Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Steuerpflichten für Vereine 2026
Für Schatzmeister und Kassenwarte ist die Buchführung oft eine der zeitintensivsten Aufgaben in der Vereinsverwaltung. Da für die meisten Vereine eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt, entfällt zwar die Pflicht zur Bilanzierung, doch die korrekte Zuordnung der Gelder bleibt anspruchsvoll. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die gesetzlichen Hürden meistern.
In unserem Beitrag erfahren Sie, ab wann ein Verein zu einer Bilanz verpflichtet ist und welche Steuerbereiche beachtet werden müssen. Darüber hinaus gehen wir auf das Zu- und Abflussprinzip ein, auf den Jahresabschluss und wie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufgebaut ist.
Ab wann ist ein Verein zu einer Bilanz verpflichtet?
Solange der Jahresumsatz im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 800.000 Euro bzw. der Gewinn 80.000 Euro nicht übersteigt, muss nicht bilanziert werden (§ 141 AO). Eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben (EÜR) ist rechtlich ausreichend. Hat der Verein zudem den Status eines Kleinunternehmers – hierfür darf der steuerpflichtige Vorjahresumsatz 25.000 Euro und der laufende Umsatz 100.000 Euro nicht überschreiten –, arbeitet er mit Bruttobeträgen ohne separaten Vorsteuerabzug. Im Gegenzug entfällt die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug. Der Jahresabschluss erfolgt dann in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gemäß § 4 Abs. 3 EStG.
Welche Steuerbereiche müssen beachtet werden?
Beim Aufzeichnen der Einnahmen und Ausgaben sind gemeinnützige Vereine dazu verpflichtet, folgende Steuerbereiche zu beachten:
- Ideeller Bereich: Aufgaben, die der gemeinnützige Verein auf Basis seiner Satzung erfüllen muss.
- Zweckbetrieb: Zum Erreichen der in der Satzung verankerten Ziele ist dieser Betrieb notwendig.
- Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Aufgaben und Aktivitäten, die nicht in die zuvor genannten Bereiche fallen. Oftmals sind das Betriebe, welche Mittel beschaffen.
- Vermögensverwaltung: In die Rubrik werden Einnahmen eingeordnet, die aus der Übertragung von Rechten oder Vermögen des Vereins an Dritte resultieren, für die ein Entgelt berechnet wird oder aus langfristigen Vermietungen.
Ein Beispiel: Erhält der gemeinnützige Verein Spenden, müssen diese in der Rubrik „ideeller Bereich“ als Einnahmen verbucht werden.
Den folgenden Auflistungen können Sie entnehmen, welche Einnahmen und Ausgaben typisch für die vier genannten Bereiche des Vereins sind.
Ideeller Bereich
| Einnahmen | Ausgaben |
|---|---|
| Mitgliedsbeiträge | Kosten des Vereinsbetriebes |
| Aufnahmegebühren | Honorare, Löhne & Gehälter |
| Umlagen | Aufwandsentschädigungen & Auslagenersatz |
| Ersatzleistungen (zum Beispiel für nicht geleistete Arbeitsstunden) | Geräte & Vereinskleidung |
| Zuschüsse & Fördermittel | Reise- und Aufenthaltskosten |
| Spenden | Verwaltungs- und Betriebskosten |
| Schenkungen & Erbschaften | Raummieten und -pachten |
| Kosten zur Mitgliederverwaltung | |
| Vereinszeitung & Internet (ohne Werbeanteile) | |
| Ehrungen | |
| Vereinsjubiläen (keine geselligen Veranstaltungen) | |
| Investitionen & Instandhaltung | |
| Beiträge, Gebühren & Versicherungen | |
| Tilgungen & Zinsen |
Vermögensverwaltung
| Einnahmen | Ausgaben |
|---|---|
| Miet- und Pachteinnahmen für Vereinsheim, Sportanlagen usw. | Kosten die mit der Vermietung oder Verpachtung in Zusammenhang stehen |
| Zinseinnahmen aus Sparguthaben & Wertpapieren | Grundbesitzangaben |
| Einnahmen aus der Vergabe von Rechten (Werbung, Verkauf & Vermarktung) | Energiekosten |
| Einnahmen aus dem Verkauf von Vermögen wie zum Beispiel Gründstücken | Instandhaltungen |
| Pflege und Wartung | |
| Zinsaufwendungen für Darlehen (im Zusammenhang mit Herstellung oder Anschaffung) | |
| Zinsen und Gebühren für Girokonten, Depots usw. | |
| Kosten für Vertragsabschluss zur Vergabe von Rechten | |
| Aufwendungen, die mit dem Verkauf von Vermögen zusammenhängen (Anzeigen usw.) |
