Kassenwart: Aufgaben & Pflichten
Der Kassenwart nimmt eine zentrale Rolle im Vereinsbetrieb wahr: Er übernimmt die Finanzverwaltung und ist daher ein wichtiger Funktionsträger mit hoher Verantwortung. Der Kassenwart wird manchmal auch „Vereinskassier“ oder „Schatzmeister“ genannt. In der Praxis kommt es häufig zu Kompetenzgerangel und Unklarheiten darüber, was die Kernaufgaben eines Kassenwartes tatsächlich sind. Der folgende Überblick hilft Vereinen zu definieren, worum sich der Kassenwart tatsächlich kümmern muss und soll, um eine reibungsfreie Finanzverwaltung garantieren zu können.
Was ist ein Kassenwart?
Der Kassenwart ist in der Vereinspraxis einer der wichtigsten Funktionsträger. Abhängig von der Vereinsgröße und -struktur umfassen die Aufgaben des Kassenwarts Tätigkeiten wie die Führung der Vereinskasse, Berichte über Finanzen und Vermögenslage sowie die Erstellung der Steuererklärung. Dem Kassenwart kann durch eine richtige und vollständig informierte Mitgliederversammlung Entlastung zugesprochen werden, wodurch Schadensersatzansprüche gegen Ihn nicht mehr geltend gemacht werden können. Fehlerhafte Buchführung kann aber zur Abberufung des Kassenwarts führen.
Was sind die Aufgaben des Kassenwartes eines Vereins?
Der Kassenwart gehört in der Vereinspraxis zu den wichtigsten Funktionsträgern und wird synonym auch als Schatzmeister, Kassenführer oder einfach Kassierer bezeichnet.
Der Kassenwart wird von der Mitgliederversammlung des Vereins gewählt. Tritt er allerdings kurzfristig zurück, kann der Vorstand kommissarisch einen anderen Kassenwart benennen, der die Aufgaben bis zu nächsten Mitgliederversammlung übernimmt. Bei der Versammlung wird der kommissarische Kassenwart entweder in seinem Amt bestätigt oder mittels Wahlen durch einen neuen ersetzt.
Abhängig von der Vereinsgröße und -struktur umfassen die Aufgaben des Kassenwartes insbesondere folgende Tätigkeiten:
- Führung der Vereinskasse
- Abwicklung oder Delegation des Zahlungsverkehrs
- Berichte über Finanz- und Vermögenslage
- Erstellung der Steuererklärung
- Einnahmen- und Ausgabenverwaltung
- Verantwortung für die Buchführung
Jährlich stellt der Kassenwart auf der Mitgliederversammlung seinen Kassenbericht vor und macht ihn zusätzlich schriftlich zugänglich. Wird ihm daraufhin von der Mitgliederversammlung Entlastung erteilt, können Schadenersatzansprüche gegen ihn nicht mehr geltend gemacht werden. Allerdings kann nur eine richtig und vollständig informierte Mitgliederversammlung die Entlastung des Kassenwartes beschließen.
Gehört der Kassenwart dem Vereinsvorstand an, besteht ein wichtiger Grund für seine Abberufung immer dann, wenn es infolge grober Fahrlässigkeit zu Unstimmigkeiten in der Buchführung oder Fehlbeständen in der Vereinskasse kommt: In diesen Fällen ist das Vertrauensverhältnis nachhaltig zerstört. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Kassenwart pflichtwidrig oder schuldhaft gehandelt hat. Ebenso ist unerheblich, ob dem Verein bereits ein Schaden entstanden ist.
Die Hauptaufgaben eines Kassenwartes im Detail
1. Beiträge
- Beitragswesen und -erhebung
- Kontrolle ausstehender Beiträge und Durchführung des Mahnwesens
- Bearbeitung von Anträgen auf Beitragsermäßigung, -stundung und -erlass
2. Finanzverwaltung
- Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
- Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege (Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg)
- Prüfung der Konten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
- Verantwortung für die Buchführung (Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften)
- Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten
- Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden
- Beachtung der Grundsätze nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit sowie der Sparsamkeit
- Finanzbuchhaltung nach Kontenrahmen
- Aufstellung des Jahresabschlusses bzw. Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung
- Prüfung, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden
- Führen der Inventarliste
- Erstellung des Kassenberichts
- ständige Information des Vorstands über die finanzielle Situation des Vereins
3. Haushaltswesen
- Aufstellung des jährlichen Haushaltsplans
- Beschaffung von Betriebsmitteln und Gerätschaften
- Abrechnung der Betriebskosten
- Abrechnung vermieteter Vereinsgebäude
- Abrechnung aller Vereinsveranstaltungen
- Prüfung des Vereinsvermögens
- Prüfung der Finanzlage des Vereins allgemein, auch im Hinblick auf die Zahlungsfähigkeit in der Zukunft
- Erstattung von Auslagen usw.
