Kassenwart: Aufgaben & Pflichten
In jedem Verein übernimmt der Kassenwart eine zentrale Rolle: Er sorgt für Ordnung in der Finanzverwaltung, überwacht Einnahmen und Ausgaben und schützt das Vereinsvermögen. Trotz der wichtigen Position herrscht in der Praxis häufig Unsicherheit darüber, welche Aufgaben genau zum Verantwortungsbereich des Kassenwarts gehören und welche Pflichten er erfüllen muss.
Der Kassenwart – manchmal auch als „Schatzmeister“ oder „Vereinskassier“ bezeichnet – ist damit ein entscheidender Funktionsträger, dessen Arbeit direkten Einfluss auf die Stabilität und Transparenz des Vereins hat. Die folgenden Abschnitte erklären, welche Aufgaben und Pflichten Kassenwarte haben, worauf sie bei Prüfungen achten müssen und wie sie sich bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten verhalten sollten.
Was ist ein Kassenwart?
Der Kassenwart ist in der Vereinspraxis einer der wichtigsten Funktionsträger. Abhängig von der Vereinsgröße und -struktur umfassen die Aufgaben des Kassenwarts Tätigkeiten wie die Führung der Vereinskasse, Berichte über Finanzen und Vermögenslage sowie die Erstellung der Steuererklärung. Dem Kassenwart kann durch eine richtige und vollständig informierte Mitgliederversammlung Entlastung zugesprochen werden, wodurch Schadensersatzansprüche gegen Ihn nicht mehr geltend gemacht werden können. Fehlerhafte Buchführung kann aber zur Abberufung des Kassenwarts führen.
Was sind die Aufgaben des Kassenwartes eines Vereins?
Der Kassenwart ist für die gesamte Finanzsteuerung des Vereins verantwortlich. Dazu gehört die Führung der Vereinskasse, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Buchführung, Erstellung von Steuererklärung und Kassenberichten. Jährlich legt er seinen Bericht auf der Mitgliederversammlung vor; die Entlastung schützt vor Schadenersatzansprüchen. Bei grober Fahrlässigkeit oder Fehlbeständen kann der Kassenwart abberufen werden.
Beiträge und Mitgliederverwaltung
- Erhebung und Kontrolle von Mitgliedsbeiträgen
- Durchführung des Mahnwesens
- Bearbeitung von Anträgen auf Beitragsermäßigung, -stundung oder -erlass
- Verwaltung von Mitgliederdaten: Neuaufnahme, Abmeldung, Änderungen
Finanz- und Haushaltsverwaltung
- Zahlungsverkehr und Kontrolle aller Einnahmen und Ausgaben
- Buchführung, Finanzbuchhaltung nach Kontenrahmen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Erstellung von Jahresabschluss oder Einnahmen-Überschussrechnung
- Haushaltsplanung, Beschaffung von Betriebsmitteln, Abrechnung von Kosten und Veranstaltungen
- Prüfung der Finanzlage, Vermögensverwaltung, Inventarliste
Steuern, Spenden und Zuschüsse
- Bearbeitung aller Steuerangelegenheiten, Erstellung von Steuererklärungen, Abführung von Steuern
- Entgegennahme von Spenden und Ausstellung von Spendenbescheinigungen
- Beantragung und Verwaltung von Zuschüssen, Fördermitteln und Erstellung von Verbandsstatistiken
Vorstand, Arbeitgeberpflichten und Kontrolle
- Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen und Überwachung finanzieller Vereinbarungen
- Abrechnung von Gehältern, Übungsleiterfreibeträgen und Ehrenamtspauschalen
- Meldung und Abführung von Beiträgen an Berufsgenossenschaften
- Überwachung von Betriebskosten, Mitgliederversammlungsbeschlüssen und Abrechnungen gegenüber Behörden
- Ständige Information des Vorstands über die finanzielle Situation und Einhaltung wirtschaftlicher Grundsätze
Welche Pflichten haben Kassenwarte im Verein?
Kassenwarte sind rechenschaftspflichtig gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern, gegenüber der Mitgliederversammlung sowie dem Finanzamt. Bleibt die Frage: Wie weit reicht eigentlich das Prüfungsrecht?
Aus der obigen Auflistung wird schon deutlich, welche Unterlagen der Kassenwart zwangsläufig einsehen muss – das betrifft auch die Lohnunterlagen. Zu diesem Thema gibt es immer wieder überflüssigen Streit während der Kassenprüfung: Wie soll der Prüfer sehen, ob der Verein seinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommt, wenn ihm die Einsicht in die Lohnunterlagen unter fadenscheinigen Begründungen verweigert wird?
