Kassenbericht im Verein: Pflichten, Inhalte und Checkliste
Eine Kassenprüfung im Verein ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben: Es gibt im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) keine gesetzliche Verpflichtung dazu. Allerdings gewährleistet sie die Integrität des Vereins und das Vertrauen der Mitglieder in ihren Vereinsvorstand. Es ist daher empfehlenswert, wenn auch nicht erforderlich, in die Satzung Regelungen zur Kassenprüfung aufzunehmen.
Wer kann zum Kassenprüfer werden?
Als Kassenprüfer kommen qualifizierte Vereinsmitglieder in Betracht, die – anders als der Schatzmeister – kein Vorstandsamt bekleiden und keinem anderen zu kontrollierendem Organ des Vereins angehören dürfen. Das sollte explizit in der Satzung des Vereins festgelegt werden, da die Prüfer sonst in einen Interessenkonflikt geraten können: Sie müssten gegebenenfalls ihre eigenen Geldbewegungen kontrollieren, und das untergräbt das Vertrauen der Mitglieder, weil es zur Verschleierung unsauberer Geschäfte führen kann.
Was sind die Rechte und Aufgaben des Kassenprüfers im Verein?
Zur Erfüllung ihrer Aufgaben sind die Kassenprüfer berechtigt, in alle Geschäftsunterlagen des Vereins Einsicht zu nehmen – auch und gerade in den Kassenbericht des Schatzmeisters. Sie haben außerdem ein umfassendes Auskunfts- und Informationsrecht. Die folgenden Aufgaben fallen in ihren Bereich:
- Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege
- Prüfung der Kosten samt richtiger Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben
- Prüfung der Mitgliedsbeiträge
- Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins
- Prüfung des Vereinsvermögens
- Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften
Der Kassenprüfbericht ist Grundlage für die Entlastung des Vorstands und gegebenenfalls anderer Organe des Vereins. Elementare Pflicht der Kassenprüfer ist es, der Mitgliederversammlung jegliche Mängel und Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungslegung oder Zahlungsabwicklung mitzuteilen. Gleichzeitig müssen sie alles unterlassen, was die Vereinsmitglieder schädigen könnte.
Was sind die Unterschiede zwischen dem Kassenbericht und Kassenprüfbericht?
Der Kassenbericht, den der Schatzmeister anfertigt, beinhaltet eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, die die Abrechnungspositionen aufgliedert. Die Zusammenstellung muss klar, übersichtlich und auch für juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulte Vereinsmitglieder verständlich sein.
Nach der Vorlegung des Kassenberichts dürfen die Teilnehmer der Mitgliederversammlung sich zum Bericht äußern und Fragen stellen. Sie können auch Einsicht in Belege zu bestimmten Positionen des Kassenberichts verlangen. Darüber muss die Mitgliederversammlung abstimmen, wenn der Vorstand nicht von sich aus bereit ist, die Belege zu präsentieren.
Der Kassenprüfbericht hingegen ist der abschließende Bericht der Kassenprüfer, in dem sie die Ergebnisse ihrer Kassenprüfung darlegen. Sie erklären darin ihre Vorgehensweise und geben Auskunft, inwieweit ihnen der Vorstand und der Schatzmeister die Informationen zugänglich gemacht haben. Weiterhin verweisen sie auf etwaige Probleme sowie deren angedachte Lösungen und geben an, ob Sie zur Entlastung des Vorstands raten.
Welche Inhalte umfasst ein Kassenbericht?
Bei der Jahreshauptversammlung präsentiert der Schatzmeister den Mitgliedern den Kassenbericht. Er ist eine wichtige Grundvoraussetzung für die Entlastung des gesamten Vorstands. Warum das so ist, verrät ein Blick in § 666 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB): Der Vorstand eines Vereins ist verpflichtet, den Vereinsmitgliedern Auskunft zu geben und Rechenschaft abzulegen.
Das Gesetz schreibt aber nicht vor, welche Form der Kassenbericht des Schatzmeisters haben und wie genau damit in der Praxis verfahren werden muss. In der Folge kommt es immer wieder zu Diskussionen und Streitigkeiten zwischen Vorstand und Mitgliedern. Es gibt außerdem keine Vorschriften darüber, wie umfangreich der Kassenbericht sein muss. Das hängt immer von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab und insbesondere auch von der Größe Ihres Vereins.