4. Mitgliederverwaltung
- Neuaufnahme und Abmeldung von Mitgliedern sowie Änderungen
- Überwachung der Mitgliederverwaltung
- eventuell auch Überwachung der Mitgliedererfassung in den Abteilungen
5. Spenden
- Entgegennahme von Spenden
- Ausstellung von Spendenbescheinigungen
6. Steuern
- Vorbereitung und Bearbeitung aller Steuerangelegenheiten des Vereins
- Erstellung von Steuererklärungen
- Abführung von Steuern
7. Vermögensverwaltung
- Verwaltung und Aufbewahrung der Finanzunterlagen
- Verwaltung der vereinseigenen Liegenschaften (sofern vorhanden)
8. Terminüberwachung
- Überwachung und Abrechnung der Betriebskosten
- Überwachung der von der Mitgliederversammlung beschlossenen Ausgaben
- Überwachung und Prüfung von Abrechnungen gegenüber Behörden und Organisationen
9. Vorstandstätigkeit
- Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen
- Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der finanziellen Leistungen
10. Arbeitgeberpflichten
- Abrechnung und Zahlung von Gehältern, Übungsleiterfreibetrag, Ehrenamtspauschale etc.
- Meldung und Zahlung von Beiträgen an Berufsgenossenschaften
- Abführung der Arbeitgeberanteile
11. Zuschüsse
- Bearbeitung der Zuschussanträge an Dachorganisationen und Kommune
- Erschließung von Fördermöglichkeiten
- Erstellung der Verbandsstatistik
Welche Pflichten haben Kassenwarte im Verein?
Kassenwarte sind rechenschaftspflichtig gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern, gegenüber der Mitgliederversammlung sowie dem Finanzamt.
Bleibt die Frage: Wie weit reicht eigentlich das Prüfungsrecht?
Aus der obigen Auflistung wird schon deutlich, welche Unterlagen der Kassenwart zwangsläufig einsehen muss – das betrifft auch die Lohnunterlagen. Zu diesem Thema gibt es immer wieder überflüssigen Streit während der Kassenprüfung: Wie soll der Prüfer sehen, ob der Verein seinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommt, wenn ihm die Einsicht in die Lohnunterlagen unter fadenscheinigen Begründungen verweigert wird?
Das Prüfungsrecht erstreckt sich vereinfacht gesprochen auf alle Unterlagen, also sämtliche Belege und Dokumente, die für die Zusammenstellung des Jahresabschlusses gebraucht werden.
Selbstverständlich erstreckt sich die Arbeit des Kassenwartes auch auf die Kassen- und sonstigen Vermögensbestände des Vereins. Dabei ist eine Bestandskontrolle des Bargelds und der Bankguthaben ebenso erforderlich wie eine Summenkontrolle sämtlicher Einnahmen und Ausgaben.
Außerdem helfen für die Beantwortung der Frage, was ein Kassenwart im Verein eigentlich alles prüfen darf
- ein Blick in die Satzung oder Kassenordnung o. ä. – hier können bestimmte Prüffelder ausdrücklich geregelt sein und
- ein Blick auf die folgende Praxisübersicht von A bis Z.
Wichtig: Ist ein Verein steuerlich als gemeinnützig anerkannt, sollte sich die Prüfung weiterhin darauf erstrecken, ob die Einnahmen zum ideellen Bereich, zur Vermögensverwaltung, zum Zweckbetrieb oder zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehören.
Und nicht vergessen: Kassenwarte müssen auch den Jahresabschluss bzw. die Einnahmen-Überschussrechnung selbst überprüfen. Dabei sind je nach Einzelfall Stichproben ausreichend, soweit sich nicht Anhaltspunkte für die Notwendigkeit einer umfassenderen Prüfung ergeben. Kassenwarte haben bei der Bewältigung ihrer Aufgaben stets „im Rahmen pflichtgemäßen Ermessens“ zu handeln. Das heißt: Die ursprüngliche Stichprobenprüfung muss dann zu einer vollständigen und lückenlosen Überprüfung werden, wenn aufgrund der Stichproben eine erhebliche Anzahl von Fehlern festgestellt wird.
Typische Prüfpflichten im Überblick
- Stimmen die Abschlusszahlen aus dem Vorjahr mit den Eröffnungszahlen des Folgejahres rechnerisch überein?
- Sind die Abteilungskassen in die Gesamtjahresrechnung des Jahresabschlusses eingeflossen?
- Wie ist es um das Anlagevermögen des Vereins bestellt?