Das Prüfungsrecht erstreckt sich vereinfacht gesprochen auf alle Unterlagen, also sämtliche Belege und Dokumente, die für die Zusammenstellung des Jahresabschlusses gebraucht werden.
Selbstverständlich erstreckt sich die Arbeit des Kassenwartes auch auf die Kassen- und sonstigen Vermögensbestände des Vereins. Dabei ist eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben ebenso erforderlich wie eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben.
Außerdem helfen für die Beantwortung der Frage, was ein Kassenwart im Verein eigentlich alles prüfen darf
- ein Blick in die Satzung oder Kassenordnung o. ä. – hier können bestimmte Prüffelder ausdrücklich geregelt sein und
- ein Blick auf die folgende Praxisübersicht von A bis Z.
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Typische Prüfpflichten im Überblick
- Stimmen die Abschlusszahlen aus dem Vorjahr mit den Eröffnungszahlen des Folgejahres rechnerisch überein?
- Sind die Abteilungskassen in die Gesamtjahresrechnung des Jahresabschlusses eingeflossen?
- Wie ist es um das Anlagevermögen des Vereins bestellt?
- Erfolgt die Buchhaltung mit Belegprüfung und nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung? Konkret bezeichnet dieser Grundsatz “Klarheit und Übersichtlichkeit” nach § 243 HGB und bedeutet, dass jede Buchung nachvollziehbar sein muss. Tipp: Um das zu gewährleisten, können Kassenwarte genauere Erläuterungen im Buchungstext einfügen, bei einer „modernen“ EDV-Buchhaltung ist das überhaupt kein Problem.
- Wurden Einnahmen und Ausgaben auf korrekt auf ideelle Bereiche, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb aufgeteilt?
- Wurden weitere gesetzliche Vorschriften, bspw. hinsichtlich steuerlicher Vorgaben oder der Lohnsteuerabführung eingehalten?
- Ist die Inventarliste des Vereins vollständig und korrekt geführt?
- Wurde der Jahresabschluss für das Prüfungsjahr richtig und vollständig erstellt?
- Sind Zu- und Abflüsse auf den Vereinskonten nachvollziehbar?
- Wie ist der Verein finanziell aufgestellt und wie verhält es sich mit seiner Liquidität?
- Erfolgt die Mittelverwendung satzungsgemäß und zeitnah und ist sie durch den Vereinszweck gedeckt?
- Existiert eine Nebenbuchhaltung? Denn Vorsicht: Nebenbuchhaltungen sind grundsätzlich unzulässig!
- Wurden plausible und nachvollziehbare Rücklagen gebildet?
- Wurde das Saldierungsverbot beachtet? Nach diesem Grundsatz des § 246 Abs. 2 HGB dürfen Aufwendungen und Erträge, sowie Vermögen und Schulden nicht miteinander verrechnet werden.
- Liegen alle Unterlagen vollständig vor?
- Wurden Zuwendungen durch Beschlüsse und die Satzung gedeckt?
- Gab es zeitliche Zurechnungsvoraussetzungen, d.h. wurde im Fall einer Bilanzierung eine sachgerechte Periodenabgrenzung vorgenommen?
- Wurden Zuwendungsbestätigungen korrekt ausgestellt und archiviert?
Was tun, wenn der Kassenwart Fehler übersieht?
Unsere Redaktion hat folgende Leserfrage erhalten:
Der Kassenwart beantragt nach seiner Prüfung in der Mitgliederversammlung Entlastung für den Vorstand – hat aber Fehler übersehen. Muss er dann auch die Verantwortung dafür übernehmen, dass die Geschäftsführung des Vorstands einwandfrei war?
Antwort:
Die Haftung eines Kassenwarts hängt davon ab, ob er professionell oder ehrenamtlich tätig ist. Ein externer Profi wie Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer haftet für Fehler oder wenn er gemeinsam mit dem Vorstand Unregelmäßigkeiten verschleiert. Ein ehrenamtlicher Kassenwart trägt die Verantwortung nur bei grober Fahrlässigkeit oder vorsätzlichem Fehlverhalten, etwa wenn er die Prüfung komplett unterlässt oder bewusst Unregelmäßigkeiten deckt. Werden dagegen einzelne Punkte fahrlässig übersehen, haftet er nicht und kann grundsätzlich auf Freistellung durch den Verein zählen
Welche Handlungspflichten hat der Kassenwart bei Unterschlagung im Verein?
