalten ist. Werden darüber hinaus weitere Regeln zur Protokollführung festgelegt, müssen diese nach § 25 BGB in der Satzung des Vereins schriftlich festgehalten sein.

    So können Vereine individuelle Vorgaben machen, wie detailliert eine Mitgliederversammlung protokolliert werden soll.

    Welche Angaben gehören in jedes Protokoll?

    Ein Sitzungs- bzw. Versammlungsprotokoll enthält immer folgende Angaben:

    • Art der Versammlung: Handelt es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Versammlung?
    • Ort, Datum und Zeit der Zusammenkunft
    • Name des Versammlungsleiters
    • Name des Protokollführers
    • Zahl der teilnehmenden Vereinsmitglieder
    • Zahl der stimmberechtigten Vereinsmitglieder
    • Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung sowie der satzungsgemäßen Einberufung
    • Benennen der Tagesordnungspunkte, falls diese nicht schon der Einladung beigelegt waren (was die Regel ist)
    • Berichte von Vorstand, Rechnungsprüfer, Schatzmeister etc.
    • Gestellte Anträge
    • Ergebnisse der Beschlussfassung
    • Art der Abstimmung sowie Abstimmungsergebnisse
    • Verweis auf Mitglieder, die nicht mit abgestimmt haben, da es um Entscheidungen in ihrer eigenen Sache ging
    • Anlagen werden stets im Protokoll genannt und durchnummeriert.

    Werden Satzungsänderungen oder Satzungsneufassungen durchgeführt, muss dies aus dem Protokoll deutlich hervorgehen. Haben Wahlen stattgefunden, müssen die gewählten Personen eindeutig benannt werden. Es genügt daher nicht zu schreiben „Anna Meier wurde zur dritten Vorsitzenden gewählt“. Richtig ist: „Gewählt zur dritten Vorsitzenden: Anna Meier, Zahnärztin in Köln, Kölnstraße 20, 50123 Köln.“

    Ob darüber hinaus alle Redebeiträge, Anträge oder Diskussionen erfasst werden, obliegt dem Protokollführer auf Basis der Vorgaben in der Vereinssatzung.

    Welche sind die gängigsten 4 Varianten eines Mitgliederversammlungs-Protokolls?

    Abseits dieser Angaben, die in jedes Protokoll gehören, können Vereine frei entscheiden, wie ausführlich sie ihr Protokoll gestalten wollen. So lässt sich in der Satzung beispielsweise festhalten, dass alle Inhalte einer Mitgliederversammlung protokolliert werden – inklusive einzelner Wortbeiträge und Diskussionen oder nur die final festgehaltenen Beschlüsse.

    1. Ergebnisprotokoll: Das Ergebnisprotokoll ist die kürzeste Form eines Protokolls, die Sie wählen können. Es hält neben den formalen Angaben nur die Ergebnisse oder Beschlüsse der Besprechung fest.
    2. Kurzprotokoll: In einem Kurzprotokoll werden neben den formalen Angaben nur die wichtigsten Beiträge innerhalb der Besprechung in kurzer und prägnanter Formulierung wiedergegeben. Dabei wird zum Beispiel auf die Namensnennung verzichtet. Beispiel: Statt “Herr Müller erläuterte …“ heißt es „die Teilnehmer diskutierten …”.
    3. Ausführliches Protokoll: Ein ausführliches Protokoll listet einzelne Redebeiträge, die Namen der Redner sowie alle Argumente und Beispiele sinngemäß auf. Dabei werden der genaue Verlauf der Diskussion sowie der Weg zu den Ergebnissen und Beschlüssen eindeutig dokumentiert. Die Ergebnisse der Zusammenkunft werden am Ende des Protokolls besonders hervorgehoben, indem sie als Beschlüsse gekennzeichnet werden.
    4. Wörtliches Protokoll: Ein wörtliches Protokoll enthält sämtliche Redebeiträge:
    • Beiträge aller Redner
    • Zwischenrufer
    • Alle weiteren besonderen Vorkommnisse

    Diese Art Protokoll hat jedoch in den meisten Vereinen keine Relevanz, sondern wird häufig bei Versammlungen mit parlamentarischem Charakter erstellt, also zum Beispiel im Bundestag oder in Landtagen.

    Tipp: Das Protokoll sollte immer objektiv und sachlich geschrieben sein. Auf persönliche Kommentare oder Bewertungen sollten Sie verzichten.

    Was müssen Sie beim Erstellen eines Protokolls beachten?

    Als Protokollführer sollte eine Person mit Schreiberfahrung ernannt werden, da es herausfordernd ist, die komplexen Zusammenhänge verständlich wiederzugeben und alle Beiträge schnell und vollständig zu erfassen. Häufig ist es nicht möglich, ein Vereinsprotokoll während einer Sitzung bereits in Gänze anzufertigen.