Zweckbetrieb
| Einnahmen | Ausgaben |
|---|---|
| Eintrittsgeld für Kurs- und Teilnahmegebühren von Mitgliedern und Nichtmitgliedern | Kosten für satzungsgemäße Veranstaltungen |
| Start- und Meldegelder für Wettkämpfe | Honorare für Übungsleiter und Trainer in Kursen |
| Der Verkaufserlös des Programms bei Veranstaltungen | Kosten für Kurse |
| Vermietung von Sportanlagen (kurzfristig) an Mitglieder | Kosten für Vertragsgestaltung mit Fernsehen und Rundfunk |
| Vereinszeitschriften oder Vereinsinfomaterial ohne Werbung | Herstellungskosten für Programmhefte |
| Verkauf von Vereinsabzeichen (keine Fanartikel) an Mitglieder | Kosten für Vereinsanlagen, die vermietet werden |
| Lotterien und Ausspielungen, wenn diese von den zuständigen Behörden genehmigt sind und der Erlös nur für satzungsgemäße Zwecke verwendet wird | Kosten für die Vereinsabzeichen |
| Brauchtumspflege, soweit dies ein Satzungszweck ist | Kosten für Lotterien und Ausspielungen (Sachpreise – Ankauf für Tombola) |
| Kosten für Brauchtumspflege |
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
| Einnahmen | Ausgaben |
|---|---|
| Verkauf von Speisen und Getränken | Einkauf von Speisen und Getränken |
| Einnahmen aus dem selbst bewirtschafteten Vereinsheim, der Vereinsgaststätte, einem Kiosk usw. | Genehmigungen, Verpackungen, Geschirr, Gläser, Besteck |
| Eintrittsgelder für gesellige Veranstaltungen für Mitglieder und Nichtmitglieder | Kosten des Vereinsheims, der Gaststätte, des Kiosks |
| Verkauf von Gegenständen / Geräten | Energiekosten, Versicherungen, Instandhaltungen, Pflege, Wartung |
| Werbeeinnahmen | Rundfunkbeitrag (Beitragsservice), Sky, GEMA |
| Sponsoringeinnahmen | Kosten für geselligen Veranstaltungen |
| Vermietung (kurzfristig) von Vereinsanlagen an Nichtmitglieder | Musik, Darbietungen, GEMA, Künstler, Personal f. Bedienung, Reinigung, Dekoration, Werbung f Veranstaltung usw. |
| Veranstaltungen von Basaren, Straßenfesten, Trödelmärkten usw. | Ankauf von Handelsware |
| Herstellungskosten der Werbung | |
| Kosten für kurzfristige Vermietung an Nichtmitglieder | |
| Kosten von Basaren, Straßenfesten, Trödelmärkten | |
| Gebühren für Genehmigungen |
Diese Aufstellung erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Außerdem ist bei bestimmten Einnahmen und Ausgaben – abhängig vom Zweck – durchaus eine andere bzw. eine Mischzuordnung möglich. Der Schatzmeister des Vereins sollte alle Buchungen fortlaufend erfassen und gleich den entsprechenden Steuerbereichen zuordnen.
Aufgrund der besseren Nachvollziehbarkeit ist es empfehlenswert, einen Kontenplan in Anspruch zu nehmen. Dabei handelt es sich um ein Verzeichnis, das die Einnahmen und Ausgaben bestimmten Bereichen zuordnet und sämtliche „Unterkonten“ der einzelnen Bereiche beinhaltet. Empfehlenswert für Vereine ist zum Beispiel der Sachkontenrahmen (SKR) 49 der DATEV.
Was versteht man unter dem Zu- und Abflussprinzip?
Das Zu- und Abflussprinzip ist im Einkommensteuerrecht geregelt. Bei der ordnungsgemäßen Buchführung werden die Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nach dem Zu- und Abfluss gebucht.
Zuflussprinzip
Das Zuflussprinzip besagt, dass Einnahmen des Vereins dann zugeflossen sind, wenn darüber verfügt werden kann. Das bedeutet, dass die Einnahmen dem Kalenderjahr zuzurechnen sind, in dem sie beim Verein „angekommen“ und auf dem Konto verbucht worden sind. Fließen wiederkehrende Einnahmen kurz vor oder nach dem Ende des Kalenderjahres zu, werden sie diesem Kalenderjahr zugeordnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Das gilt in der Regel bei einem Zufluss bis zu zehn Tage vor oder nach Ablauf des Kalenderjahres.
Abflussprinzip
Das Abflussprinzip besagt, dass Ausgaben in dem Jahr erfasst werden müssen, in dem sie abgeflossen sind. Das bedeutet, dass die Ausgaben steuerlich nicht bereits mit dem Rechnungsdatum erfasst werden dürfen, sondern tatsächlich erst beim Abfluss des Geldes. Das Datum ist in der Regel der Tag, an dem die Überweisung des Geldes durch die Bank ausgeführt wird.
Was ist der Jahresabschluss?