Wie muss der Kassenbericht offengelegt werden?
Der Kassenbericht des Schatzmeisters muss allen Mitgliedern zugänglich gemacht werden. Das funktioniert am zuverlässigsten, wenn er der Einladung zur Mitgliederversammlung beigefügt wird. Er muss zwingend alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins enthalten, auch vermeintlich sensible Posten wie Gehälter, Reisekosten oder Aufwandsentschädigungen. Der Kassenbericht kann eigenständig oder im Rahmen des Rechenschafts- bzw. Geschäftsberichts auf der Mitgliederversammlung vorgetragen werden.
Während beim Geschäftsbericht ein mündlicher Vortrag ausreichend ist, muss der Kassenbericht auf jeden Fall schriftlich niedergelegt werden. Durch das Verschicken im Vorfeld der Mitgliederversammlung wird das Einsichtsrecht erfüllt. Alternativ muss der Bericht auf der Mitgliederversammlung ausgelegt werden. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 27 in Verbindung mit §§ 259, 260 des BGB zur ordnungsgemäßen Rechenschaftslegung. Nur wenn die Mitglieder den Kassenbericht vorliegen haben, können sie den darauf basierenden Bericht der Kassenprüfer richtig nachvollziehen.
Welche Punkte sollte der Kassenprüfbericht beinhalten?
Auf jede der im folgenden Beispiel aufgeführten Fragen sollte der Bericht der Kassenprüfer (auch bei einer Kurzfassung) zumindest mit einem Satz eingehen – gerade auch dann, wenn es keine Beanstandungen gibt. Dadurch zeigen die Kassenprüfer, dass sie ihre Aufgabe ernst genommen haben, und die Mitglieder werden in ihrem Gefühl bestätigt, dass die Vereinsfinanzen in guten Händen sind:
1. Was wurde geprüft?
Geprüft wurde der Jahresabschluss für das Vereinsjahr 01.01.– 31.12.20XX für den Verein Musterhausen e. V.
2. Wer hat die Kassenprüfung vorgenommen?
Der Jahresabschluss wurde von den Kassenprüfern Andreas Hermann und Sandra Barthels geprüft.
3. Welcher Auftrag liegt der Kassenprüfung zugrunde?
Andreas Hermann wurde auf der Jahreshauptversammlung 20XX zum Kassenprüfer gewählt. Sandra Barthel ist seit der Jahreshauptversammlung 20XX Kassenprüferin.
Tipp: Sofern die Satzung des Vereins Regelungen zur Kassenprüfung enthält, empfiehlt sich der Zusatz, in welchem Paragrafen die Aufgaben der Kassenprüfer geregelt sind.
4. Wann und wo hat die Kassenprüfung stattgefunden?
Die Kassenprüfung hat am Samstag, dem 27.2.20XX in der Geschäftsstelle des Vereins stattgefunden.
5. Wer hat daran teilgenommen?
An der Kassenprüfung haben teilgenommen: Andreas Hermann und Sandra Barthel als Kassenprüfer, Stefan Meier als erster Vorsitzender, Anja Helmcke als zweite Vorsitzende, Gerd Thomsen als Schatzmeister.
6. Wie lange hat sie gedauert?
Beginn der Kassenprüfung: 10.00 Uhr – Ende der Kassenprüfung: 17.30 Uhr
7. In welcher Form erfolgte die Buchführung im Verein?
Die Buchführung des Vereins für das Jahr 20XX erfolgte mithilfe des EDV-Programms “GS Vereinsverwaltung”, Version 1/2019.