    Es empfiehlt sich daher, nur kurze Mitschriften anzufertigen und im Anschluss die Notizen auszuformulieren. Auch Tonaufnahmen können dabei helfen, das Protokoll noch im Nachgang an die Versammlung fertigzustellen.

    Falls die Mitgliederversammlung aufgenommen wird, so hat der Versammlungsleiter die Mitglieder darüber zu informieren. Jedes Mitglied kann außerdem vor seinem Redebeitrag verlangen, dass das Aufnahmegerät für die Zeit des Beitrags gestoppt wird. Beschließen die Mitglieder, dass sie keine Tonaufnahme der Zusammenkunft wünschen, so darf das Gerät nicht eingeschaltet werden.

    Wer muss das Protokoll einer Mitgliederversammlung unterschreiben?

    In der Satzung ist festgehalten, wer das Protokoll unterschreibt. Häufig sind dort der Sitzungsleiter, der Vorstand oder der Protokollführer genannt, von denen mindestens eine Person das Protokoll zu unterzeichnen hat. Steht in der Satzung diesbezüglich nichts, müssen der Sitzungsleiter sowie der Protokollführer das Protokoll unterschreiben. Die Unterschrift des Vorstands ist nicht zwingend nötig, wenn es nicht in der Satzung festgehalten ist – häufig unterschreibt er dennoch zusätzlich das Protokoll. Mit der Unterschrift der in der Satzung festgehaltenen Personen ist das Protokoll rechtsgültig.

    Hinweis: Ist das Protokoll einmal unterschrieben, können Sie es nicht einfach ändern. Nur wenn die unterzeichnenden Personen einer Änderung zustimmen, ist eine Änderung möglich. Wird der Antrag auf Änderung abgelehnt, bleibt Ihnen nur, das Thema in der nächsten Mitgliederversammlung erneut anzusprechen.

    Wer bekommt das Protokoll?

    Das Protokoll einer Mitgliederversammlung erhalten alle Vereinsmitglieder im Anschluss an die Zusammenkunft. Welche Zeitspanne dabei eingehalten werden muss, kann in der Satzung festgelegt werden. Für die nicht anwesenden Personen wird es mit dem Erhalt des Protokolls leichter, die Inhalte der Versammlung nachzuvollziehen.

    Was macht ein Protokoll rechtlich relevant?

    Sobald das Protokoll unterschrieben wurde, ist es im Sinne des § 416 Zivilprozessordnung (ZPO) eine Privaturkunde. Das Registergericht nimmt daraufhin an, dass das Protokoll nach der Beurkundung wahrheitsgemäß ist. Falls Zweifel bestehen, müssen diese begründet und anschließend untersucht werden.

    Bewahrheiten sich die Vorwürfe und es stellt sich heraus, dass absichtlich ein Protokoll erstellt wurde, das nicht dem tatsächlichen Geschehen entspricht, so kann der Vorstand abbestellt werden.

    Auch wenn Klagen durch bei der Versammlung abwesende Mitglieder im Raum stehen, ist das Protokoll von Relevanz. So laufen die Fristen zur Erhebung satzungsgemäßer Klagen erst ab dem Zeitpunkt, zu dem das Protokoll fertiggestellt ist. Schließlich können sich abwesende Mitglieder nur auf diesem Weg darüber informieren, welche Beschlüsse bei der Versammlung gefasst wurden.

    Wer darf das Protokoll einer Mitgliederversammlung anfechten?

    Grundsätzlich darf jedes Vereinsmitglied das Protokoll formlos anfechten, sofern in der Satzung kein bestimmter Weg dafür vorgeschrieben ist. Der Versammlungsleiter muss diesem Einspruch dann nachgehen.

    Eine rechtlich festgelegte zeitliche Frist für die Anfechtung gibt es nicht. Jedoch gingen in der Vergangenheit verschiedene Gerichte von speziellen Fristen aus. So räumte das Amtsgericht Göttingen im Jahr 2015 eine Frist von vier Monaten ein (AG Göttingen, Urteil vom 30.04.2015, 27 C 69/14). Das Oberlandesgericht Hamm wiederum ging bei einem Rechtstreit im Jahr 2021 von einer Anfechtungsfrist von 4 Wochen aus (OLG Hamm, Urteil vom 01.03.2021, 8 U 61/20).

    Sie können auch eine Einspruchsfrist in Ihre Satzung schreiben. Verpasst ein Mitglied diese Frist, kann es grundsätzlich keine Einwände mehr gegen das Protokoll erheben.

    Protokoll einer Mitgliederversammlung: Mustervorlage

    Wir haben für Sie eine Mustervorlage zur Protokollführung bei einer Mitgliederversammlung vorbereitet, die Sie gerne jederzeit anpassen und verwenden können.

