Steuerklärung im Verein – Ihre Rechte und Pflichten

Gemeinnützige Vereine geben zumeist keine Steuererklärung ab, dafür aber den ausgefüllten Vordruck Gem 1 (bei Sportvereinen zusätzlich Gem 1A). Das gilt auch, wenn sonst keine Steuererklärungen abzugeben sind. Anhand der hier gemachten Angaben prüft das Finanzamt, inwieweit die Voraussetzungen für die Gewährung der Gemeinnützigkeit beim Verein noch gegeben sind.

Feststellung der Steuerpflicht

Das Finanzamt überprüft die gemeinnützigen Vereine hinsichtlich der Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer in der Regel nur alle drei Jahre daraufhin, ob die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung (noch) gegeben sind. Wenn der Verein steuerpflichtig ist, weil die Grenze zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb überschritten ist, muss er regelmäßig Steuererklärungen abgeben. Gleiches gilt, wenn er Mitarbeiter beschäftigt (Lohnsteueranmeldung) oder umsatzsteuerpflichtig ist.

Die Regel lautet also: Der Verein braucht keine Körperschaftsteuererklärung abzugeben, wenn er keinen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält oder die Einnahmen-Grenze nicht überschreitet. In jedem Fall aber muss er dann die Gem 1-Erklärung abgeben. Hierzu wird er in der Regel alle drei Jahre vom Finanzamt aufgefordert. Der Schwerpunkt liegt dann aber auf dem letzten Jahr.

Ein Beispiel: Der Verein muss für die Jahre 2016 bis 2018 eine Gemeinnützigkeitserklärung abgeben. Angaben im Vordruck Gem 1 beziehen sich dann, sofern das Finanzamt nicht ausdrücklich etwas anderes fordert, nur auf das Jahr 2018. Mit dem Vordruck werden eingereicht:

  • Gewinn- und Verlustrechnungen (Überschussermittlungen, Kassenberichte) für die Jahre 2016, 2017 und 2018
  • Geschäfts- und Tätigkeitsberichte für die Jahre 2016, 2017 und 2018
  • Niederschriften über Mitgliederversammlungen aus den Jahren 2016, 2017 und 2018
  • Aufstellung über das Vermögen zum 31.12.2018
  • eine Satzung, falls diese seit der letzten Prüfung geändert wurde
  • bei Sportvereinen zusätzlich die Anlage Sportvereine Gem 1A

Das gilt für die Umsatzsteuererklärung

  • Ein Verein ist dann umsatzsteuerpflichtig, wenn er im Vorjahr mehr als 17.500 Euro Umsatz (Kleinunternehmergrenze) im möglicherweise umsatzsteuerpflichtigen Bereich gemacht hat – oder im Folgejahr mehr als 50.000 Euro machen wird.
  • Wichtig ist hier, dass es reicht, wenn nur eine der beiden Grenzen überschritten wird, damit der Verein in die Steuerpflicht rutscht.
  • Liegt die jährliche Umsatzsteuer-Zahllast über 1.000 Euro, gibt der Schatzmeister zusätzlich eine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung ab.
  • Liegt die Steuerschuld über 7.500 Euro, müssen die Voranmeldungen monatlich eingereicht werden.

Körperschaft- und Gewerbesteuer

Wenn die Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb über 35.000 Euro liegen, werden für diesen Bereich entsprechende Steuererklärungen fällig.

Lohnsteuer

Falls der Verein Mitarbeiter beschäftigt, müssen monatliche Lohnsteuer-Anmeldungen abgegeben werden.

Tipp: Auf diese Punkte kommt es dem Finanzamt besonders an

  • Spenden: Stehen die Spendeneinnahmen und der dafür betriebene Aufwand (Verwaltungs- und Werbekosten) in einem akzeptablen Verhältnis?
  • Aufwandsentschädigungen: Gibt es für geleistete Aufwandsentschädigungen eine Satzungsgrundlage oder entsprechende Vorstandsbeschlüsse?
  • Ehrenamtspauschale: Erhält der Vorstand die Ehrenamtspauschale ohne entsprechende Satzungsgrundlage?
  • Rücklagen: Hat der Verein Rücklagen nur im erlaubten Maß gebildet?
  • Zeitnahe Mittelverwendung: Wurden die Mittel zeitnah eingesetzt, also spätestens zwei Jahre, nachdem sie dem Verein zugeflossen sind?
  • Verhältnis wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vs. Zweckbetrieb: Bewegt sich der Verein nach außen, also in der Wahrnehmung eines fremden Dritten, überwiegend im Rahmen der satzungsmäßigen Zwecke? Um das herauszufinden, betrachtet der Fiskus auch die Vereinswebsite.
  • Umsatzsteuerpflicht: Ist der Verein aufgrund seiner Umsätze im steuerpflichtigen Bereich in einem der Jahre umsatzsteuerpflichtig geworden?
  • Kassenberichte: Das Finanzamt prüft anhand der Kassenberichte, die jährlich der Mitgliederversammlung präsentiert werden, ob sich der Verein vorwiegend im gemeinnützigen Bereich bewegt.

Welche Einnahmen sind steuerfrei?