Abgesehen davon, dass ein Schatzmeister grundsätzlich auch im laufenden Jahr einen Überblick über den Stand der Finanzen haben muss, stellt er spätestens am Jahresende fest, ob er gut und richtig gewirtschaftet hat – also im Plus liegt – oder ob er zu viele Ausgaben getätigt hat und im Minus liegt.
Um das herauszufinden, muss er einen Jahresabschluss anfertigen. Moderne Vereinsverwaltungsprogramme erstellen diesen automatisch anhand der vorgenommenen Buchungen.
Wie ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufgebaut?
Der Grundaufbau einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist ziemlich simpel. In ihr finden sich zunächst einmal auch die vier Steuerbereiche wieder. Darin werden alle Einnahmen und Ausgaben, die dort zugeordnet werden können, erfasst (siehe Beispieltabelle oben). Für jeden Bereich ergibt sich ein Saldo und am Ende zeigt sich das Gesamtergebnis.
Beispiel einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung
SC Runder Ball Jahresabschluss 2026 – Ideeller Bereich
| Einnahmen | Ausgaben | ||
|---|---|---|---|
| Mitgliedsbeiträge | 12.450 Euro | Personalkosten | 4.800 Euro |
| Zweckgebundene Spenden | 2.100 Euro | Verbandsbeiträge | 3.150 Euro |
| Nicht zweckgebundene Spenden | 4.500 Euro | Büromaterial | 1.250 Euro |
| Zuschüsse der Gemeinde | 1.800 Euro | Energiekosten Vereinsheim | 4.800 Euro |
| Summe | 20.850 Euro | 14.000 Euro | |
| Saldo | + 6.850 Euro |
In gleicher Weise wird mit den drei anderen Bereichen verfahren: Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.
Umsatzsteuer
Sollten die Einnahmen der Vermögensverwaltung, des Zweckbetriebs und des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs im vorangegangenen Kalenderjahr zusammengenommen die Grenze von 25.000 Euro überschreiten (Regelung seit 2025), wird der Verein im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass er dann mit Nettobeträgen arbeitet und die Umsatzsteuer gesondert aufgeführt wird. In der Regel erledigen moderne Vereinsverwaltungsprogramme diese Umstellung automatisch.
Abhängig von der zu zahlenden Umsatzsteuer, muss entweder eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung gemacht werden. Außerdem ist dann auch noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung fällig.
Steuererklärung
Vereine müssen ihre Steuererklärung elektronisch über ELSTER einreichen. Neu gegründete Vereine sind dazu bereits nach Abschluss des ersten Geschäftsjahres verpflichtet. Stellt das Finanzamt fest, dass die tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Gemeinnützigkeit entspricht, wird die Steuererklärung üblicherweise nur noch alle drei Jahre fällig. Ausgenommen von dieser Drei-Jahres-Regelung sind Vereine, die einen umfangreichen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhalten. Als Maßstab dient hierbei das Überschreiten der Umsatzgrenze von 50.000 Euro (Freigrenze gemäß § 64 Abs. 3 AO, gültig ab dem Steuerjahr 2026). Diese Vereine werden vom Finanzamt zur jährlichen Abgabe der Steuererklärung aufgefordert.
Folgende Unterlagen müssen für die Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden:
- Steuerformular – KSt 1
- Anlage – Gem
- Jahresabschluss für jedes Jahr des Veranlagungszeitraums (evtl. offizielles EÜR-Formular)
- Vermögensaufstellung
- Rücklagenspiegel (wenn erforderlich)
- Tätigkeitsbericht für jedes Jahr
- Evtl. Gewerbesteuererklärung
- Evtl. Umsatzsteuerjahreserklärung
Bis auf den Tätigkeitsbericht und den Rücklagenspiegel werden die Formulare durch moderne Verwaltungsprogramme automatisch generiert. Durch eine entsprechende Schnittstelle zu ELSTER können sie dann direkt elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.
Fazit
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist für Vereine Pflicht, die keine Bilanz erstellen müssen. Nach dem Zu- und Abflussprinzip werden die Einnahmen und Ausgaben für das Wirtschaftsjahr innerhalb der vier Steuerbereiche gegenübergestellt. Die Steuererklärung müssen Vereine entweder jährlich oder alle drei Jahre elektronisch an das Finanzamt übermitteln.
Fragen und Antworten zum Thema Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Unsere Redaktion bündelt die Expertise von über 13 spezialisierten Fachberatern, Juristen und Vereinspraktikern. Sie ist die zentrale Instanz für rechtssichere Fachinformationen und erstellt täglich praxisnahe Lösungen für Vorstände und Schatzmeister. Die Redaktion verantwortet renommierte Publikationen wie das „Handbuch für den Vereinsvorsitzenden“ sowie „Schatzmeister aktuell“ und pflegt die größte Wissensdatenbank für Vereinsverantwortliche in Deutschland mit über 500 rechtssicheren Mustervorlagen und Arbeitshilfen.