    Protokoll zur ordentlichen Mitgliederversammlung des Vereins

    [Verein einfügen]

    Am [Datum] um [Uhrzeit] kamen [Anzahl] Vereinsmitglieder an folgendem Ort zusammen: [Adresse der Mitgliederversammlung]. 

    Herr/Frau [Name] war Versammlungsleiter und Herr/Frau [Name] führte das Protokoll zur Versammlung. Die Versammlungsleitung stellte fest, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen und beschlussfähig ist.

    Es wurden folgende Tagesordnungspunkte besprochen:

     a.) Per Handzeichen wurden die Punkte der Tagesordnung einstimmig angenommen.

    b.) Weitere Versammlungspunkte konnten per Wortmeldung eingereicht werden, darauf wurde seitens der Mitglieder verzichtet [oder] folgende Punkte wurden ergänzt: …

    Besprochene Inhalte zur Versammlung [Beispiele]

    1) Der Vorstand erläuterte die Tätigkeiten und Erfolge im vergangenen Jahr. Außerdem gab er einen inhaltlichen und finanziellen Ausblick auf das laufende und kommende Jahr. Alle Rückfragen wurden zur Zufriedenheit der Mitglieder beantwortet.

    2) Die Kassenprüfung meldete sich zu Wort und stellte eine einwandfreie Beleg- und Kassenführung fest.

    3) Der Schatzmeister legte eine einwandfreie Beleg- und Kassenführung vor.

    4) Wortmeldung durch das Mitglied …

    5) Der Vorstandswahl haben sich folgende Personen gestellt: [Person 1, Geburtsdatum] und als Stellvertretung [Person 2, Geburtsdatum]. Die Wahl erfolgte per Handzeichen. Das vorläufige Ergebnis lautet: [Anzahl der Stimmen] für [Person 1] und [Person 2], folgende Personen haben sich der Abstimmung enthalten oder abgelehnt: [Namensliste]

    6) Die Diskussion bezüglich der Erhöhung des Mitgliedsbeitrages hat Folgendes ergeben: …

    7) Es gab keine Wortmeldungen zum Punkt XY.

    8) Alle Mitglieder der Versammlung einigten sich einstimmig darauf, dass …

    Die Versammlungsleitung wurde um [Uhrzeit] durch den Versammlungsleiter beendet.

    [Ort, Datum]

    Protokollführer/in (Unterschrift)                 Versammlungsleiter/in (Unterschrift)

    [Name]                                                                      [Name]

    Anhänge (z. B. Anwesenheitsliste)

    Fazit: Rechtssicheres Protokoll erstellen und Unklarheiten aus dem Weg räumen

    Das Protokoll bei einer Mitgliederversammlung oder auch Vorstandssitzung erfüllt mehrere Zwecke. Es informiert, dokumentiert, erinnert und räumt Zweifel aus. Es sollte stets sorgfältig erstellt werden, um auch bei Satzungsänderungen oder Klagen als rechtssicheres Dokument zu gelten.

    Es gibt verschiedene Arten von Protokollen und das Gesetz sieht generell nur wenige Vorgaben für Protokolle vor, dennoch sollten Sie so genau wie möglich arbeiten, um auf der sicheren Seite zu sein. Erstellen Sie das Protokoll nach der Versammlung so schnell wie möglich und lassen Sie es durch die nötigen Unterschriften bestätigen. Anschließend erhalten es alle Vereinsmitglieder, sodass auch die nicht anwesenden Personen darüber informiert werden, was während der Versammlung beschlossen wurde. Alternativ kann das Protokoll auch online zur Verfügung gestellt oder per Aushang veröffentlicht werden. Wichtig in diesem Kontext ist vor allem eine klare Regelung, wie das Protokoll allen Mitgliedern bereitgestellt wird.

    FAQ zum Thema Protokolle im Verein

    Ein ausführliches Protokoll umfasst die einzelnen Beiträge, die Redner, alle wesentlichen Argumente und Beispiele.

    Die kürzeste Form hat das Ergebnisprotokoll, denn es enthält neben den formalen Angaben nur die Ergebnisse bzw. Beschlüsse der Versammlung.

    Unabhängig von der Protokollart muss jedes den Verlauf der Mitgliederversammlung bzw. Sitzung richtig wiedergeben.

    Eine solche Gesetzesregelung gibt es nicht, § 58 Nr. 4 BGB besagt nur, dass in der Satzung eine Regel über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten werden muss.

    Folgendes muss das Vereinsprotokoll enthalten: Ort und Tag der Versammlung, Bezeichnung des Versammlungsleiters und des Protokollführers, Zahl der erschienenen Mitglieder, Wortlaut der gefassten Beschlüsse.

    In diesem Fall müssen der Protokollführer und Versammlungsleiter das Protokoll unterschreiben.
    Handbuch für VereinsVorsitzende
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