Der Kassenwart muss als Vorstandsmitglied die Geschäfte des Vereins ordnungsgemäß führen, Schäden vom Verein abwenden und bestehende Schäden so weit wie möglich beseitigen.
Prüfung von Schadenersatzansprüchen
Stellt der Kassenwart fest, dass dem Verein durch fehlerhafte Geschäftsführung finanzielle Nachteile entstanden sind, sollte er prüfen, ob Regressansprüche gegen den alten oder amtierenden Vorstand durchsetzbar sind.
- Amtierendes Vorstandsmitglied: Keine Verjährung.
- Vorgänger: Ansprüche können bereits verjährt sein.
Die reguläre Verjährungsfrist für Schadenersatzansprüche beträgt nach § 195 BGB drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Verein Kenntnis erlangt hat. Bei unerlaubten Handlungen wie Veruntreuung verlängert sich die Frist nach § 199 Abs. 3 Nr. 1 BGB auf zehn Jahre.
Untreue und strafrechtliche Prüfung
Hat sich der Vorstand persönlich bereichert, liegt in der Regel Untreue vor. Der Kassenwart sollte prüfen lassen, ob eine strafrechtliche Anzeige erforderlich ist oder direkt einen Fachmann hinzuziehen.
Vorsatz oder Fahrlässigkeit?
Wenn der Kassenwart schließlich festgestellt hat, dass Ansprüche vorliegen können und noch keine Verjährung eingetreten ist, geht es an den nächsten Schritt. Es gilt nun zu prüfen, ob das Vorstandsmitglied den Schaden fahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführt hat. Im Beispiel oben ist der Fall klar. Es wurden aktiv, also vorsätzlich, Scheinrechnungen ausgestellt.
Wann haftet der gesamte Vorstand – wann nur einzelne Mitglieder?
Der geschäftsführende Vorstand eines Vereins haftet gemeinsam. Doch die Satzung oder eine Geschäftsordnung kann regeln, für welche Aufgabengebiete die einzelnen Vorstände konkret zuständig sind. Dann ist die Mithaftungsgefahr für die einzelnen Vorstandsmitglieder nicht ganz so hoch.
Eine solche Regelung ist vorteilhaft, denn anders als viele Menschen annehmen, ist es nicht automatisch so, dass sich der Kassenwart um Kasse und Steuern kümmert. Diese Aufgabe muss ihm klar und eindeutig in einer schriftlichen Festlegung in der Satzung, in einer Geschäftsordnung, in einem Beschluss der Mitgliederversammlung oder des Gesamtvorstandes zugewiesen werden.
Im Klartext: Sofern Satzung oder Geschäftsordnung nichts anderes regeln oder von der Mitgliederversammlung bzw. dem Gesamtvorstand nichts anders beschlossen wurde, gilt der Grundsatz, dass sämtliche Vorstandsmitglieder für die Geschäftsführung des Vereins verantwortlich sind und dementsprechend auch alle für wirtschaftliche Schäden haften, die dem Verein aus ihrer fehlerhaften Geschäftsführung entstanden sind.
Sonderfall Ressortaufteilung
Wenn es eine Ressortaufteilung gibt, ist der Gesamtvorstand zwar verpflichtet, die Tätigkeit der Vorstandskollegen in deren jeweiligen Ressorts zu kontrollieren und zu beaufsichtigen – letztendlich aber steht die oder der Ressortverantwortliche zunächst in der Pflicht.
Vorsicht ist besser als Nachsicht
Man stellt einen Kassenwart nicht ein, um ihm unausgesetzt auf die Finger zu schauen – ganz abgesehen davon, dass sich das wahrscheinlich niemand lange bieten lässt. Allerdings kann der Vorstand den Punkt „Kassenlage“ alle drei bis sechs Monate in die Vorstandssitzung aufzunehmen.
Unter diesem Punkt berichtet der Kassenwart über Geldeingang und Geldausgänge – unter Benennung der wichtigsten Posten, des Spendeneingangs und der Kontostandsentwicklung. Das macht nicht viel Arbeit – hilft aber, den Überblick zu behalten. Vor allem aber erschwert es denjenigen, die mit Geldern des Vereins hantieren, den ein oder anderen Euro abzuzweigen.
