Jeder Verein, der Einnahmen und Ausgaben hat – und das sind eigentlich alle -, ist zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung dieser verpflichtet (§ 259 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch – BGB). Außerdem besteht auch die Pflicht zur Rechenschaftslegung des Vorstandes den Mitgliedern gegenüber.
Ab wann ist man zu einer Bilanz verpflichtet?
So lange der Jahresumsatz im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unter 600.000 Euro bzw. der Gewinn unter 60.000 Euro bleibt, muss nicht bilanziert werden (§ 141 Abgabenordnung – AO). Eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ist ausreichend. Hat der Verein außerdem auch noch den Status eines Kleinunternehmers – seine steuerpflichtigen Jahresumsätze bleiben unter 22.000 Euro -, dann kann er mit Bruttobeträgen arbeiten und muss die gezahlte Umsatzsteuer nicht separat ausweisen. Er kann dann aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Am Jahresende erstellt er dann eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gemäß § 4 Abs.3 EstG.
Welche Steuerbereiche müssen beachtet werden?
Gemeinnützige Vereine müssen bei der Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben vier Steuerbereiche beachten:
- Ideeller Bereich
- Vermögensverwaltung
- Zweckbetrieb
- Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Ideeller Bereich
| Einnahmen | Ausgaben |
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Vermögensverwaltung
| Einnahmen | Ausgaben |
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Zweckbetrieb
| Einnahmen | Ausgaben |
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Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
| Einnahmen | Ausgaben |
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Diese Aufstellung erhebt natürlich nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Außerdem ist bei bestimmten Einnahmen und Ausgabe – abhängig vom Zweck – durchaus eine andere Zuordnung möglich.
Der Schatzmeister des Vereins sollte alle Buchungen fortlaufend erfassen und gleich den entsprechenden Steuerbereichen zuordnen. Da ja seit 2017 auch Vereine eine elektronische Steuererklärung abgeben müssen, ist es erforderlich, ein geeignetes Buchhaltungsprogramm für Vereine anzuwenden. Dort sind die vier Steuerbereiche bereits vorgegeben.
Was versteht man unter dem Zu- und Abflussprinzip?
Das Zufluss- und Abflussprinzip ist im Einkommensteuerrecht geregelt. Bei der ordnungsgemäßen Buchführung werden die Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nach dem Zu- und Abfluss gebucht.
Zuflussprinzip
Die Einnahmen gelten als zugeflossen, von dem Zeitpunkt an, wo der Verein über sie verfügen kann. Eine Ausnahme bildet der Jahreswechsel. Bis zum 10. Januar des Folgejahres können Einnahmen noch im alten Jahr gebucht werden, wenn sie diesem wirtschaftlich zugeordnet werden können.
Abflussprinzip
Nach dem Abflussprinzip werden Ausgaben dann erfasst, wenn sie auch tatsächlich getätigt wurden. Entscheidend ist somit nicht die Auftragserteilung oder Rechnungsstellung, sondern das Datum der Zahlung. Die o.g. Zehn-Tage-Regelung gilt auch hier.
Was ist der Jahresabschluss?
Abgesehen davon, dass ein Schatzmeister grundsätzlich auch im laufenden Jahr einen Überblick über den Stand der Finanzen haben muss, stellt er spätestens am Jahresende fest, ob er gut und richtig gewirtschaftet hat – also im Plus liegt – oder ob er zu viele Ausgaben getätigt hat und im Minus liegt.
Um das herauszufinden, muss er einen Jahresabschluss machen. Moderne Vereinsverwaltungsprogramme erstellen diesen automatisch anhand der vorgenommenen Buchungen.
Achtung!
Vereine, die im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mehr als 45.000 Euro Umsatz erzielen, müssen den Jahresabschluss auf dem offiziellen EÜR-Formular erstellen.
Wie ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufgebaut?
Der Grundaufbau einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist ziemlich simpel. In ihr finden sich zunächst einmal auch die vier Steuerbereiche wieder. Darin werden alle Einnahmen und Ausgaben, die dort zugeordnet werden können, erfasst (siehe Beispieltabelle oben). Für jeden Bereich ergibt sich dann ein Saldo und am Ende hat man das Gesamtergebnis.
Beispiel einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung
SC Runder Ball
Jahresabschluss 2020
| Ideeller Bereich | |||
| Einnahmen | Ausgaben | ||
| Mitgliedsbeiträge | 25.000,00 | Verbandsbeiträge | 4.750,00 |
| Spenden | 12.320,00 | Büromaterial | 1.586,32 |
| Zuschüsse d. Kommune | 5.000,00 | Anbau Vereinsheim | 27.890,12 |
| usw. | usw. | ||
| Summe | 42.320,00 | 34.226,44 | |
| Saldo | +8.093,56 |
In gleicher Weise wird mit den drei anderen Bereichen fortgefahren: Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.
Umsatzsteuer
Sollten die Einnahmen der Vermögensverwaltung, des Zweckbetriebs und des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs zusammengenommen 22.000 Euro überschreiten, dann wird der Verein im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig. Das heißt, dass er dann mit Nettobeträgen arbeitet und die Umsatzsteuer gesondert aufgeführt wird. Normalerweise wird das von guten Verwaltungsprogrammen gleich automatisch erledigt.
Mit dem Finanzamt muss dann abgestimmt werden, ob eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung gemacht werden muss. Außerdem ist dann auch noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung fällig.
Steuererklärung
Jeder Verein muss eine Steuererklärung abgeben. Neu gegründete Vereine sogar gleich nach Abschluss des ersten Geschäftsjahres. Stellt das Finanzamt fest, dass die tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Gemeinnützigkeit entspricht, dann wird die Steuererklärung nur noch alle drei Jahre fällig. Ausgenommen von dieser Drei-Jahres-Regelung sind Vereine, die einen umfangreichen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhalten. Als Maßstab dient in der Regel das Überschreiten der 45.000 Euro-Umsatzgrenze. Diese Vereine werden dann vom Finanzamt aufgefordert jährlich eine Steuererklärung abzugeben.
Folgende Unterlagen müssen für die Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden:
- Steuerformular – KSt 1
- Anlage – Gem
- Jahresabschluss für jedes Jahr des Veranlagungszeitraums (evtl. offizielles EÜR-Formular)
- Tätigkeitsbericht für jedes Jahr
- Evtl. Gewerbesteuererklärung
- Evtl. Umsatzsteuerjahreserklärung
Bis auf den Tätigkeitsbericht werden die Formulare durch moderne Verwaltungsprogramme automatisch generiert. Durch eine entsprechende Schnittstelle zu ELSTER können sie dann direkt elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.