- Erfolgt die Buchhaltung mit Belegprüfung und nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung? Konkret bezeichnet dieser Grundsatz “Klarheit und Übersichtlichkeit” nach § 243 HGB und bedeutet, dass jede Buchung nachvollziehbar sein muss. Tipp: Um das zu gewährleisten, können Kassenwarte genauere Erläuterungen im Buchungstext einfügen, bei einer „modernen“ EDV-Buchhaltung ist das überhaupt kein Problem.
- Wurden Einnahmen und Ausgaben auf korrekt auf ideelle Bereiche, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb aufgeteilt?
- Wurden weitere gesetzliche Vorschriften, bspw. hinsichtlich steuerlicher Vorgaben oder der Lohnsteuerabführung eingehalten?
- Ist die Inventarliste des Vereins vollständig und korrekt geführt?
- Wurde der Jahresabschluss für das Prüfungsjahr richtig und vollständig erstellt?
- Sind Zu- und Abflüsse auf den Vereinskonten nachvollziehbar?
- Wie ist der Verein finanziell aufgestellt und wie verhält es sich mit seiner Liquidität?
- Erfolgt die Mittelverwendung satzungsgemäß und zeitnah und ist sie durch den Vereinszweck gedeckt?
- Existiert eine Nebenbuchhaltung? Denn Vorsicht: Nebenbuchhaltungen sind grundsätzlich unzulässig!
- Wurden plausible und nachvollziehbare Rücklagen gebildet?
- Wurde das Saldierungsverbot beachtet? Nach diesem Grundsatz des § 246 Abs. 2 HGB dürfen Aufwendungen und Erträge, sowie Vermögen und Schulden nicht miteinander verrechnet werden.
- Liegen alle Unterlagen vollständig vor?
- Wurden Zuwendungen durch Beschlüsse und die Satzung gedeckt?
- Gab es zeitliche Zurechnungsvoraussetzungen, d.h. wurde im Fall einer Bilanzierung eine sachgerechte Periodenabgrenzung vorgenommen?
- Wurden Zuwendungsbestätigungen korrekt ausgestellt und archiviert?
Was tun, wenn der Kassenwart Fehler übersieht?
Ein Beispiel: Der Kassenwart beantragt nach seiner Prüfung in der Mitgliederversammlung Entlastung für den Vorstand – hat aber Fehler übersehen. Muss er dann auch die Verantwortung dafür übernehmen, dass die Geschäftsführung des Vorstands einwandfrei war?
Antwort: Es kommt darauf an: Handelt es sich bei dem Kassenwart um einen außenstehenden „Profi“, also um einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsberater, sieht die Haftungsfrage anders aus als bei einem ehrenamtlichen Kassenwarten.
Wenn ein professioneller Prüfer Fehler begeht oder zum Schaden der Mitglieder mit dem Vorstand „gemeinsame Sache“ macht, haftet er entsprechend.
Der ehrenamtliche Kassenwart dagegen haftet nur dann, wenn ihm grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz unterstellt werden kann. Beispiele:
- Der Kassenwart prüft erst gar nicht und behauptet, dass alles in Ordnung sei, obwohl genau das Gegenteil der Fall ist.
- Der Kassenwart lässt sich vom Vorstand „schmieren“, damit Unregelmäßigkeiten nicht aufgedeckt werden.
Doch wenn dem ehrenamtlichen Kassenwart nur „fahrlässig“ ein Fehler durchgeht (wenn er etwa einfach einen Teil der Checkliste übersehen hat), steht ihm grundsätzlich ein Freistellungsanspruch gegen seinen Verein zu. Das heißt, er darf nicht mit dem vollen Risiko der ausgeübten Tätigkeit belastet werden. Im Klartext: Er haftet also nicht.
Handlungspflicht des Kassenwartes bei Unterschlagung
Zum Amt des Kassenwartes als Vorstandsmitglied zählt die Pflicht, die Geschäfte des Vereins ordnungsgemäß zu führen. Dazu gehört es auch, Schaden vom Verein abzuwenden und bestehende Schäden so weit wie noch möglich zu beseitigen.
Wenn also festgestellt wurde, dass durch die fehlerhafte Geschäftsführung des alten Vorstandes oder eines amtierenden Vorstandsmitglieds dem Verein tatsächlich finanzielle Nachteile entstanden sind, sollten Kassenwarte zunächst prüfen, ob Regressansprüche gegen den alten Vorstand durchgesetzt werden können.
Sind die Ansprüche verjährt?