8. Welche Unterlagen haben konkret vorgelegen?
- Auszüge 1/XX bis 132/XX für Konto Nr. 135 498 bei der Stadtsparkasse Musterstadt (BLZ 999 777 88) und Auszüge 1/XX bis 86/XX für Konto Nr. 103 456 78 90 bei der A-Bank (BLZ 888 777 44), jeweils mit allen dazugehörigen Belegen
- Kassenbuch mit Eintragungen auf den Seiten 1 (erste Eintragung am 02.01.20XX) bis 21 (letzte Eintragung am 31.12.20XX)
- Liste der ausstehenden Forderungen per 31.12.20XX
Übersicht über die in 20XX erzielten Einnahmen, getrennt nach Mitgliedsbeiträgen, Aufnahmegebühren und Spenden
- Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben anlässlich des Jubiläumsballs nebst Verweis auf die dazugehörigen Belege
Buchführung mit Summen- und Saldenliste - Anlagenverzeichnis/Anlagenspiegel
- Einnahmen-Ausgaben-Überschuss-Rechnung
9. Wie haben die Kassenprüfer die Unterlagen geprüft?
- Bei den Auszügen der Stadtsparkasse und der A-Bank wurden stichprobenartig die dazugehörigen Belege geprüft.
- Beim Kassenbuch wurde bei den Ausgaben zu jeder zehnten Eintragung (beginnend mit der fünften) der dazugehörige Beleg geprüft.
- Bei den Belegprüfungen ergaben sich keinerlei Beanstandungen, auch nicht bei den Eigenbelegen, die nur in erfreulich geringer Zahl vorhanden sind.
Eine Alternative, die erfahrungsgemäß für viele Vereine gilt: Bei den Fremdbelegen ergaben sich keinerlei Beanstandungen. Verbesserungsbedürftig ist jedoch die Handhabung der Eigenbelege. Die Anzahl der Eigenbelege ist nach Auffassung der Kassenprüfer zu hoch. Überdies sollten die Eigenbelege nach einem einheitlichen Muster erstellt werden, um so zu gewährleisten, dass die Mindestanforderungen an einen Eigenbeleg gewahrt werden. Soweit die Eigenbelege für 20XX Anlass zu Nachfragen ergaben, konnte der Schatzmeister diese vollständig und zur Zufriedenheit der Kassenprüfer beantworten.
10. Wurden bestimmte Unterlagen/Vorgänge besonders intensiv geprüft, wenn ja, warum?
Der im Vergleich zu den Vorjahren hohe Anteil an Sachzuwendungen an den Zuwendungen insgesamt wurde zum Anlass genommen, zu prüfen, ob die Zuwendungsbestätigungen korrekt ausgestellt wurden. Alle Bestätigungen für Sachzuwendungen wurden geprüft. Es ergaben sich keinerlei Beanstandungen.
Auch dies wird häufig vorkommen: Die Ausgaben für Kopierpapier und sonstiges Büromaterial wurden Position für Position geprüft. Sämtliche Ausgaben sind korrekt nachgewiesen. Es fällt aber auf, dass jede Abteilung für sich Büromaterial kauft und gegenüber der Vereinskasse abrechnet. Es empfiehlt sich, das Sparpotenzial durch einen zentralen Einkauf zu nutzen. Der Schatzmeister hat zugesagt, diese Empfehlung kurzfristig umzusetzen.
11. Enthält der Kassenprüfbericht sonstige Erklärungen der Kassenprüfer?
Nach dem Jahresabschluss ergibt sich ein Überschuss in Höhe von 2.419,21 Euro. Wie die bei der Kassenprüfung anwesenden Vorstandsmitglieder erklärt haben, soll dieser Betrag den Rücklagen zugeführt werden. Ein entsprechender Antrag soll auf der Mitgliederversammlung gestellt werden.
12. Zu welchem Ergebnis hat die Kassenprüfung geführt?
Die Kassenprüfer konnten alle von ihnen gewünschten Unterlagen einsehen und prüfen. Die Belege der Buchführung werden übersichtlich aufbewahrt. Die an der Kassenprüfung teilnehmenden Vorstandsmitglieder standen für Fragen der Kassenprüfer zur Verfügung. Alle an sie gerichteten Fragen der Kassenprüfer zu einzelnen Vorgängen und Belegen konnten sofort geklärt werden. Die Buchführung und der Jahresabschluss entsprechen den Vorgaben der Vereinssatzung, den Beschlüssen der Mitgliederversammlung sowie den steuerlichen und sonstigen gesetzlichen Vorschriften.
Alternative bei Problemen, die im Vereinsalltag immer wieder vorkommen: Die Kassenprüfer haben wiederholt um eine frühzeitige Abstimmung des Termins für die Kassenprüfung gebeten. Darauf ist der Vorstand nicht eingegangen. Die Kassenprüfung war erst am Abend des … (Datum), mithin erst … Tage vor der Mitgliederversammlung möglich. Überdies standen für die Kassenprüfung nur … Stunden zur Verfügung. Unter diesen Umständen war eine ordnungsgemäße Kassenprüfung nicht möglich.