Immer mehr Vereine bieten Kurse auch für Nichtmitglieder an. In der Praxis stellt sich hierbei die Frage: Wie werden diese Einnahmen steuerlich behandelt? Und fällt Umsatzsteuer hierfür an, falls der Verein umsatzsteuerpflichtig ist? Solche Kurse anzubieten, kann für Vereine Sinn machen. Schließlich möchte längst nicht mehr jeder gleich Mitglied in einem Verein werden, um dessen Angebote (oder Teile davon) nutzen zu können.

Einnahmen richtig zuordnen

Der Sportverein bietet einen “Schnellkurs Tennis spielen lernen in drei Tagen” vor allem Nicht-Mitgliedern gegen Gebühr an. Davon erhofft sich der Sportverein zum einen zusätzliche Einnahmen und zum anderen das eine oder andere Neumitglied. Wie aber behandeln man als Schatzmeister die Einnahmen aus solchen Kursen richtig?

Grundsätzlich gehören die Kurse, die ein gemeinnütziger Verein anbietet, in den Zweckbetrieb. Zudem sind diese Kurse nach § 4 Nr. 22 des Umsatzsteuergesetzes von der Umsatzsteuer befreit – und zwar sowohl die Gebühren der Mitglieder als auch die der teilnehmenden Gäste. Wichtig ist, dass diese Kurse im Rahmen der Satzungszwecke angeboten werden. Fällt der Kurs aus dem Satzungszweck heraus, gehören die Einnahmen in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und es fällt die ganz normale Umsatzsteuer an.

Einnahmen müssen richtig verwendet werden

Einnahmen, die der Verein mit Kursen, die im Rahmen des Satzungszwecks erzielen, müssen möglichst schnell den Vereinszwecken zugeführt werden – und die Überschüsse aus den Kursgebühren dürfen nicht dazu verwendet werden, um Verluste im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb auszugleichen.

Steuerpflichten sorgfältig nachkommen

Vor allem für den Schatzmeister ist es wichtig, die steuerlichen Pflichten bei der Steuererklärung für den Verein ernst zu nehmen. Das zeigt beispielsweise dieser Fall: Für sein Sommerfest hatte ein bei Aachen sitzender Verein einen Künstler aus Holland engagiert, der 1.000 Euro Gage erhielt. Aus Belgien kam eine Geigenspielerin, die 500 Euro für ihren Auftritt bekam. Nach der erfolgreichen Veranstaltung überwies der Kassenwart die Gage. Jahre später folgte im Rahmen einer Betriebsprüfung das böse Erwachen.

Der Vorstand wurde wie folgt belehrt: Engagiert der Verein ausländische Künstler, muss er von der Gage 20 % abziehen und an das deutsche Finanzamt überweisen (§ 50a Einkommensteuergesetz (EStG)). Für diese Summe haftet der Verein gegenüber dem Finanzamt. Das Geld muss er nun zahlen – inklusive 6 % Zinsen pro Jahr.

Zum Zeitpunkt der Prüfung war der Verein bereits zahlungsunfähig. Also holte sich der Fiskus sein Geld direkt beim Vorstand – und darf das auch. Das entschied zuletzt das Finanzgericht (FG) München (Az. 14 K 1035/10). Und nach Auffassung dieses Gerichts haftet der Vorstand mit dem Privatvermögen nicht nur für nicht abgeführte Steuerbeträge, sondern auch für die Säumniszuschläge, die das Finanzamt in diesem Fall erhebt.

Wer sich nur wenig in steuerlichen Angelegenheiten auskennt, sollte daher am besten schon vor den geplanten Veranstaltungen fachmännischen Rat in Anspruch nehmen. Wenn Vorstandskollegen sich gegen diesen Schritt aussprechen, ist der Verweis auf § 26 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ein gutes Argument: Es besagt, dass alle Vorstandsmitglieder verantwortlich für die rechtzeitige Zahlung der Steuer und bei Fehlern haftbar sind.

Der rechtliche Hintergrund

Ein eingetragener Verein ist als juristische Person nicht selbst handlungsfähig. Deshalb liegt es am Vereinsvorstand als sein gesetzlicher Vertreter, dessen steuerliche Pflichten zu erfüllen. Dabei hat jeder (!) Vertreter grundsätzlich alle steuerlichen Pflichten des Vereins zu erfüllen. Dazu gehören vor allem:

  • Buchführungspflichten
  • Erklärungspflichten
  • die Pflicht zur Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer
  • die Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen
  • die Pflicht, Steuern pünktlich zu entrichten

Ist nur eine Person im Vorstand einigermaßen gut bei Kasse, kann es sogar passieren, dass sich das Finanzamt ganz allein an ihr schadlos hält. Der Grund liegt in § 191 der Abgabenordnung (AO). Danach hat die Finanzverwaltung ein Auswahlermessen, wen sie aus dem Vorstand für die Steuerschulden des Vereins samt Säumniszuschlägen in Haftung nimmt.

Fazit: Bei Unsicherheiten fragen

Wer sich in steuerlichen Fragen rund um den Verein unsicher ist, sollte sich auf jeden Fall professionelle Unterstützung suchen. Das Steuerrecht für Vereine ist nicht unkompliziert, und es gibt eine ganze Reihe von Regelungen zu beachten, die Laien nicht einmal kennen. Bei Fehlern kann es im Ernstfall für den Vorstand teuer werden.

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