Betrifft die Handlung ein noch amtierendes Vorstandsmitglied, kann davon ausgegangen werden, dass keine Verjährung vorliegt. Doch wenn Unregelmäßigkeiten beim Vorgängervorstand entdeckt werden, kann die Sache anders aussehen. Dann liegen die Handlungen oft längere Zeit zurück, bevor Kassenwarte überhaupt etwas davon erfahren – es ist möglich, dass die Ansprüche bereits verjährt sind.
Die Verjährungsfrist für Schadenersatzansprüche beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Verein Kenntnis von den Umständen genommen hat, die den Anspruch begründen. So verjähren zum Beispiel Ansprüche, die 2016 entstanden sind und von denen der Verein im selben Jahr erfahren hat, am 31. Dezember 2019.
Schadenersatzansprüche aus unerlaubten Handlungen wie etwa der Veruntreuung von Vereinsvermögen verjähren nach § 199 Abs. 3 Nr. 1 BGB erst nach zehn Jahren. Der strafrechtliche Tatbestand der Untreue ist allerdings kompliziert. Deshalb sollte von einem Fachmann geprüft werden, ob Untreue vorliegt, oder gleich Strafanzeige erstattet werden.
Tipp: Wenn sich der Vorstand persönlich bereichert hat, kann in der Regel von Untreue ausgegangen werden.
Beispiel: Der Kassenwart stellt fest, dass der Verein mehrere Rechnungen an die Frau des früheren Vorsitzenden gezahlt hat, ohne dass es hierfür eine Gegenleistung gab. Es handelt sich um Scheinrechnungen. Der Vorsitzende hat sich bereichert, wodurch der Verein einen finanziellen Schaden erlitten hat.
Vorsatz oder Fahrlässigkeit?
Wenn der Kassenwart schließlich festgestellt hat, dass Ansprüche vorliegen können und noch keine Verjährung eingetreten ist, geht es an den nächsten Schritt. Es gilt nun zu prüfen, ob das Vorstandsmitglied den Schaden fahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführt hat. Im Beispiel oben ist der Fall klar. Es wurden aktiv, also vorsätzlich, Scheinrechnungen ausgestellt.
Wann haftet der gesamte Vorstand – wann nur einzelne Mitglieder?
Der geschäftsführende Vorstand eines Vereins haftet gemeinsam. Doch die Satzung oder eine Geschäftsordnung kann regeln, für welche Aufgabengebiete die einzelnen Vorstände konkret zuständig sind. Dann ist die Mithaftungsgefahr für die einzelnen Vorstandsmitglieder nicht ganz so hoch.
Eine solche Regelung ist vorteilhaft, denn anders als viele Menschen annehmen, ist es nicht automatisch so, dass sich der Kassenwart um Kasse und Steuern kümmert. Diese Aufgabe muss ihm klar und eindeutig in einer schriftlichen Festlegung in der Satzung, in einer Geschäftsordnung, in einem Beschluss der Mitgliederversammlung oder des Gesamtvorstandes zugewiesen werden.
Im Klartext: Sofern Satzung oder Geschäftsordnung nichts anderes regeln oder von der Mitgliederversammlung bzw. dem Gesamtvorstand nichts anders beschlossen wurde, gilt der Grundsatz, dass sämtliche Vorstandsmitglieder für die Geschäftsführung des Vereins verantwortlich sind und dementsprechend auch alle für wirtschaftliche Schäden haften, die dem Verein aus ihrer fehlerhaften Geschäftsführung entstanden sind.
Sonderfall Ressortaufteilung
Wenn es eine Ressortaufteilung gibt, ist der Gesamtvorstand zwar verpflichtet, die Tätigkeit der Vorstandskollegen in deren jeweiligen Ressorts zu kontrollieren und zu beaufsichtigen – letztendlich aber steht die oder der Ressortverantwortliche zunächst in der Pflicht.
Achtung: Verstoßen die Mitglieder des Gesamtvorstands gegen diese Kontroll- und Aufsichtspflicht, können auch sie für Schäden in Haftung genommen werden, die aus der Tätigkeit eines Vorstandskollegen entstanden ist.
Vorsicht ist besser als Nachsicht
Man stellt einen Kassenwart nicht ein, um ihm unausgesetzt auf die Finger zu schauen – ganz abgesehen davon, dass sich das wahrscheinlich niemand lange bieten lässt. Allerdings kann der Vorstand den Punkt „Kassenlage“ alle drei bis sechs Monate in die Vorstandssitzung aufzunehmen.
Unter diesem Punkt berichtet der Kassenwart über Geldeingang und Geldausgänge – unter Benennung der wichtigsten Posten, des Spendeneingangs und der Kontostandsentwicklung. Das macht nicht viel Arbeit – hilft aber, den Überblick zu behalten. Vor allem aber erschwert es denjenigen, die mit Geldern des Vereins hantieren, den ein oder anderen Euro abzuzweigen.