13. Empfehlen die Kassenprüfer der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands?
Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand die Entlastung zu erteilen.
Mögliche Alternativen: Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand keine Entlastung zu erteilen, weil eine ordnungsgemäße Kassenprüfung nicht möglich war. Die Kassenprüfer empfehlen, dem Vorstand keine Entlastung zu erteilen, soweit folgende Einnahmen/Ausgaben betroffen sind: … (typische Fälle aus dem Betriebsalltag: Verwendung von Spenden, Erstattung von Reisekosten an Vorstandsmitglieder, Finanzierung eines bestimmten Vereinsprojekts, Beauftragung von Dienstleistern, nicht geltend gemachte Schadenersatzansprüche gegen Dritte).
Tipp: Wollen die Kassenprüfer keine Entlastung empfehlen, kann der Schatzmeister mit ihnen vereinbaren, dass die beanstandeten Punkte aus der Entlastung herausgenommen werden – so wie hier bei Alternative 2. Für alle übrigen Punkte kann die Mitgliederversammlung Entlastung beschließen. Die anderen Punkte arbeitet der Schatzmeister in Ruhe nach, damit die Entlastung bei der darauffolgenden Mitgliederversammlung erfolgen kann.
Checkliste für die Kassenprüfung
Eine allgemeingültige Checkliste für die Kassenprüfung gibt es nicht, da die Vereine zu unterschiedlich strukturiert sind. Allerdings gibt es neben den oben genannten allgemeingültigen Faustregeln weitere wesentliche Punkte, die je nach Bedarf angepasst, als Leitfaden und damit als Hilfestellung dienen können.
Was tun, wenn der Kassenbericht auf der Jahreshauptversammlung fehlt?
Vor diesem Problem stehen Vereinsvorstände leider immer wieder. Da bereitet man die Mitgliederversammlung langfristig vor und dann fällt mit dem Schatzmeister eine der wichtigsten Personen aus. Kann das evtl. sogar Auswirkungen auf eine anstehende Vorstandswahl haben? Es gibt verschiedene Möglichkeiten in dieser Situation:
- Kann der Schatzmeister nicht an der Jahreshauptversammlung teilnehmen, fehlt der Kassenbericht und ist damit auch die Kassenprüfung unmöglich, könnte der Vorsitzende in seinem Rechenschaftsbericht wenigstens ein paar Eckzahlen nennen. So erhalten die Mitglieder einen groben Überblick über die Finanzlage des Vereins. Es sollte zumindest erklärt werden, ob der Verein das vergangene Jahr mit einem positiven oder negativen Ergebnis abgeschlossen hat.
- Falls die Kassenprüfer vorher an die Finanzunterlagen gelangen, könnten sie ihren Prüfbericht etwas ausführlicher gestalten, sodass die Mitglieder einen Überblick bekommen.
- Vielleicht ist der Schatzmeister noch irgendwie zu erreichen und in der Lage, einige Zahlen zu liefern. Es hat schon den Fall gegeben, dass der Schatzmeister per Telefon oder Skype aus dem Ausland zugeschaltet wurde und eine Kurzfassung des Kassenberichts vorgetragen hat.
- Ist solch eine Kurzfassung nicht realisierbar, dann sollte die Entlastung des Vorstandes eigentlich verschoben werden. Die Entscheidung darüber trifft aber die Mitgliederversammlung: Sie könnte den Vorstand auch ohne Kassenbericht und ohne Kassenprüfbericht entlasten.
- Findet keine Entlastung statt, muss der Verein den Kassenbericht, den Kassenprüfbericht und die Entlastung zu einem späteren
- Zeitpunkt in einer außerordentlichen Mitgliederversammlung nachholen.
- Auf geplante Vorstandswahlen hat das Ganze aber keinen Einfluss. Ein Vorstand, der nicht entlastet wurde, muss nicht zwangsläufig im Amt bleiben. Seine Amtszeit endet ganz normal und er kann sich auch wieder zu einer Neuwahl stellen.